Een digitale handtekening toevoegen of verwijderen in Microsoft Office-bestanden

We ondertekenen allemaal documenten voor verschillende doeleinden, zoals officiële brieven, huurovereenkomsten van ons appartement, documenten van projecten die met medewerkers moeten worden gedeeld en leningaanvragen.

Het is echter eenvoudiger en vaak veiliger om uw handtekening op documenten te zetten als ze digitaal worden gedaan. Met Microsoft Office-bestanden zoals Word, Excel en PowerPoint kunt u eenvoudig digitale handtekeningen toevoegen. Laten we eens kijken hoe het gedaan is.

Wat is een digitale handtekening en waarom zou u er een toevoegen?

Een digitale handtekening is een soort elektronische handtekening die wordt gebruikt om de authenticiteit en integriteit van digitale informatie zoals e-mails, creditcardtransacties en documenten te valideren. Microsoft Word- en Excel-bestanden kunnen digitaal worden ondertekend, en er zijn veel manieren waarop u PDF-bestanden kunt ondertekenen te.

Als je een document digitaal ondertekent, wordt bevestigd dat de informatie in het document van jou afkomstig is en niet is gewijzigd sinds je het hebt ondertekend. Het is dus als een virtuele vingerafdruk of een elektronische weergave van uw handgeschreven handtekening.

Hoewel er veel zijn apps voor het online ondertekenen van documenten, Met Microsoft Office kunt u digitale handtekeningen maken in Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden. U hoeft geen afdruk van een document te maken, te ondertekenen met een pen en het vervolgens te scannen en te verzenden. U kunt gewoon een digitale handtekening in een Office-bestand maken en deze e-mailen.

Het toevoegen van een digitale handtekening helpt om het document authentiek en officieel te maken. Het verzekert ook onweerlegbaarheid, wat betekent dat het aan alle partijen de oorsprong van de ondertekende inhoud bewijst.

Bovendien zijn volgens Microsoft handtekeningen in Microsoft Word-, Microsoft Excel- of Microsoft PowerPoint-bestanden, die zijn voorzien van een tijdstempel door een beveiligde tijdstempelserver, hebben onder bepaalde omstandigheden de geldigheid van een notariële bekrachtiging.

Een digitale handtekening officieel maken

U hebt een certificaat voor digitale ondertekening nodig om uw identiteit te bevestigen en officieel te maken. Wanneer u een digitaal ondertekend Microsoft Office-bestand verzendt, wordt het digitale certificaat hierin samen met een openbare sleutel opgenomen.

Digitale certificaten worden uitgegeven door een certificeringsinstantie (CA). Een certificaat is meestal een jaar geldig, waarna de ondertekenaar moet verlengen of een nieuw handtekeningcertificaat moet krijgen om identiteit vast te stellen.

Als u geen certificaat wilt aanschaffen, of het document direct moet ondertekenen, kunt u ook uw certificaat aanmaken. In Windows hangt het proces voor het maken van uw certificaat af van de Windows-versie die u gebruikt: Windows 10, 8, 7, Vista of XP.

Ga voor meer informatie over digitale certificaatservices of instructies voor het maken van uw certificaat naar deze Microsoft-ondersteuningspagina.

Een digitale handtekening toevoegen aan een Microsoft Office-bestand

U kunt digitale handtekeningen toevoegen aan Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden. Om een ​​digitale handtekening toe te voegen, moet u een open documentbestand van Word of een Excel-blad hebben. Het proces voor Word en Excel is vergelijkbaar, dus laten we eens kijken hoe u een digitale handtekening aan een Word-bestand kunt toevoegen.

1. In het geopende Word-bestand, bijvoorbeeld, aan het einde waar u een document ondertekent, plaatst u de aanwijzer waar u een digitale handtekening wilt maken.
2. Klik op de Invoegen tabblad. De lijst met handtekeningregels bevindt zich in de tekstgroep rechtsboven.
3. Klik Microsoft Office-handtekening Lijn. Er wordt een tabblad met handtekeninginstellingen geopend dat u met een paar velden kunt invullen.
4. Voeg relevante informatie toe in het dialoogvenster Handtekening instellen: Voorgestelde ondertekenaar: (dit zou uw naam zijn), Titel van de ondertekenaar: (uw aanduiding), en E-mailadres van de ondertekenaar: (je e-mailadres als je het wilt geven).
5. Onder instructies voor de ondertekenaar staat een standaardinstructie: Controleer voordat u dit document ondertekent of de inhoud die u ondertekent correct is. Deze instructie kan worden gewijzigd en hieronder zijn er twee opties die u kunt instellen door de aan te vinken selectievakjes: Sta de ondertekenaar toe om opmerkingen toe te voegen in het dialoogvenster Ondertekenen en Toon ondertekeningsdatum in de handtekening lijn.
6. Klik na het invullen van uw gegevens op Oke. U kunt nu een handtekeningregel zien met uw naam en titel eronder.

