De 6 beste tools om veelvoorkomende tijdverspillers op de werkplek te overwinnen

Een paar incidentele blips tijdens uw werkdag zijn onvermijdelijk. Maar als deze afleidingen vaste gewoontes worden, kunnen ze de kwaliteit van uw werk en productiviteit schaden.

Hoewel sommige productiviteitsmoordenaars duidelijk zijn, vermommen anderen zichzelf als noodzakelijke taken. Als je niet oppast, kunnen deze tijdverspillers gemakkelijk je dag binnensluipen en uren verspillen. Door deze activiteiten te herkennen en de juiste hulpmiddelen te gebruiken om ze tegen te gaan, kunt u de controle over uw tijd terugkrijgen.

1. Piek om overbelasting van e-mail te verminderen

Het lezen en beantwoorden van e-mails is een van die werkactiviteiten die misschien onschuldig lijken, maar het kan snel uw tijd opslokken als het niet correct wordt beheerd. E-mail overbelasting kan worden veroorzaakt door verschillende factoren, zoals een overvolle inbox, een gebrek aan organisatie of het niet gebruiken van geschikte interne communicatiemiddelen. Als er niets aan wordt gedaan, kan overbelasting van e-mail ook een belangrijke bron van stress en angst worden.

Voer Spike in, een gebruiksvriendelijke maar robuuste e-mailtool voor samenwerking waarmee u een beheer uw overvolle inbox en verhoog uw productiviteit. Om te beginnen kun je met Spike al je e-mailaccounts op één plek verenigen, zodat je al je berichten eenvoudig vanuit hetzelfde dashboard kunt beheren. Het biedt ook een groot aantal functies om u te helpen bij het organiseren en prioriteren van uw e-mails, zoals: Postvak Prioriteit, die belangrijke berichten scheidt van e-mails die geen prioriteit hebben, zodat u zich kunt concentreren op uw belangrijkste communicatie.

Bovendien heeft u volledige controle over uw e-mailmeldingen. Je kunt ook de snooze- en herinneringsfuncties van Spike gebruiken om tijd vrij te maken voor lezen en reageren naar e-mails (batch uw e-mailactiviteit), in plaats van ze de productieve uren van uw werkdag.

downloaden: Spike voor Android|iOS | ramen | macOS (Gratis, premium-accounts beschikbaar)

Een overzicht van de meest voorkomende tijdverspillers op de werkplek zou niet compleet zijn zonder sociale media te noemen. De aantrekkingskracht van het controleren van Facebook, Twitter of TikTok kan moeilijk te weerstaan ​​zijn, maar deze activiteiten kunnen je werkdag snel opeten zonder dat je je realiseert hoeveel tijd je hebt verloren.

Als je moeite hebt om gefocust te blijven op je werk, is Unpluq een tool die je kan helpen afleidende apps te overwinnen door het moeilijker voor je te maken om ze te gebruiken. Het enige wat u hoeft te doen is de app die u wilt blokkeren toe te voegen en uw afleidingsbarrière te selecteren, bijvoorbeeld een QR-code scannen, uw telefoon 5 seconden schudden of op 7 knoppen tikken. U kunt ook de moeilijkheidsgraden van deze barrières aanpassen.

Unpluq blokkeert alle notificaties van de app en voorkomt dat je deze opent totdat de ingestelde tijd om is, of je bewust de afleidingsbarrière uitvoert. Het doel is om u te helpen de gewoonte te doorbreken om gedachteloos door uw sociale media-feeds te scrollen en u in plaats daarvan op uw werk te concentreren.

downloaden: Ontkoppelen voor Android (Gratis, aanbiedingen bij aankopen)

3. IFTTT om repetitieve taken te automatiseren

Net als uw e-mailactiviteit, kunnen repetitieve taken de wolven in schaapskleren van uw werkdag worden, binnensluipen en uw tijd verslinden zonder dat u het door hebt. Het herhalen van dezelfde taken kan een aanzienlijke bron van tijdverspilling en verveling op de werkplek zijn, vooral als u deze processen kunt automatiseren om uw tijd en vaardigheden te gebruiken voor hoogwaardige taken.

IFTTT is een platform waarmee u verschillende apps en apparaten kunt verbinden om "recepten" te maken die taken automatiseren. U hoeft geen programmeur te zijn om IFTTT te gebruiken; alles wat je nodig hebt is een basiskennis van het maken van een recept.

U kunt het bijvoorbeeld gebruiken om automatisch dagelijkse herinneringen op je Slack-kanaal te plaatsen of voeg voltooide Asana-taken toe aan een Google-spreadsheet, in plaats van het handmatig te moeten doen. U kunt een van de verschillende recepten gebruiken die al zijn gemaakt of uw eigen recepten maken op basis van uw specifieke behoeften.

