De 4 beste gedeelde agenda-apps voor uw externe team

De meest productieve teams op afstand delen dezelfde visie, doelen en doelstellingen, plus een kalender die hen helpt hun beschikbaarheid, werk en op schema te coördineren.

Aangezien u in verschillende delen van de wereld werkt, is het essentieel om één basis te hebben van waaruit u allemaal kunt zien wat er gedaan moet worden en wanneer. In dit artikel bespreken we enkele beste gedeelde agenda-apps voor gedistribueerde teams.

5 functies om te overwegen bij het zoeken naar een gedeelde agenda-app

Een gedeelde agenda is een online tool waarmee gedistribueerde teamleden hun planningen kunnen bekijken en bijwerken. Dit kan handig zijn voor het coördineren van vrije tijd, werkuren, vergaderingen en projectdeadlines.

Bij het kiezen van een gedeelde agenda-app voor uw externe team, zijn er een paar belangrijke functies waar u op moet letten:

1. Makkelijk te gebruiken: Het toevoegen van nieuwe digitale oplossingen aan uw workflow kan een uitdaging en een bron van stress zijn voor mensen die niet technisch onderlegd zijn. De best gedeelde agenda-apps zijn gebruiksvriendelijk en vereisen niet veel tijd om te leren navigeren. Zorg er dus voor dat de app die je kiest gebruiksvriendelijk is.
   instagram viewer
2. Compatibiliteit: We wedden dat uw teamleden verschillende apparaten en besturingssystemen gebruiken. Zorg er bij het kiezen van een agenda-app voor uw team voor dat deze compatibel is met ieders apparaten.
3. integratie: De best gedeelde agenda-apps bieden integraties met andere apps en services die uw team mogelijk gebruikt. Op deze manier kunt u al uw afspraken en workflows op één plek bewaren, terwijl het vermijden van overmatig gebruik van uw communicatie- en samenwerkingstools.
4. Geautomatiseerde schemasynchronisatie: Een van de essentiële kenmerken van een gedeelde agenda-app is de mogelijkheid om uw agenda automatisch te synchroniseren met iedereen in uw team. Zo hoef je je geen zorgen te maken over het handmatig invoeren van je beschikbaarheid in ieders agenda. De beste apps worden automatisch gesynchroniseerd met alle apparaten.
5. Maatwerk: Een goede app voor gedeelde agenda's biedt enige mate van maatwerk, zodat u deze kunt afstemmen op de specifieke behoeften van uw team. U kunt bijvoorbeeld notities of kleuren toevoegen aan verschillende gebeurtenissen om u te helpen herinneren waar ze voor zijn.

Nu u een beter idee heeft waar u op moet letten in een gedeelde agenda-app, gaan we eens kijken naar enkele van de beste opties voor uw externe team.

De 4 beste gedeelde agenda-apps voor teams op afstand

Dit is een gemakkelijke beslissing als u wilt profiteren van Google Workspace's ecosysteem van productiviteitsapps en -services. Google Agenda is erg gebruiksvriendelijk en het is gemakkelijk om nieuwe afspraken toe te voegen of teamleden uit te nodigen voor bestaande. U kunt ook terugkerende afspraken maken, zodat u deze niet elke keer handmatig hoeft in te voeren.

Google Agenda houdt uw team gesynchroniseerd doordat u in één oogopslag ieders planning kunt controleren en kennen. Omdat het al is geïntegreerd in uw Gmail-account, kunt u het gebruiken om een ​​Google Meet-videoconferentie te plannen, toegang krijgen tot informatie uit uw Google Drive, snel een sms sturen en samenwerken met teamleden op Google Chat, en meer.

