Hoe u veelvoorkomende klachten op de werkplek kunt uiten in professionele e-mails

Als je ooit op een kantoor hebt gewerkt, ken je de uitdagingen van het omgaan met veel verschillende mensen. Een veelvoorkomend probleem is dat je bang bent om problematische collega's te confronteren en hun gedrag te stoppen, maar je kunt jezelf professioneel uiten, of je nu een werknemer of manager bent.

Een van de eenvoudigste methoden is om je gedachten in een e-mail te zetten. We leggen de zaak uit aan de hand van voorbeelden van veelvoorkomende klachten op de werkvloer. Leer de meest constructieve manieren om ze te zeggen en aanvullende e-mailtrucs die u kunnen helpen.

1. Ik wacht nog steeds tot je die taak hebt voltooid

Niet iedereen werkt in hetzelfde tempo, maar het is een probleem wanneer één persoon een teamproject blokkeert. Als uw taak afhangt van het feit dat die collega zijn eigen taak indient, kunt u hem met een paar woorden in een e-mail tot actie aanzetten.

Hier zijn enkele professionele manieren om deze klacht te benaderen en te uiten, die u kunt aanpassen aan uw omstandigheden:

• We moeten onze workflow verbeteren, zodat we niet achterlopen op schema. Is (datum en tijd) een goede deadline voor jou? Dan kan ik mijn deadline van (datum en tijd) halen.
• Heeft u hulp nodig bij deze taak? We moeten het project op tijd afronden, dus (naam van de medewerker) heeft aangeboden om te helpen bij eventuele problemen aan uw kant.

Het doel is niet om je collega te beledigen, maar om doelen en oplossingen te stellen, terwijl je heel duidelijk maakt dat jullie allebei deel uitmaken van een team met een actieve interesse om dingen voor elkaar te krijgen.

Zorg ervoor dat je er zoveel verzamelt tips voor het halen van deadlines en het afronden van taken als je kan. Het zal gemakkelijker zijn om mensen te adviseren als dat nodig is.

2. De deadline is morgen

Hier is nog een veelvoorkomende klacht die je misschien van binnen hebt verbrand. Als je collega, ondanks verschillende herinneringen, veel te dichtbij komt, kun je hem motiveren in een e-mail zonder je geduld te verliezen.

De reden dat u contact met hen opneemt is dringend, dus de oplossingen die u biedt, hebben enige directheid nodig, al was het maar om uw collega de zaken serieus te laten nemen.

Probeer deze alternatieven:

• Het project is morgen gepland, maar er zijn nog een paar losse eindjes. Laten we vanmiddag een videoconferentie houden met het team om oplossingen te bespreken.
• Het management verwacht het project morgen. Als het onwaarschijnlijk is dat u de deadline haalt, kunt u dan uitleggen waarom in een rapport, dat we samen met al het andere kunnen indienen?

Hoewel e-mails een gemakkelijkere manier zijn om moeilijke gedachten te uiten, hebben ze niet dezelfde impact als het persoonlijk bespreken van problemen. Dus als je iemands slechte workflow-gewoonten probeert te veranderen, moet je e-mail eenvoudig en slim zijn om hun aandacht te trekken.

3. Stop met uitstellen

Dezelfde constructieve aanpak is het beste voor al uw klachten op de werkvloer, in een rustige en neutrale taal. Een uitstellende collega kan tenslotte de workflow van een bedrijf onder druk zetten, maar ze doen het niet altijd omdat ze lui zijn.

Kijk of er te veel afleiding is, of dat ze overspoeld worden met opdrachten. Vind het probleem en pas uw e-mail dienovereenkomstig aan met oplossingen en incentives. Haal inspiratie uit deze voorbeelden:

• Het kantoor kan afleidend zijn. Als het je moeilijk maakt om je op je werk te concentreren, laten we dan de veranderingen bespreken en welke doelen we voor je kunnen stellen.
• Laten we aan het einde van de week de voltooide en resterende taken van iedereen bekijken, zodat we volgende week productiever kunnen gebruiken.

4. Ik heb geen tijd om al deze taken te doen

Uw strategie voor het schrijven van e-mails zou enigszins moeten veranderen wanneer u uzelf probeert te beschermen tegen burn-out. Het gaat erom aan te tonen dat u weet wat uw verplichtingen zijn, hoe u ze moet prioriteren en waarvoor u niet verantwoordelijk bent.

Stel beleefd grenzen, met behulp van uitdrukkingen zoals deze in uw e-mails:

• Ik zou graag helpen met die taak. Zou je willen wachten tot ik klaar ben met mijn huidige opdrachten? Ze zijn eerder uitgerekend.
• Als ik nog meer taken aanneem, heb ik helaas overuren nodig. Kun je het voorbij laten gaan (naam van de directeur) en bespreken hoe het zou werken?

Als uw werkplek teambeheersoftware gebruikt, kan het gemakkelijker zijn om uw volledige planning te delen. Je kan ook organiseer je taken in Asana, bijvoorbeeld om de belangrijke banen duidelijk te maken, inclusief hun deadlines en medewerkers.

5. Ik werk niet voor jou

Dominante collega's kunnen in hun gedrag te ver gaan, in de verwachting dat je springt als ze bellen of extra banen van hen aannemen. Dit is een andere situatie die dringend behoefte heeft aan grenzen.

Probeer, voordat u serieuzere maatregelen neemt, met uw collega te redeneren via een goed opgestelde e-mail. Het moet beleefd maar vastberaden zijn, omdat het uw gelijke voet op de werkplek vestigt. Hier zijn enkele formuleringen om uit te proberen:

• Het spijt me te horen dat uw werkdruk overweldigend is. Ik kan je niet helpen vanwege mijn eigen verantwoordelijkheden, maar als je contact opneemt met je manager, kun je een duurzamer plan uitwerken.
• Bedankt dat je aan me denkt voor deze baan, maar het is beter geschikt voor een andere afdeling. Als ze tijd hebben, kunnen ze misschien met je samenwerken.