Deze tool automatiseert effectief alledaagse, repetitieve taken die anders uw tijd en energie zouden opslokken.

downloaden: IFTTT voor Android | iOS (Gratis, premium-versie beschikbaar)

4. Yac om de tijd die aan vergaderingen wordt besteed te verminderen

Vergaderingen kunnen een essentieel onderdeel van de werkplek zijn, maar ze kunnen ook snel tijdverspilling worden als je ze niet goed beheert. Externe werknemers worden vooral getroffen door onnodige vergaderingen, omdat ze voor teams een gebruikelijke manier zijn geworden om op de hoogte te blijven.

Een van de belangrijkste problemen met vergaderingen, met name op afgelegen werkplekken met teams verspreid over de hele wereld, is dat ze: vereisen dat alle deelnemers tegelijkertijd online en beschikbaar zijn, wat een uitdaging kan zijn vanwege de tijdzone verschillen. Bovendien is synchrone communicatie niet altijd de meest productieve manier van werken, omdat het kan leiden tot afleiding en onderbrekingen.

Je kunt gebruiken asynchrone communicatietools zoals Yac om de tijd die u aan vergaderingen besteedt te verminderen. Yac is een chat-app waarmee je spraakberichten kunt opnemen en delen met je team.

Wil je feedback geven op een ontwerp of een proces toelichten? In plaats van weer een Zoom-vergadering te beginnen, kun je een snel Yac-bericht opnemen en gebruikmaken van de mogelijkheden voor het delen van schermen om je punt te illustreren.

Het verzenden van een spraakbericht is sneller dan typen, en dankzij de asynchrone aard kunnen mensen ernaar luisteren wanneer het hen uitkomt, zodat u onnodige vergaderingen kunt vermijden en tijd kunt besparen.

downloaden: Yac voor Android | iOS | ramen | macOS (Gratis, premium-versie beschikbaar)

5. RecueTime om multitasking te vermijden en andere tijdverspillers te detecteren

Multitasking wordt vaak aangeprezen als een productiviteitsverhoger, maar de Onderzoek vertelt een ander verhaal. Multitasking kan zelfs leiden tot verminderde productiviteit door cognitieve overbelasting. Bovendien kan multitasking een belangrijke bron van afleiding zijn, waardoor u uw focus verliest en meer tijd besteedt aan taken die u niet nodig heeft.

RecueTime is een tijdregistratie-app waarmee u kunt bijhouden hoe u uw tijd doorbrengt en uw grootste afleiding blokkeert om u te helpen master single-tasking. Het draait op de achtergrond van uw apparaten om bij te houden welke apps en websites u het meest gebruikt, en ook hoe lang u aan elk ervan besteedt.

Deze informatie kan u helpen te identificeren welke taken de meeste tijd in beslag nemen en welke activiteiten ervoor zorgen dat u de focus verliest. U kunt deze informatie vervolgens gebruiken om andere tijdverspillers op te sporen en te elimineren. RescueTime heeft ook een Focus Werk functie waarmee u zich gedurende een bepaalde periode op uw werk kunt concentreren.

Downloaden: RecueTime voor Android | iOS | ramen | macOS (Gratis proefversie, premium-versie beschikbaar)

6. ANC-headset om achtergrondgeluid te verminderen

Het kan een uitdaging zijn om een ​​rustige ruimte te vinden om je op je werk te concentreren in de open kantoortuinen van vandaag. Externe medewerkers kunnen ook last hebben van lawaai van huisdieren, kinderen of andere mensen in de buurt. Achtergrondgeluid kan een aanzienlijke afleiding zijn waardoor u niet in de zone kunt komen.

ANC-hoofdtelefoons (actieve ruisonderdrukking) kunnen een geweldige manier zijn om achtergrondgeluid te verminderen en uw focus te verbeteren. Door het geluid van uw omgeving te neutraliseren, creëert de ANC-hoofdtelefoon een ruisvrije werkruimte, zodat u zich kunt concentreren op de taak die voor u ligt.

Krijg weer controle over uw tijd om uw productiviteit te verbeteren

Jezelf in een sterke positie plaatsen waardoor je meer gedaan kunt krijgen in minder tijd, is de sleutel tot succes op elk gebied. Om de controle over uw tijd terug te krijgen en uw productiviteit te verbeteren, moet u proactief zijn in het herkennen van veelvoorkomende tijdverspillers op de werkplek en het vinden van hulpmiddelen en strategieën om deze te elimineren. De tools die we in dit artikel hebben genoemd, kunnen u daarbij helpen.

Overmatig gebruik van communicatie- en samenwerkingshulpmiddelen vermijden?

Voel je je ooit overweldigd door het enorme aantal samenwerkingstools dat je tot je beschikking hebt? Hier leest u hoe u het kunt vermijden.

Lees volgende

Over de auteur