8 tools om werkprocessen op afstand te stroomlijnen

Een bedrijf op afstand runnen zonder hoofdkantoor, flexibele schema's en de mogelijkheid om overal ter wereld te werken terwijl je werkt, is opwindend. Het kan echter ook ontmoedigend zijn en veel werk vereisen.

Het mooie is dat de technologie aan jouw kant staat. Er is tal van software die u kunt gebruiken om uw efficiëntie te verhogen, workflows te organiseren, processen te stroomlijnen en de samenwerking binnen teams te verbeteren.

Deze lijst is niet uitputtend, maar hier zijn enkele van de tools die u kunt gaan gebruiken voor uw externe bedrijf.

1. Volgsystemen voor sollicitanten

Of u nu een startup of een groot bedrijf bent, u kunt profiteren van een kandidatenvolgsysteem (ATS). Met deze softwareprogramma's kunt u alle belangrijke informatie over uw sollicitant vinden - van hun e-mails, interviews, planningen en relevante gegevens, allemaal op één plek.

ATS maakt werving en aanwerving een fluitje van een cent door AI te gebruiken om kandidaten te screenen, waardoor u veel tijd bespaart door handmatig kandidaten te verwijderen die niet bij de rekening passen. Ze helpen u ook de beste kandidaten te vinden door ze te rangschikken op basis van hun vaardigheden en ervaring. Enkele van de meest gebruikte ATS zijn:

Werkdag en Kas.

In dit digitale tijdperk waarin valse certificaten en valse identiteiten wijdverbreid zijn, zijn antecedentenonderzoeken van vitaal belang om een ​​veilige en veilige werkplek voor zowel werknemers als klanten te behouden.

Achtergrondcontroletools zoals Goodhire en Tsjecho zijn ook essentieel om de potentiële informatie die kandidaten met hen hebben gedeeld, te verifiëren.

Deze tools voldoen aan de wettelijke vereisten en geven bedrijven hun eigen dashboard waarmee ze de resultaten van hun antecedentenonderzoek kunnen beheren en volgen. De meeste van deze tools kunnen ook worden geïntegreerd met ATS en andere grote HR-platforms.

3. Projectbeheersoftware

Het managen van teams op afstand kan een uitdaging zijn. Projectbeheersoftware biedt een eenvoudige manier om workflows te organiseren, de voortgang van individuen en teams bij te houden, projecten uit te werken en inzicht te krijgen in de voortgang van het team.

Als u leiding geeft aan een wereldwijd team en projectbeheersoftware gebruikt zoals asana of ClickUp kan jou helpen veel tijd besparen om met uw team te communiceren en samen te werken. Deze tools vergemakkelijken een naadloze samenwerking tussen teamleden allemaal binnen het platform - geen e-mails en onnodige vergaderingen nodig!

4. Software voor elektronische handtekeningen

Het runnen van een bedrijf op afstand betekent niet dat u belangrijke processen, zoals het ondertekenen van documenten en contracten, kunt overslaan. De installatie op afstand kan het ondertekenen van gevoelige documenten een uitdaging maken.

Niemand wil zijn e-handtekeningen delen zonder er eerst voor te zorgen dat het platform veilig is. Het goede ding is dat tools zoals Pandadoc en DocuSign zijn dat ze de distributie en verzameling van gevoelige documenten samen met elektronische handtekeningen vergemakkelijken. Er zijn genoeg van andere online apps voor het ondertekenen van documenten daar die je kunt controleren.

Er wordt erkend dat elektronische handtekeningen gelijkwaardig zijn aan traditionele handtekeningen. Ze zijn juridisch bindend als partijen u toestaan ​​om veilig bestanden te uploaden en digitale documenten te ondertekenen. Echter, De legaliteit van elektronische handtekeningen hangt af van waar ter wereld u zich bevindt.

5. Wiki

Informatieverspreiding en training kunnen een uitdaging zijn bij het runnen van een extern bedrijf. Een zakelijke wiki dient als een centrale opslagplaats of database van kennis.

