Berichtentoepassingen hebben ongetwijfeld de manier waarop we communiceren op de werkplek veranderd, vooral tijdens: onze overgang naar werken op afstand en weg van e-mail, de feitelijke communicatietool voor zo lang.
Ondanks de talrijke productiviteitsverhogende functies die veel van deze apps bieden, kunnen we ook stellen dat ze de neiging hebben om het tegenovergestelde te doen.
Zijn berichten-apps dodelijk voor uw productiviteit? Of misschien is het hoe je ze gebruikt? Laten we dieper duiken.
5 verschillende manieren waarop berichtenapps op de werkplek uw productiviteit kunnen beperken
1. Informatie overbelasting
Alsof e-mail overbelasting was niet een groot genoeg probleem, nu heb je te maken met de constante stroom berichten in je chat-apps, die voor het grootste deel de nieuwe inboxen zijn geworden. Zoals alle ongewenste e-mails in uw inbox, is niet elk bericht in uw chat-apps uw aandacht waard.
Je bent waarschijnlijk in een Slack-kanaal beland waar je niet hoort te zijn of een kanaal waar er te veel zijn deelnemers, of je hebt collega's die de laatste roddels over beroemdheden bespreken in een kanaal dat bedoeld is voor werkgerelateerd problemen.
Het resultaat is een overdaad aan informatie, die net zo slopend kan zijn als een overvolle e-mailinbox, wat leidt tot beslissingsmoeheid, stress en uiteindelijk verminderde productiviteit.
2. Vitale informatie gaat verloren
Een van de bijwerkingen van informatie-overload is dat essentiële informatie verloren gaat in de shuffle. Als u niet de juiste processen toepast, kan werkgerelateerde informatie snel bedolven worden onder een stapel waterkoelerpraat of off-topic discussies.
Uiteindelijk besteed je het grootste deel van je werkdag aan het doorzoeken van een zee van berichten van het ene kanaal of communicatie-app naar het andere in de hoop dat cruciale stukje informatie te vinden dat je nodig hebt. Dit kan een oefening in zinloosheid zijn en een enorme tijdverspilling op de werkplek.
3. Te veel communicatie-apps
Welke interne communicatietool gebruikt u om te communiceren met uw collega's op afstand? Microsoft Teams? slap? E-mail? Whatsappen?
Misschien een mix van al het bovenstaande?
In je zoektocht naar de nieuwste en meest veelzijdige app voor berichten op de werkplek, heb je er misschien te veel geïnstalleerd, wat snel kan veranderen in een productiviteitsnachtmerrie.
Als je de hele dag constant van de ene app naar de andere springt, verspil je tijd en versnipper je je aandacht, waardoor het moeilijk wordt om je op welke taak dan ook te concentreren.
Dat gezegd hebbende, wil je misschien manieren vinden om vermijd overmatig gebruik van communicatie- en samenwerkings-apps op je werkplek.
4. Je bent "Always-On"
Constante connectiviteit en de verwachting om altijd beschikbaar te zijn om op berichten te reageren, zijn de norm geworden op de werkplek van vandaag. Deze cultuur van altijd "aan" zijn en buiten de grenzen van de traditionele werkuren werken, kan echter tot verschillende ongewenste gevolgen leiden.
Ten eerste betekent langer werken niet noodzakelijkerwijs productiever zijn. Sterker nog, het heeft vaak het tegenovergestelde effect. Als u merkt dat u tot diep in de nacht of in het weekend aan het werk bent, loopt u waarschijnlijk snel een burn-out op, wat zal leiden tot verminderde werkkwaliteit en -prestaties.
Maar het gaat niet alleen om je professionele leven, ook je persoonlijke leven kan er snel onder lijden. Er is weinig tijd voor ontspanning en verjonging als je altijd 'aan' bent, wat leidt tot mentale en fysieke gezondheidsproblemen.
5. Nooit eindigende meldingen
In je zoektocht om meer verbonden te zijn in de hoop je productiviteit te verhogen, heb je je misschien per ongeluk aangemeld voor een oneindige stroom van meldingen van je chat-apps. Op het eerste gezicht lijken die kleine rode pop-ups en deukjes misschien onschuldig, maar ze kunnen al snel een enorme afleiding worden en onbedoeld leidend zijn. tot contextwisseling en verminderde productiviteit.
