5 tips voor het schrijven van lange e-mails die ontvangers kunnen lezen

Het verzenden van lange e-mails naar uw klanten en collega's wordt meestal afgekeurd. Er zijn echter momenten waarop u gewoon een lange update of overzicht moet sturen.

In dat geval wil je jezelf en de ontvanger een plezier doen door direct ter zake te komen en ervoor te zorgen dat ze geen lange alinea's hoeven door te spitten voor informatie.

In dit artikel nemen we u door wat u soms kunt gebruiken om uw langere e-mails leesbaarder en gemakkelijker te beantwoorden te maken.

1. Gebruik opsommingstekens om samen te vatten

Een van de meest cruciale dingen om te onthouden bij het schrijven van een lange e-mail is dat de ontvanger er waarschijnlijk doorheen zal bladeren. Daarbij kunnen ze belangrijke informatie of vragen missen omdat er simpelweg te veel was om te lezen.

Wanneer u een lange e-mail schrijft, wilt u ervoor zorgen dat de ontvanger gemakkelijk kan kijken en toch de belangrijkste zaken kan vinden, met andere woorden: je wilt precies zijn in je e-mails. Op die manier krijgen ze de informatie die ze nodig hebben, en krijg je waarschijnlijk een meer doordacht antwoord.

Elk van de tips in dit artikel zal u helpen om een ​​meer skimmable, to-the-point e-mail te krijgen, vooral met behulp van opsommingstekens.

Het opschrijven van informatie in puntvorm betekent niet dat je niet kunt praten. U kunt zich in andere delen van uw e-mail bevinden, zoals de begroeting en afmelding. Door de informatie in punten samen te vatten, komt de boodschap echter snel en effectief over.

In plaats van elk detail op te nemen, identificeert u de belangrijkste informatie uit uw bericht en vermijdt u omslachtig te zijn. De ontvanger heeft geen play-by-play van elk onderwerp nodig, ze hebben alleen de belangrijkste punten nodig.

2. Gebruik vet voor belangrijke punten

Het gebruik van hoofdletters in een e-mail is niet professioneel. U kunt uw lezer echter een knipoog in de goede richting geven met wat subtiel vetgedrukte tekst. Natuurlijk wil je dit niet voor alles doen, maar als er een bepaald stukje informatie is waarvan je zeker wilt weten dat ze het zien als een datum, herinnering of actie, zet het dan vetgedrukt.

Het voorbeeld gebruikt alleen vetgedrukt voor de titels en twee zinnen, die beide de afzender wil dat de lezer om actie op te ondernemen - zoek naar meer informatie in de notulen van de vergadering en vergeet niet een ontmoeting. Als hij de e-mail doorbladert, is de kans groter dat deze zijn aandacht trekt, en kan hij de rest lezen voor context.

Omdat het slechts een subtiele verandering in tekst is, is het minder waarschijnlijk dat de ontvanger het gevoel zal hebben dat je schreeuwt, zoals bij alle hoofdletters.

3. Verdeel de e-mail in onderwerpen met koppen

Het toevoegen van koppen aan uw e-mails klinkt misschien een beetje als het verzenden van een roman naar uw ontvanger, maar dit betekent niet dat er onder elke e-mail een heleboel informatie moet staan. Door dit te doen, kunnen ze de e-mail gewoon sneller doornemen als er bepaalde informatie is waarnaar ze op zoek zijn of die ze later moeten raadplegen.

Door de kop vetgedrukt te maken en regeleinden tussen elke sectie te gebruiken, kunt u ruimte tussen elke sectie plaatsen, waardoor het gemakkelijker wordt om door te lezen, net zoals elk ander document.

Het gebruik van koppen is handig als je meerdere onderwerpen hebt die je wilt behandelen en die geen aparte e-mail vereisen, bijvoorbeeld een dagelijks overzicht of een voortgangsupdate.

4. Andere opmaak gebruiken voor aanhalingstekens

Als je informatie precies zo moet doorgeven als iemand anders het heeft geschreven, breng dan subtiele wijzigingen aan in de opmaak om het te scheiden van je eigen verhaal. Op deze manier is er geen verwarring over waar uw bericht eindigt en het andere begint.

Aanhalingstekens kunnen natuurlijk de truc zijn, maar als je al veel tekst ervoor en erna hebt, kan dat ook maak een lange alinea die minder prettig is om te lezen en die uitdagender is om in één oogopslag informatie uit te halen.

Een ander ding om in gedachten te houden als het gaat om het opmaken van tekst in e-mails, is dat je misschien het gebruik van meerdere lettertypen en kleuren wilt vermijden, omdat dit een e-mail er onprofessioneel uit kan laten zien.

5. Bewaar vragen tot het einde

Heb je ooit meerdere vragen in een e-mail gesteld en misschien de helft beantwoord? Dit kan zelfs in de kortste e-mails of berichten gebeuren.

Probeer uw vragen tot het einde te bewaren en ze kort en to the point te houden. Dit zal de lezer niet alleen helpen om ze te zien, maar ze zullen ook niet vergeten wat je onderweg hebt gevraagd, omdat je daarna geen informatie meer presenteert.

Bovendien kunnen ze u een antwoord sturen dat de vragen duidelijk beantwoordt in de volgorde waarin u ze hebt gesteld.

Het klinkt misschien gek, maar denk eens aan alle e-mails, teksten, berichten en digitale media die dagelijks aan u worden gepresenteerd. Het is gemakkelijk om afgeleid te worden door overbelasting van e-mail of laat de ene informatie opvallen boven de andere.

Extra tip: wees specifiek in uw onderwerpregel

Deze extra tip werkt voor alle e-mails in het algemeen. Door te zijn specifiek in je onderwerpregel, je helpt de ontvanger op veel manieren - ze weten precies waar het over gaat, ze kunnen er prioriteit aan geven en ze kunnen het later terugvinden als ze ernaar moeten verwijzen.

U kunt bijvoorbeeld woorden gebruiken als opvolgen, vraag, herinnering, bijwerken, of verslag doen van om hen het type e-mail te laten weten. Gaat het om een ​​specifieke bijeenkomst of project, vermeld dan de naam. Als het een terugkerende e-mail is, vermeld dan de datum.

Een e-mail verzenden met het onderwerp opvolgen alleen klinkt het niet erg klikbaar of belangrijk, vooral wanneer uw ontvanger misschien een paar andere e-mails met dezelfde titel in hun inbox heeft.

U kunt mensen zelfs in de onderwerpregel laten weten of uw bericht urgent is, maar reserveer dat voor zaken die dat ook zijn.

Communicatie is de sleutel

Hoewel sommigen kunnen afraden om lange e-mails te sturen, is het soms gewoon nodig. Het beste wat je voor je ontvanger kunt doen, is je ter zake houden en ervoor zorgen dat ze er doorheen kunnen bladeren. Het zal hen niet alleen helpen de informatie te vinden die ze in eerste instantie nodig hebben, maar het zal hen ook helpen er later opnieuw naar te verwijzen.

Probeer de volgende keer dat u een lange e-mail moet sturen een of meer van deze tips en kijk hoe het werkt.

5 tips en hulpmiddelen voor zelfredactie om uw schrijven te verbeteren

Veel schrijvers worstelen met het redactieproces. Maar als u hoogwaardige inhoud wilt maken, is het logisch om uw bewerkingsvaardigheden te verbeteren. Hier is hoe.

Lees volgende

Over de auteur