Een terugkerende vakantie-responder instellen in Gmail

U bent waarschijnlijk bekend met de out-of-office-responder van Gmail. Het is die automatische e-mail die u kunt inschakelen wanneer u op vakantie gaat. Het informeert uw vrienden en collega's dat u niet naast uw computer zit en u beantwoordt ze wanneer u terugkomt.

Hoe handig deze functie ook is, soms is het niet genoeg. Als u bijvoorbeeld een vaste vrije dag in de week hebt, wilt u misschien dat een afwezigheidsmelding altijd op deze dag wordt weergegeven.

Hoewel Gmail dat niet alleen kan, zijn hier twee andere manieren om die automatisch terugkerende e-mail te bereiken.

Gebruik Auto Reply Pro voor uw e-mail bij afwezigheid

De eerste optie is een add-on voor Google Marketplace genaamd Automatisch antwoord Pro. Hoewel het een betaalde functie is, heeft het ook een gratis laag, waarmee je 50 automatische e-mails per maand kunt verzenden. Als uw inbox niet zoveel verkeer trekt, kan dit de perfecte oplossing voor u zijn.

Volg deze stappen om het te configureren:

1. Installeer de app en koppel deze aan het gewenste Gmail-account.
instagram viewer
2. Druk in uw Gmail-account op de Automatisch antwoord Pro icoon aan de rechterkant van het scherm. Het ziet eruit als een blauw, vierkant blij gezicht.
3. Klik in het venster dat verschijnt op Begin.
4. Klik Regels toevoegen / beheren in de app. Hiermee wordt een nieuw venster geopend.
5. druk op Overslaan om op het startscherm van de app te landen.
6. Klik aan de linkerkant op Automatisch beantwoordenen klik in het menu dat wordt geopend op Nieuwe afwezigheid toevoegen.
7. Geef de regel een naam en klik op Volgende.
8. Op dit scherm kun je voorwaarden kiezen. Bijvoorbeeld alleen e-mails met een bepaald onderwerp of van specifieke ontvangers. Omdat we dit naar alle e-mails willen sturen, hebben we niets gemarkeerd en op. gedrukt Volgende.
9. Markering Alleen inschakelen voor specifieke datum en tijd.
10. Hier kunt u instellen wanneer de e-mail wordt verzonden. Het is echter een beetje lastig. Je kan kiezen InschakelenDagelijks, die de e-mail elke dag op specifieke uren verzendt (zoals lunchtijd en na het werk).
11. Als je een hele dag wilt blokkeren, moet je kiezen Inschakelen voor agenda-evenementen. Hier heb je twee opties. Of je kiest je gewone kalender en blokkeert er ook regelmatig je vrije dagen op, of je maakt een nieuwe kalender aan, alleen bedoeld om de vrije dagen te blokkeren. Houd er rekening mee dat als je voor het eerste kiest, de e-mail wordt verzonden elke keer dat je een evenement hebt, zelfs als je niet op je vrije dag bent.
12. Nadat je geslagen hebt Volgende, Klik Nieuwe actie toevoegen> Nieuwe e-mail maken en verzenden (in nieuwe thread).
13. Dit is waar je eindelijk je e-mail kunt aanpassen. Inhoud toevoegen, druk op Extra instellingen mailen om de in te stellen Onderwerp en elke andere aanpassing die u wilt. Als je klaar bent, klik je op Afwezigheidsantwoord maken onderaan het scherm.

Dat is alles, u bent helemaal klaar. Als je een beetje in de war bent over hoe je je agenda moet instellen om met de auto-responder te werken, lees dan meer over hoe tijd te blokkeren in Google Agenda. Je kan ook stel gespecificeerde werkuren in als je een account hebt via een organisatie.

Hoe u een normale automatische beantwoorder instelt met Zapier

Een andere goede optie om een ​​terugkerende auto-responder in te stellen is: Zapier. Voor deze optie is een betaald abonnement vereist; het kan echter voor sommige mensen de moeite waard zijn. Het is een stuk flexibeler en stelt u in staat om veel delen van uw workflows te automatiseren, niet alleen e-mails.

Zo creëer je de out-of-office nadat je je hebt aangemeld voor de service:

Een nieuwe trigger maken

Om de bal aan het rollen te krijgen, moet je Zapier vertellen wanneer je wilt dat er een actie plaatsvindt. Dit wordt een trigger genoemd.

1. Klik Zap maken in de linkerbovenhoek van het startscherm.
2. Kies Gmail als de Trekker voor de Zap.
3. Vanuit het vervolgkeuzemenu onder Triggergebeurtenis, Kiezen nieuwe e-mail en druk op Doorgaan.
4. Meld u aan bij uw Gmail-account om toegang toe te staan, en als u klaar bent, drukt u op Doorgaan.
5. Kies de map waarop u dit wilt toepassen. Meestal is het voldoende om de autoresponder naar uw inbox te sturen. Als u echter een filter heeft waarbij nieuwe e-mails rechtstreeks naar verschillende labels gaan, wilt u deze misschien ook kiezen. De standaardoptie is voor alle e-mails. druk op Doorgaan.
6. druk op Testtrigger om te controleren of de verbinding werkt en Doorgaan.

Een filter toepassen

Vervolgens moet je ervoor zorgen dat Zapier niet het antwoord op elke nieuwe e-mail verzendt, maar alleen op de e-mail die op een specifieke datum is verzonden. EEN Filter helpt om dit op te zetten.

1. Onder Actie, Kiezen Filter.
2. Onder Ga alleen verder als..., kies uit de vervolgkeuzemenu's Datum>(tekst) begint met en schrijf op het laatste vakje de drie letters van de dag waarop u het wilt verzenden. In ons voorbeeld zetten we za of zo, inclusief het hele weekend.
3. Nadat de software het filter heeft getest, drukt u op Dichtbij, en dan de + om de actie toe te voegen.

Stel uw antwoordapparaat in

Tijd om eindelijk je e-mailresponder in te stellen en deze baby aan het werk te krijgen.

1. Kies Gmail weer als jouw App-evenement.
2. Kiezen Verzonden e-mail als jouw Actiegebeurtenis en druk op Doorgaan.
3. Aangezien u al bent aangemeld bij uw account, hoeft u het nu alleen nog maar uit het menu te kiezen en verder te gaan.
4. Op dit scherm kunt u uw e-mail naar wens aanpassen. De twee velden die vereist zijn, zijn: Onderwerp en Lichaam. We hebben ook onze reguliere handtekening toegevoegd om er professioneler uit te zien.
5. Nogmaals, nadat je hebt geslagen Doorgaan, mag je de e-mail testen om er zeker van te zijn dat deze er goed uitziet in Gmail. Controleer je Verzonden map om te zien of u het goedkeurt.
6. Als u tevreden bent met het resultaat, klikt u op Zet Zap aan.

Leer genieten van automatisering

De optie om een ​​terugkerend out-of-office-bericht te sturen kan erg handig zijn voor freelancers en kleine bedrijven. U wilt niet gebonden zijn aan uw computer, en dit helpt ervoor te zorgen dat uw klanten op een bepaald moment contact met hen opnemen.

Met deze twee apps kunt u ook andere processen en e-mails automatiseren, om uw leven op de lange termijn gemakkelijker te maken. Je zult er snel achter komen dat als je eenmaal automatisering hebt geprobeerd, het gemakkelijk is om verslaafd te raken.

De beste automatiseringstools om freelancers hun tijd te laten terugwinnen

Lees volgende

Over de auteur