Productief werken met een team op afstand in meerdere tijdzones

Het hebben van een wereldwijd team kan nuttig zijn, maar wat heb je eraan om een ​​rijke en diverse talentenpool aan te boren als je geen effectief plan hebt om dat talent te benutten?

Hoe werk je synchroon met een externe collega die zich klaarmaakt om naar bed te gaan in de Filippijnen en een andere die net zijn dag begint in het VK? Laten we een paar manieren bekijken om het meeste uit uw externe team te halen.

De voor- en nadelen van een wereldwijd team op afstand

Het hebben van een wereldwijd team geeft je de mogelijkheid om een ​​schat aan kennis en culturele ervaringen op te doen. Door met mensen van over de hele wereld samen te werken, kunt u een breder perspectief en inzicht krijgen dat innovatie op uw werkplek stimuleert. Dat is niet alles; de mogelijkheid om grenzen te overschrijden betekent ook dat je de klok rond mensen hebt werken zonder dat er nachtdiensten nodig zijn.

Er zijn echter enkele uitdagingen wanneer een team op afstand in meerdere tijdzones werkt, en het is van vitaal belang dat u zich hiervan bewust bent. Dit stelt u in staat om een ​​effectieve strategie voor werken op afstand te ontwikkelen en de juiste tools te vinden die de sterke punten van uw team optimaal benutten. Enkele van deze uitdagingen zijn:

• Beperkte mogelijkheden om vergaderingen te plannen die voor iedereen werken.
• Gebrek aan betrokkenheid vanwege een gebrek aan persoonlijke interactie.
• Verlies van motivatie en werkplezier door: eenzaamheid op afstand werken.
• Vertraagde reacties op e-mails en andere communicatie.
• Meer mensen die op ongelegen uren werken en een grotere verwachting om beschikbaar te zijn.

Hoewel wereldwijde teams met een paar wegversperringen te maken krijgen, zijn wij van mening dat de voordelen ruimschoots opwegen tegen de nadelen. Als je het ermee eens bent, wil je misschien een aantal processen opzetten en de juiste tools gebruiken om de uitdagingen van het werken met collega's met meerdere tijdzones het hoofd te bieden.

Werken met een team op afstand in verschillende tijdzones

1. Herzie uw onboardingproces

Er is geen pasklaar antwoord voor het inwerken van nieuwe medewerkers, maar je moet je niet alleen op talent richten als je een wereldwijd team hebt. Investeer tijd om verbeter uw onboarding-proces om mensen in dienst te nemen die al bekend zijn met de cultuur van werken op afstand of die u kunt vertrouwen om met minimale supervisie te werken.

Overweeg daarnaast om tijd te besteden aan het uitleggen hoe uw team op afstand werkt en welke verwachtingen u van hen heeft. Dit omvat details over communicatieprocessen en welke tools ze nodig hebben om hun werk te doen. Vergeet niet specifiek te zijn over werkuren, zodat iedereen vanaf het begin op dezelfde lijn zit.

Werkautonomie, proactiviteit, flexibiliteit, initiatief en uitstekende communicatie zijn essentiële vaardigheden om op te letten.

2. Tijdzoneconverters gebruiken

U hoeft uw cognitieve bronnen niet te verspillen aan het onthouden van verschillende tijdzones of Googlen hoe laat het is in uw de locatie van een collega elke keer dat u een vergadering wilt plannen, aangezien er een goede selectie van online tools beschikbaar is om u te helpen jij doet dat.

Deze digitale oplossingen helpen u tijdzones om te zetten voordat u telefonische vergaderingen, videochats of andere essentiële communicatie plant. Zo is iedereen op de hoogte van de tijdsverschillen en vermijdt u mogelijke conflicten.

Uw team kan bijvoorbeeld gebruik maken van Tijdzone.io om te zien hoe laat het is op elkaars locatie. Deze tool toont ieders profielfoto, naam en huidige tijd op één pagina, zodat je snel kunt zien in welke tijdzone ze zich bevinden.