Laten we nu eens kijken hoe we een handtekening op de handtekeningregel kunnen toevoegen.

1. Klik met de rechtermuisknop de handtekeningregel in het bestand. Selecteer vervolgens Teken uit de menukaart.
2. U kunt uw handtekening op de volgende drie manieren toevoegen:
   • Als u een gedrukt bord van u wilt toevoegen, typt u gewoon uw naam in de buurt van de x symbool.
   • Als je een afbeelding van je handtekening hebt, klik dan op de Selecteer handtekening afbeelding tabblad en klik op Selecteer foto-de bestandsverkenner wordt geopend en u kunt de afbeelding van uw handtekening toevoegen door op uw computer te bladeren.
   • Ten derde, als u een tablet-pc heeft, kunt u ook een handgeschreven handtekening toevoegen door te ondertekenen naast x op de handtekeningregel.
3. U kunt ook details over de ondertekenaar (wat u zou zijn), zoals uw rol en het adres van de productieplaats, toevoegen door op de knop Details knop.
4. Klik dan aan het einde op Teken aan de onderkant.
5. U krijgt een prompt om de handtekening te bevestigen. Dan verschijnt uw handtekening op de handtekeningregel in uw document. Nu kunt u uw digitaal ondertekend document verzenden.

Een digitale handtekening verwijderen

Het verwijderen van een digitale handtekening is een kwestie van een paar klikken.

1. Open het Microsoft Word- of Excel-bestand met een digitale handtekening.
2. Klik met de rechtermuisknop op de Lijn voor de handtekening.
3. Klik Handtekening verwijderen. Er verschijnt een prompt waarin u wordt gevraagd het verwijderen van de handtekening te bevestigen.

Uw digitale handtekening wordt uit het document verwijderd. Als u het document bewerkt, worden ook de handtekeningen verwijderd.

Een onzichtbare digitale handtekening toevoegen of verwijderen

In tegenstelling tot een zichtbare handtekening, voegt een onzichtbare digitale handtekening geen markeringen of tekst toe aan het document. In plaats daarvan voegt een onzichtbare handtekening alleen metadata toe aan het documentbestand om de authenticiteit van het document te waarborgen zonder de inhoud te wijzigen.

U kunt een onzichtbare digitale handtekening toevoegen aan een Microsoft Office-bestand met de volgende stappen:

1. Open het Word-, Excel- of PowerPoint-document en klik op Bestand. De Info sectie wordt geopend.
2. Selecteer Document beveiligen.
3. Selecteer vervolgens in het vervolgkeuzemenu Een digitale handtekening toevoegen.
4. Het vak voor digitale handtekeningen wordt geopend. Typ het doel voor het ondertekenen van het document in het dialoogvenster.
5. Dan klikken Teken.
6. De Info sectie zal dan laten zien dat het document is ondertekend en als definitief is gemarkeerd.

Zodra een bestand digitaal is ondertekend, wordt het een alleen-lezen document om verdere wijzigingen te voorkomen.

Het is ook eenvoudig om een ​​onzichtbare digitale handtekening te verwijderen.

1. Open het bestand met de onzichtbare digitale handtekening. U ziet bovenaan twee berichten: één dat het document als definitief is gemarkeerd en de tweede dat het document geldige handtekeningen bevat.
2. Op de seconde Handtekeningen berichtregel, klik op Handtekeningen bekijken. De Handtekeningen paneel wordt geopend aan de rechterkant van het document.
3. Klik op de pijl naast de handtekeningnaam.
4. Dan klikken Handtekening verwijderen uit het vervolgkeuzemenu.
5. Klik ten slotte op Ja op de prompt die verschijnt. En uw onzichtbare digitale handtekening wordt verwijderd.

Geef uw kantoordocumenten authenticiteit en veiligheid met uw digitale handtekening

Digitale handtekeningen voegen een laagje vertrouwen en authenticiteit toe aan uw documenten. Het wekt vertrouwen bij uw medewerkers en de ontvangers van uw documenten.

Bovendien weet u zeker dat uw documenten veilig zijn en dat er niet mee geknoeid kan worden. Maak uw officiële en persoonlijke transacties dus eenvoudiger en veiliger door digitale handtekeningen toe te voegen aan uw Microsoft Office-bestanden.

Een Microsoft Word-document digitaal ondertekenen

Lees volgende

Over de auteur