6. Stop met praten over mensen

Concurrentie op de werkvloer is onvermijdelijk. Helaas zorgt het ervoor dat collega's ernaar streven om op te vallen, zelfs als dit betekent dat ze in gesprekken moeten onderbreken om hun eigen gedachten te uiten. Sommige mensen onderbreken ook onbewust en realiseren zich niet dat het vervelend is.

Er zijn diplomatieke manieren om hen aan te moedigen dit gedrag te stoppen. Omdat ze het misschien doen om aandacht, moet je die kant van hen aanspreken in je e-mail, terwijl je een meer teamspeler-mentaliteit aanmoedigt.

Probeer iets als deze uitdrukkingen:

• Je draagt ​​vaak waardevolle ideeën aan. Uw proactieve benadering van het vinden van oplossingen wordt opgemerkt. Elke medewerker is even belangrijk voor het bedrijf en we horen graag ieders stem op de werkvloer.
• Voor dit project is teaminspanning vereist, evenals heldere communicatie. Om een ​​vlotte samenwerking te garanderen, moet iedereen die aan de discussie bijdraagt, een gelijke kans krijgen om te spreken.

Als u een teamproject probeert te beheren met mensen die de neiging hebben om door elkaar heen te praten, kunt u basisregels instellen in een groeps-e-mail. Vind tips die schriftelijke communicatie verbeteren en gebruik ze om een ​​vriendelijke maar productieve omgeving te creëren.

7. Stop met sms'en buiten mijn werk

Neemt een collega of je baas contact met je op in je vrije tijd? Dit is een veelvoorkomend probleem dat meestal gepaard gaat met sms'en. Het is vooral ongemakkelijk als je niet zo bekend bent, of als ze over winkel willen praten terwijl je moet ontspannen.

Als het negeren van deze mensen niet werkt, of als ze te ver gaan, kun je ze het beste een e-mail sturen waarin je je standpunt uitlegt. De boodschap moet het belang van professionele grenzen en vooral je vrije tijd benadrukken.

Bekijk deze opties en kijk hoe u ze kunt aanpassen aan uw behoeften:

• Houd er rekening mee dat ik mogelijk niet beschikbaar ben om te praten buiten kantooruren vanwege persoonlijke aangelegenheden. Ik bespreek graag werkgerelateerde zaken als ik weer op kantoor ben.
• Hoe belangrijk mijn werk ook voor mij is, het lijdt eronder als ik mijn vrije tijd niet ten volle benut. Daarom hoop ik dat u mijn behoefte begrijpt om werkgerelateerde communicatie voor kantooruren te reserveren.

8. Praat niet zo

Collega's vergeten vaak dat ze zich in een professionele omgeving bevinden en kunnen verkeerde dingen zeggen of ongepaste gesprekken voeren. Dit gedrag kan een werkruimte heel snel erg oncomfortabel maken.

Zulke problemen moet je aanpakken voordat ze wrijving veroorzaken en escaleren. Als u uw collega's niet ter plekke apart kunt nemen, kan een snelle e-mail de oplossing zijn.

Haal ideeën uit de volgende uitdrukkingen:

• Hoewel we een vriendschappelijke samenwerking enorm waarderen, zijn er gespreksonderwerpen die buiten de werkplek moeten blijven. Help ons alstublieft een vreedzame omgeving te behouden en discussies (gevoelige onderwerpen) te vermijden.
• Eerder vandaag vond er een interactie plaats waardoor medewerkers zich ongemakkelijk voelden. Doe je best om een ​​professionele houding te behouden en vriendelijk teamwerk te bevorderen.

Het kan handig zijn om te specificeren wat er is gezegd, zodat uw collega precies weet wat hij in de toekomst moet vermijden. Overweeg ook om een ​​webpagina of document samen te stellen waarin ongewenste onderwerpen en gedragingen worden beschreven, die u vervolgens kunt bijvoegen of waarnaar u kunt linken in uw e-mail.

Algemene tips voor het schrijven van e-mails om problemen op de werkplek op te lossen

E-mails kunnen uw beste vriend zijn als het gaat om het oplossen van moeilijke situaties op kantoor zonder medewerkers persoonlijk te confronteren.

Hier zijn enkele aanvullende tips om in gedachten te houden die het proces effectiever kunnen maken.

• Breng de negativiteit van de e-mail in evenwicht met positieve punten om verbetering aan te moedigen.
• Zorg ervoor dat uw formele taal niet verdoezelt wat u probeert te zeggen.
• Wees duidelijk en beknopt - van onschatbare waarde wanneer lange e-mails schrijven.
• Bewaar de e-mails in ons bestand voor toekomstig gebruik voor het geval de zaken niet verbeteren.

Wees klaar om verschillende uitdagingen op de werkplek aan te gaan

Teams worden voortdurend geconfronteerd met problemen, vooral als ze onder stress staan. Of het nu een fysieke of digitale omgeving is, of je nu de baas of een medewerker bent, het is de moeite waard om te weten wat de beste manieren zijn om gewoonten ten goede te veranderen.

Diplomatie via e-mail is een goede strategie, zolang u uw klachten maar duidelijk en professioneel uitdrukt. Maar vergeet andere bronnen niet, zoals digitale tools die zijn ontworpen om teamwerk gemakkelijker te maken.

5 tools om communicatie-uitdagingen voor teams op afstand te overwinnen

Lees volgende

Over de auteur