3. Asynchrone communicatie aanmoedigen

Asynchrone communicatie heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop teams op afstand werken. Deze aanpak stelt teamleden in staat om de flexibiliteit van het model voor werken op afstand te benutten om tijdens hun meest productieve uren van de dag zonder de druk om altijd beschikbaar te zijn of berichten te beantwoorden direct.

Deze aanpak elimineert de uitdagingen van het coördineren van planningen over meerdere tijdzones. Het vermindert ook aanzienlijk de afleiding van berichtmeldingen tijdens en buiten werkuren, waardoor teamleden zich kunnen concentreren op hun taken, productiever kunnen zijn en een betere balans tussen werk en privé kunnen bereiken.

Je kunt gebruiken asynchrone communicatietools Leuk vinden voodle, Yac, of Twist om in contact te blijven met uw collega's zonder hun workflows te onderbreken. Met deze tools kun je ideeën uitwisselen, feedback geven, ingewikkelde concepten uitleggen, samenwerken aan projecten en updates geven zonder constant mensen te pingen of lange vergaderingen te plannen.

Je kunt ook een e-mailapp gebruiken zoals Piek om minder urgente e-mails in te plannen naar collega's in andere tijdzones buiten hun werkuren. Verder kan je maak een interne wiki om alle relevante bedrijfsinformatie op te slaan, inclusief vergadernotities, tutorials, bedrijfsbeleid en meer. Hierdoor hebben al uw teamleden, ongeacht hun locatie en tijd, toegang tot de informatie die ze nodig hebben om hun best te doen.

Projectmanagementtools zoals asana en Trello help teams georganiseerd, op schema en verantwoordelijk te blijven bij het werken aan projecten met collega's op afstand in verschillende tijdzones. Deze tools zijn zeer geschikt voor asynchroon werk, omdat ze u in staat stellen taken te creëren en toe te wijzen, deadlines in te stellen, de voortgang bij te houden en alle projectgerelateerde informatie op één plek op te slaan.

Ze worden ook geleverd met functies zoals opmerkingen maken om samenwerking te vergemakkelijken en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina staat. Op deze manier kunnen teamleden in verschillende landen en tijdzones gemakkelijk zien waar anderen aan werken, feedback geven, en problemen oplossen zodra ze inloggen op hun accounts zonder constant te communiceren via e-mail of andere berichten platformen.

5. Omarm gedeelde agenda's en planningsapps

Gedeelde agenda's en planningsapps helpen teams op afstand hun schema's te coördineren, aankomende evenementen te plannen en heen en weer e-mails te vermijden wanneer ze proberen een tijd te vinden die voor iedereen werkt.

Bijvoorbeeld, Calendly stelt externe collega's in staat om hun beschikbaarheid te delen en vergaderingen met elkaar te plannen zonder de planningen handmatig te hoeven coördineren. Zo kan iedereen gemakkelijk zien wanneer anderen op een nationale feestdag, druk of vrij zijn voor een praatje. U kunt deze informatie ook gebruiken om overlappende uren te vinden om groepsgesprekken of vergaderingen met al uw teamleden te plannen wanneer dat nodig is.

Bovendien maakt Calendly integratie met andere populaire tools zoals Slack, Microsoft Teams, Webex en meer mogelijk, waardoor het nog gemakkelijker te gebruiken is voor externe teams.

Overwin tijdzone-uitdagingen om de productiviteit van uw team te maximaliseren

Een paar wegversperringen mogen u er niet van weerhouden de vele voordelen na te streven die gepaard gaan met het werken met een team op afstand in verschillende tijdzones.

Met de juiste aanpak en de bovenstaande tools kunt u de uitdagingen van het werken met een afstandsbediening overwinnen team verspreid over de hele wereld en plukt de vruchten van verhoogde productiviteit, creativiteit en innovatie.

De 5 beste tools om de ervaring op de externe werkplek te verbeteren

Lees volgende

Over de auteur