Het geeft iedereen toegang tot documenten en belangrijke processen in de workflows van medewerkers. Ze zijn gemakkelijk toegankelijk, te bewerken en te delen, zodat externe medewerkers op de hoogte blijven van wijzigingen, updates en nieuw beleid op het werk.

Het maakt onboarding eenvoudiger en stelt nieuwe medewerkers in staat om hun weg door het bedrijf te navigeren. Het vereenvoudigt het werken op afstand en dient als een gids waar ze meer te weten kunnen komen over de processen van het bedrijf. Sommige wiki's die u kunt overwegen zijn: XWiki en SlimWiki. Er zijn veel andere websites om u te helpen uw eigen Wiki te maken.

6. Software voor werknemersherkenning

Door de beperkte interactie en ondersteuning voelen veel telewerkers zich vaak geïsoleerd en ongezien. Veel onderzoeken tonen aan dat erkenning en tijdige, gepaste feedback niet alleen de prestaties van mensen verbetert, maar ook de retentie en werktevredenheid verbetert.

Platformen zoals Motivatie geef teamleden de mogelijkheid om anderen in het team te leren kennen, elkaar te waarderen en hun overwinningen te benadrukken, spotbonussen te geven en aangepaste onderscheidingen en badges te creëren waar teams naar kunnen streven.

Motivosity stelt teamleden in staat om Motivosity-geld uit te delen dat medewerkers kunnen gebruiken om cadeaubonnen te kopen, vluchten te boeken of te doneren aan een goed doel. Andere alternatieven voor Motivosity zijn onder meer: bonus en een pluim.

7. Zakelijke berichten-apps

Werken op afstand zal niet vliegen zonder een platform dat het team bij elkaar brengt. Hoewel teams nog steeds e-mail kunnen gebruiken, is het omvangrijk, tijdrovend en ongeorganiseerd. Zakelijke berichten-apps zoals slappe stelt u in staat om individueel of in groepen contact te maken met iedereen.

Je kan ook andere apps integreren in Slack om de functionaliteit te vergroten en processen binnen apps te stroomlijnen. Je kunt bijvoorbeeld je Asana koppelen aan Slack of Giphy in Slack gebruiken wanneer je je gesprekken leuk wilt maken. Andere apps die vergelijkbaar zijn met Slack zijn onder meer: Chat op de werkplek of Microsoft Teams.

8. Planningssoftware

Plannen is een ander karwei dat ieders tijd in beslag neemt, op afstand of niet. Een extra complicatie bij de meeste werkzaamheden op afstand is echter de realiteit van tijdzoneverschillen. Bovendien moeten veel externe werknemers met meer dan één baan jongleren, waardoor het plannen van gesprekken veel lastiger wordt.

Planningsplatforms zoals Calendly integreert met uw agenda's en elimineert het heen en weer bij het vinden van de beste tijd voor beide partijen. Ondertussen, apps zoals GoHerinneringen kunt u sms-berichten automatiseren, zodat u geautomatiseerde afspraakherinneringsberichten naar uw team of klanten kunt sturen.

Dit zorgt ervoor dat mensen opdagen voor de vergadering, zodat u geen tijd en geld verspilt aan wachten tot ze verschijnen.

Gebruik technologie om uw bedrijf op afstand te verbeteren

Werken op afstand heeft veel voordelen. Het kan echter moeilijk zijn om er een te runnen, vooral als je van plan bent om dingen op de traditionele manier te doen. Je hebt niet alleen meer papierwerk, maar het is moeilijk, zelfs onmogelijk om goed te communiceren en de voortgang van projecten te volgen zonder de hulp van tools.

Verbeter uw spel met software en tools die uw externe werkprocessen kunnen versnellen en stroomlijnen en het team kunnen helpen om een ​​betere werkplekcultuur voor uw bedrijf te bereiken.

8 tips om een ​​productieve kantooromgeving op afstand te creëren

Lees volgende

Over de auteur