Tijdblokkering gebruiken om afleidende e-mails en berichten te beperken

Effectieve communicatie is belangrijk op de werkplek, maar soms kan het een afleiding zijn wanneer u zich probeert te concentreren. Het is gemakkelijk om te denken dat we elke e-mail of elk bericht onmiddellijk moeten beantwoorden, wat soms uitmondt in een vol gesprek waar je echt geen tijd voor hebt.

In dit artikel laten we u zien hoe u uw communicatie in de tijd kunt blokkeren om u te helpen gefocust te blijven op de taak die voor u ligt.

1. Tijd blokkeren van uw inbox

Als je elke keer dat je een e-mail ontvangt constant in je inbox klikt, krijg je niet veel gedaan. U neemt niet alleen de tijd om de e-mail te lezen en mogelijk te beantwoorden, maar het kost u ook tijd om u opnieuw te concentreren.

Misschien wil je tijdblokkering eens proberen.

Het idee achter het tijdblokkeren van uw inbox is om uw e-mails de hele dag alleen binnen speciale tijdvakken te controleren. Op die manier kunt u zich voor een langere periode concentreren op de taak die voor u ligt, met minimale onderbrekingen.

Hoewel je misschien nog steeds naar de afzender en de onderwerpregel in de melding wilt kijken om niets belangrijks te missen, onderneem je geen actie en spring je meteen naar je inbox. Je geest blijft bij de taak die voorhanden is, omdat je weet dat je de e-mail later zult bereiken, tenzij het natuurlijk dringend is en je er je aandacht aan moet schenken.

Naarmate u gewend raakt aan de routine om niet onmiddellijk te openen en te reageren, zullen uw klanten of collega's hier ook aan wennen. U kunt zelfs betere antwoorden geven, omdat uw focus zal liggen op communiceren en niet terug haasten naar het item waar u aan werkt.

Als suggestie kun je elk bezoek aan je inbox starten door eerst de oudere berichten te controleren. Alles wat afval of rotzooi is, behandel het meteen. Als er geen reactie nodig is, schrijf dan eventuele actiepunten op en archiveer deze.

Als de afzender alleen een snel antwoord nodig heeft, kun je ze net zo goed beantwoorden terwijl je daar bent, maar als ze een antwoord dat langer duurt dan de tijd die je hebt gereserveerd, markeer de e-mail of maak een herinnering om erop terug te komen later. Een doel om in gedachten te houden is om: houd je inbox op nul ongelezen berichten en voorkom dat u twee keer met dezelfde e-mail omgaat.

Wanneer u uw inbox tijd blokkeert, moet u ook rekening houden met timing en frequentie. Dit verschilt van persoon tot persoon op basis van hun e-mailvolume, welke rol ze hebben en hun planning.

2. Tijd blokkeren van uw Outbox

Voor e-mails die een langer antwoord nodig hebben, of die u zelf moet verzenden, blokkeert u de tijd om dit te doen in plaats van een groot deel van uw productieve tijd in uw outbox door te brengen. Het vergt wat oefening, maar als je nauwkeurig in uw e-mails, besteedt u ook minder tijd aan het schrijven ervan.

Begin elke outbox-sessie door de belangrijkste berichten aan te pakken en als de tijd om is, concentreer je je op je andere taken. Alleen omdat je meteen op iemand kunt reageren, wil nog niet zeggen dat je dat altijd moet doen. Natuurlijk zijn er uitzonderingen, maar het verbreken van je focus om te reageren op niet-dringende berichten telt op.

Er is ook de overweging of het bericht zelfs een reactie vereist. Het is gemakkelijk om je verplicht te voelen om te reageren, maar als de afzender niet echt iets van je vraagt ​​of je input niet nodig heeft, kan een simpel bedankje voldoende zijn, afhankelijk van wie het heeft gestuurd.

Of u al dan niet reageert op elke e-mail die u ontvangt, is een kwestie van etiquette op de werkplek en uw relatie met de afzender. Sommige mensen ontvangen liever geen reactie dan een bedankbericht van twee woorden te openen, anderen kunnen het briefje waarderen.

3. Uw berichten op time-out zetten

Berichten nemen lang niet zoveel tijd in beslag als e-mails om te lezen en te beantwoorden, vooral omdat het acceptabeler is om met één woord of een strategische emoji of zelfs gif te reageren. Ze tellen echter wel op.

Door uw messenger op een schema te zetten, kunnen onderbrekingen worden beperkt. Tijdblokkering van uw berichten is een beetje anders dan uw e-mails, omdat het niet lang duurt om op te reageren. In plaats daarvan wilt u misschien de tijd blokkeren om u op uw taken te concentreren en uw inkomende berichten laten wachten tot de sessie voorbij is.

Als je Slack gebruikt, kun je laten zien dat je gefocust bent op een Slack-status gebruiken in plaats van snoozen als je nog steeds meldingen in de gaten wilt houden. Als u echter snooze gebruikt, kunnen mensen het bericht toch verzenden om u te laten weten dat het dringend is.

Als u uw collega een bericht stuurt en u merkt dat een gesprek voortduurt, kunt u uw collega uitnodigen om u te bellen voor opheldering, aangezien telefonisch spreken sneller kan zijn.

4. Grenzen stellen voor elektronische communicatie

Eerst en vooral is het niet ieders favoriete herinnering, maar je zult een toename van productiviteit als u uw persoonlijke berichten niet nakijkt tot u een pauze neemt of een pauze neemt uitvaltijd.

Zowel Apple- als Android-telefoons hebben sterk aanpasbare focusinstellingen die je hierbij kunnen helpen, waardoor je bepaalde apps kunt dempen wanneer je 'Niet storen' inschakelt. Op deze manier kunt u apps en teksten die u mogelijk afleiden, dempen, maar blijven bellen als iemand u moet bereiken.

U kunt vergelijkbare instellingen ook op uw computer vinden. Bijvoorbeeld de Meldingen paneel in de iOS Systeem voorkeuren stelt u in staat om niet storen te plannen en apps in en uit te schakelen.

Natuurlijk zullen sommige mensen en situaties uw onmiddellijke aandacht vereisen, maar bepaalde dingen kunnen wachten tot uw productiviteitssessie klaar is om ze aan te pakken. Dit zal van persoon tot persoon verschillen, maar probeer je eigen regels te bedenken over wie en wat je toelaat om je focus te verbreken.

Beperk je afleiding

Met het aantal e-mails en meldingen dat u per dag ontvangt, is het gemakkelijk om afgeleid te worden wanneer u probeert te focussen. Als je merkt dat dit vaak voorkomt, probeer dan een of meer van deze tips om te zien wat voor jou werkt.

De 4 beste tips om overbelasting van e-mail te verminderen

Lees volgende

Over de auteur