Google Agenda is een betrouwbare optie, vooral als u op zoek bent naar eenvoud en een uitgebreid scala aan integraties.

downloaden: Google Agenda voor Android | iOS (Gratis, zakelijk account beschikbaar)

TimeTree is een gebruiksvriendelijke gedeelde kalender met een mooie en intuïtieve interface. Het is een veelzijdige tool waarmee u uw persoonlijke, werk- of gezinsplanningen allemaal op één plek kunt beheren.

TimeTree is geweldig voor teamsamenwerking omdat het een verscheidenheid aan functies biedt, zoals de mogelijkheid om agenda's met anderen te delen, evenementen en taken toe te voegen, meldingen aan te passen en meer. Het heeft ook een memofunctie om u en uw externe collega's te helpen essentiële details te onthouden of toekomstige projecten te plannen.

Het enige dat u hoeft te doen, is u aan te melden voor een TimeTree-account en vervolgens uw teamleden uit te nodigen om mee te doen. Het heeft ook een mobiele versie om je onderweg georganiseerd te houden.

downloaden: TimeTree voor Android | iOS (Vrij)

Toggl Plan is een robuuste en gebruiksvriendelijke tool voor projectbeheer die een gedeelde kalenderfunctie biedt. Het is een uitstekende tool voor kleine en middelgrote bedrijven of teams die meerdere projecten en taken moeten beheren.

Met de gedeelde agenda van Toggl Plan kunt u alle evenementen en taken van uw team zien om beter te begrijpen wat u moet doen en wanneer. U kunt ook nieuwe taken maken, taken toewijzen aan teamleden, deadlines instellen en meer. Verder kun je verschillende teams maken en leden uitnodigen om samen te werken.

Met deze tool kun je bijlagen, opmerkingen en notities toevoegen aan taken, waardoor het perfect is voor samenwerking. U kunt Toggl Plan ook integreren met andere populaire tools zoals Slack, Toggl en Calendar.

Toggl Plan is een uitstekende keuze als u op zoek bent naar een projectmanagementtool met een ingebouwde gedeelde kalender.

downloaden: Toggle Plan voor Android | iOS (Gratis proefversie, premium-versie beschikbaar)

Calendly is een uitstekende tool om je eigen agenda te beheren maar ook voor afstemming met anderen. Het heeft een overzichtelijke en intuïtieve interface die het gemakkelijk maakt om je aankomende evenementen te zien en nieuwe te plannen. Het biedt ook een verscheidenheid aan functies, zoals: Beschikbaarheidsvoorkeuren, waarmee u kunt aanpassen wanneer u gecontacteerd wilt worden.

Deze tool heeft ook een Teamplanning functie waarmee u tijd kunt besparen op handmatige en overbodige taken, zoals het toewijzen van vergaderingen, het berekenen van vergadertijden en meer. Zodra iedereen zijn beschikbaarheidsvoorkeuren heeft aangepast, genereert Calendly automatisch een vergaderschema dat voor iedereen werkt. U kunt er echter nog steeds voor kiezen om peilingen voor vergaderingen te verzenden om de beste tijd voor iedereen te bepalen.

Calendly integreert met andere populaire gedeelde agenda-apps zoals Google Agenda, iCal, Outlook, om er maar een paar te noemen, en controleert schema's om dubbele boekingen te voorkomen. Het heeft ook een mobiele app waarmee u uw planning onderweg kunt beheren.

downloaden: Calendly voor Android | iOS (Gratis, premium-versie beschikbaar)

Krijg uw gedistribueerde team op dezelfde pagina met een gedeelde agenda

Of je nu kiest voor een gedeelde agenda-app die deel uitmaakt van een uitgebreidere reeks tools of een alles-in-één projectmanagementtool met kalenderfunctie, hier zit zeker iets voor jou bij lijst.

Hoewel het moeilijk is om de een boven de ander te kiezen, omdat het afhangt van uw specifieke behoeften, zijn al deze apps geweldige opties waarmee u uw tijd en planning beter kunt beheren.

Productief werken met een team op afstand in meerdere tijdzones

Lees volgende

Over de auteur