8 veelvoorkomende communicatiefouten die u in virtuele teams moet vermijden (en wat u in plaats daarvan moet doen)

Nu de manier waarop uw organisatie werkt veranderd is, is het van vitaal belang dat u de tijd neemt om een ​​goede communicatiecultuur in uw virtuele werkruimte te bevorderen. Dat komt omdat de manier waarop je vroeger met collega's omging in een traditionele kantooromgeving, zich niet noodzakelijkerwijs vertaalt naar de virtuele wereld.

Daarom is het herschrijven van je communicatie-playbook de sleutel tot succes in een virtueel team, en een manier om dit te bereiken is door te weten wat je niet moet doen.

1. E-mail gebruiken als uw primaire communicatiemiddel

Hoewel e-mail nog steeds een rol speelt op de afgelegen werkplek van vandaag, zou het niet uw primaire communicatiemiddel moeten zijn. U kunt berichten snel uit het oog verliezen wanneer ze in uw inbox zijn begraven, wat leidt tot verminderde productiviteit.

U kunt nog steeds e-mail gebruiken om te communiceren met klanten en potentiële leads. Er zijn echter andere praktische communicatiemiddelen die beter geschikt zijn voor berichtenuitwisseling en samenwerking met uw externe collega's.

Instant messaging-tools zoals slappe zijn goed voor snelle heen-en-weergesprekken en het creëren van kanalen voor specifieke onderwerpen of projecten. U kunt ook gebruikmaken van berichten-apps zoals Twist om asynchroon te communiceren, terwijl projectbeheertools zoals: Trello of asana kunt u taken maken, toewijzen en volgen.

2. Er niet in slagen om tijdzoneverschillen te plannen

In een traditionele kantooromgeving werken mensen meestal in dezelfde ruimte en tijdens dezelfde werkuren. Wanneer u echter virtuele teamleden heeft in verschillende tijdzones, dingen kunnen ingewikkelder worden, tenzij je het plant.

U moet op de hoogte zijn van de tijdsverschillen en overlappende uren vinden om vergaderingen te plannen. U hoeft hiervoor echter niet de tijdzones of locaties van uw collega's te onthouden. U kunt tijdzoneconversieprogramma's gebruiken zoals Tijdzone.io of gedeelde agenda-apps zoals Calendly om vergadertijden te plannen en te beheren. Hiermee kunt u tijd blokkeren die voor iedereen handig is.

3. Te veel vertrouwen op communicatie met alleen tekst

Alleen tekstcommunicatie is verstoken van non-verbale signalen zoals lichaamstaal, oogcontact en gezichtsuitdrukkingen, wat gemakkelijk kan leiden tot verkeerde interpretaties en conflicten. In een virtuele omgeving is het essentieel om verschillende communicatiemedia te gebruiken om uw punt over te brengen, inclusief tools voor videoconferenties zoals Google Meet of Zoom.

Aangezien u misschien niet in staat bent om fysiek af te spreken, bieden deze tools het beste van alles doordat u uw collega's kunt zien en horen. Naast het creëren van meer persoonlijke verbindingen, leggen videogesprekken ook complexe taken beter uit.

U kunt echter niet altijd in een videogesprek springen, vooral niet wanneer u met mensen in andere tijdzones werkt. In dat geval kunt u een asynchrone videotool gebruiken zoals voodle om videoberichten op te nemen en te verzenden.

4. Verwachten dat iedereen altijd beschikbaar is

Als gevolg van alle communicatiemiddelen die we binnen handbereik hebben en de invoering van beleid voor werken op afstand, vervagen de scheidslijnen tussen werk en privé steeds meer. Dit heeft geleid tot de "always-on" werkcultuur: de onrealistische verwachting dat mensen te allen tijde beschikbaar moeten zijn om werkgerelateerde berichten te beantwoorden of te reageren op werkeisen.

Om dit te voorkomen, moet je een aantal grenzen stellen. Dit bevat een aangepast werkschema op afstand maken, het instellen van uw beschikbaarheid in uw communicatietools op de werkplek en het uitschakelen van meldingen voor niet-urgente berichten buiten werkuren.

5. Zich niet bewust zijn van culturele/religieuze verschillen

Omdat je met werken op afstand talent uit verschillende delen van de wereld kunt rekruteren, moet je: bewust zijn van de culturele en religieuze verschillen die de communicatie en het team negatief kunnen beïnvloeden dynamiek.

Mensen uit verschillende culturen en religies kunnen bijvoorbeeld specifieke feestdagen in acht nemen, en ze kunnen tijdens deze tijden niet beschikbaar zijn om te werken of andere werkuren hebben. Het kan dus nodig zijn om deze dagen bij te houden en deadlines of communicatieplannen dienovereenkomstig aan te passen.

6. Geen ruimte creëren voor informele gesprekken

In een thuiswerkomgeving kan het gemakkelijk zijn om de behoefte aan sociale interactie tussen collega's over het hoofd te zien. Echter, eenzaamheid op afstand werken is een ernstige zorg die de productiviteit en het werkplezier kan verminderen.

Om dit tegen te gaan, moet je manieren vinden om informele gesprekken aan te moedigen. U kunt dit bereiken door virtuele waterkoelermogelijkheden te creëren. Maak bijvoorbeeld een aparte groep voor informele gesprekken in uw chattool op de werkplek. Hier praat je over niet-werkgerelateerde onderwerpen, zoals je weekendplannen, je favoriete programma of hobby's.

Hiermee kunt u de betrokkenheid binnen uw team verder vergroten koffiepauze ideeën.

7. Te veel vergaderingen hebben

Hoewel het belangrijk is om regelmatig contact op te nemen met uw team, wilt u het niet overdrijven met vergaderingen. De realiteit is dat sommige vergaderingen uw tijd niet waard zijn en zelfs schadelijk kunnen zijn voor uw productiviteit.

Vraag jezelf dus, voordat je weer een afspraak plant, af of het echt nodig is en of er geen andere manieren zijn om je boodschap over te brengen. Wanneer u ervoor kiest om een ​​vergadering te houden, probeer deze dan zo productief mogelijk te houden door een agenda te maken en deze van tevoren te delen, deze kort te houden en alleen de noodzakelijke mensen bij te wonen.

Wijs daarnaast iemand aan om de vergadernotulen goed te documenteren en op te slaan op een centrale locatie waar iedereen er toegang toe heeft. Dit zal ertoe bijdragen dat er in de toekomst geen vergaderingen meer nodig zijn om te bespreken wat er in eerdere sessies is gebeurd.

8. Mijlpalen niet herkennen en successen vieren

Het erkennen en vieren van de successen van uw team is essentieel om het moreel en de betrokkenheid te stimuleren. Thuiswerken is geen reden om deze essentiële teambuildingactiviteit over het hoofd te zien.

U kunt vertrouwen op hulpmiddelen voor werknemersherkenning, zoals: bonus om de successen van uw team te vieren en individuele prestaties te erkennen. Je kunt het ook integreren in je Slack-werkruimte, zodat teamleden gemakkelijker complimenten kunnen geven en ontvangen.

Vermijd deze fouten om de teamcommunicatie op afstand te verbeteren

Hoewel de externe werkomgeving zijn uitdagingen kent, biedt het ook veel kansen voor groei en succes. Voor het grootste deel leren we nog steeds hoe we deze nieuwe manier van werken het beste kunnen navigeren.

Als u deze veelvoorkomende valkuilen kent, kunt u ze vermijden en een succesvolle externe werkomgeving voor u en uw team creëren.

5 tools om communicatie-uitdagingen voor teams op afstand te overwinnen

Lees volgende

Over de auteur