Soms kan het zien van die rode pop-ups (zelfs als je de berichten niet leest) al genoeg zijn om je focus te verliezen en je flow te verstoren.
Dus, wat kunt u doen om deze productiviteitsvalkuilen te vermijden?
Topstrategieën voor het bereiken van productieve communicatie op de werkplek
1. Omarm asynchrone communicatie
Te veel nadruk leggen op onmiddellijke reacties en realtime communicatie, vooral wanneer teamleden in verschillende tijdzones werken, kan uiteindelijk meer kwaad dan goed doen.
In plaats van onmiddellijke antwoorden te verwachten (of erger nog, eisen), omarmen asynchrone communicatie. Deze communicatiestijl stelt u in staat om in uw eigen tijd op berichten te reageren, onderbrekingen te verminderen en u in staat te stellen u te concentreren op belangrijkere taken.
Je hoeft niet altijd een andere communicatie-app aan je arsenaal toe te voegen als je een nieuwe vindt. Iedereen in je team heeft tijd nodig om te wennen aan een nieuwe tool, dus het is vaak beter om gewoon vast te houden aan wat je hebt, vooral als het al de functies biedt die je nodig hebt.
In plaats van je aan te melden voor weer een andere app, kun je de tijd nemen om je bestaande tools te evalueren om te zien of je ze kunt integreren met de andere apps die je gebruikt om je workflow te stroomlijnen. Zo hoef je minder vaak van app te wisselen en voorkom je het bijbehorende productiviteitsverlies.
3. Maak een interne Wiki
Een interne wiki is een centrale opslagplaats voor de kennis en informatie van uw team. Het is een geweldige manier om al uw essentiële informatie op één plek georganiseerd en toegankelijk te houden.
Een wiki kan helpen om de behoefte aan constante communicatie te verminderen door het voor teamleden gemakkelijk te maken om antwoorden op hun vragen te vinden. U kunt ook uw interne wiki gebruiken om een communicatie-draaiboek met uw team te maken om best practices en bedrijfsbrede richtlijnen te documenteren.
Dit kan van alles zijn, van hoe en wanneer specifieke tools moeten worden gebruikt, tot het definiëren van wat u als "dringende" communicatie beschouwt, en de ideale responstijd.
De manier waarop u uw communicatie- en samenwerkingstools gebruikt, kan uw productiviteit aanzienlijk beïnvloeden. Als je constant wordt gestoord door meldingen, probeer dan je instellingen aan te passen om afleiding te minimaliseren.
U kunt bijvoorbeeld meldingen voor specifieke kanalen of gesprekken uitschakelen, 'Niet storen'-uren instellen of zelfs meldingen helemaal snoozen tijdens uw geplande focustijd. Door uw tools beter af te stemmen op uw behoeften, kunt u uw productiviteit weer onder controle krijgen.
Als u Slack gebruikt, kunt u bovendien de @Must-Read extensie naar uw werkruimte om ervoor te zorgen dat dringende berichten altijd worden gezien. Met deze Slack-app kun je specifieke berichten markeren als must-reads, en teamleden hebben al hun kritieke berichten in één batch om te voorkomen dat je tijd verspilt met scrollen door de chatgeschiedenis.
Gebruik uw berichten-apps op de juiste manier om de productiviteit te maximaliseren
Hoewel chat-apps een geweldige manier kunnen zijn om de productiviteit te verhogen, kunnen ze ook een aanzienlijke afleiding zijn als ze niet op de juiste manier worden gebruikt. We kunnen concluderen dat het vooral afhangt van hoe je deze tools gebruikt.
Door de bovenstaande strategieën te volgen, kunt u de controle over uw productiviteit terugkrijgen en die productiviteitsvalkuilen vermijden.
Hoe u de overbelasting van samenwerking op uw werkplek kunt overwinnen?
Lees volgende
Gerelateerde onderwerpen
- productiviteit
- Samenwerkingsinstrumenten
- Werkplektips
- Instant Messaging
Over de auteur
Loic is een freelance contentschrijver bij MakeUseOf en een levenslange leerling. Sinds 2016 jaagt hij zijn passie voor schrijven na. Hij vindt het leuk om nieuwe technische gadgets en software uit te proberen die gebruikers kunnen helpen productiever te worden.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren