Outlook-taken vs. Microsoft To Do: wat is beter?

Microsoft heeft twee taakbeheer-apps. Microsoft To Do is vooraf geïnstalleerd op Windows-computers en is ook online beschikbaar. De e-mail- en agendaclient, Outlook, bevat ook een robuuste taakfunctie.

Maar wat is beter voor het beheren van uw takenlijst? De concurrentie is dichterbij dan je zou denken. Dit artikel vergelijkt Microsoft To Do en Microsoft Outlook als taakbeheer-apps om erachter te komen welke de betere keuze is.

Meest toegankelijk

To Do, voorheen Wunderlist, is een gratis app die bij Windows 10 en 11 wordt geleverd. U kunt Microsoft To Do ook openen in uw browser. Voor Outlook, is de taakfunctie alleen beschikbaar in de premium desktop-app. In de gratis webversie integreert het in plaats daarvan met To Do.

Voor een handicap zijn beide vriendelijk voor Ingebouwde schermlezers van Windows. De tekst en pictogrammen van Outlook zijn kleiner. Dit kan frustrerend zijn voor mensen met visuele beperkingen of behendigheidsproblemen. Maar u kunt ze vergroten in de Windows-instellingen.

De standaardwaarden van To Do zijn duidelijker en groter. Het gebruik van kleur en afbeeldingen over tekst maakt het ook gemakkelijker om te focussen. Een mooi voordeel voor mensen met psychische problemen die de aandacht beïnvloeden. De vereenvoudigde menu's maken de schermlezernavigatie ook sneller, omdat er minder te doorlopen is.

Beide apps hebben gratis mobiele versies voor Android en iOS. De apps zijn hetzelfde in termen van toegankelijkheid en bevatten veel van dezelfde functies als de desktopversies. Beide apps bevatten ook homepage-widgets voor snelle toegang.

Maar het aspect Taken ontbreekt in de app-versie van Outlook. Alle items die in Taken zijn gemaakt, worden als gebeurtenissen naar de agenda gekopieerd. U kunt deze agendagebeurtenissen bekijken in de Outlook-app, maar u kunt geen voortgangsrapporten of andere taakspecifieke functies gebruiken.

Voor gebruiksgemak heeft de lay-out van Outlook veel opties en menu's met meerdere lagen. To Do is veel gemakkelijker te leren en te beheren. Het gestroomlijnde ontwerp en de vereenvoudigde functies zijn gemakkelijk te navigeren. Zelfs voor een beginnende computergebruiker is het eenvoudig.

Winnaar: Te doen

Het beste voor groepsprojecten

Outlook is een sterke samenwerkingstool voor projectbeheer. Het integreert met Outlook Agenda en Outlook Mail. Dit maakt het toewijzen van contacten en het plannen van werk eenvoudig.

Je krijgt ook veel details over de voortgang van elke taak. U kunt bijhouden op gewerkte uren, voltooid percentage en statussen zoals 'wacht op iemand anders'. Als u de taak met slechts één andere persoon deelt, wordt u op de hoogte gehouden van de wijzigingen van die persoon.

Met Outlook kunt u ook taakverzoeken verzenden. Dit is wanneer u een contact e-mailt met het verzoek om een ​​taak te starten en deze automatisch hieraan toe te wijzen. Naar uw keuze kunt u een kopie van de taak bewaren en een update krijgen wanneer deze aan het einde als voltooid is gemarkeerd.

Ten slotte heeft Outlook een snelknop om statusrapporten te verzenden. Deze vatten de statusinstellingen van de taak samen in een e-mail. U kunt deze e-mail rechtstreeks vanuit het taakvenster verzenden en eventuele extra notities toevoegen.

To Do heeft ook een aantal goede samenwerkingstools. U kunt anderen aan een taak toewijzen via een deelbare link. U kunt de toegang tot een gemaakte lijst delen, of alleen tot een specifieke taak. Dit maakt het gemakkelijk om de toegang te controleren.

Als de mensen met wie je wilt delen in je contactenlijst staan, is het nog eenvoudiger. Wanneer u een lijst deelt, genereert To Do een lijst met uw Windows Mail-contacten. U kunt ook contacten zoeken vanuit OneNote.

To Do heeft ook een voordeel voor complexe projecten. Hiermee kunt u een taak opsplitsen in stappen. Dit kan de motivatie verbeteren en de taak beter uitvoerbaar maken. Outlook-taken bevat geen functie Stappen.

Winnaar: Outlook-taken

De beste organisatie

De Taken-functie van Microsoft Outlook wordt heel specifiek met zijn organisatie. Of dat een goede zaak is of niet, hangt af van hoe je werkt. Outlook Tasks ondersteunt mappen met submappen en geautomatiseerde sorteersystemen. To Do heeft een eenvoudiger benadering.

In Outlook kunt u Regels gebruiken om bepaalde e-mails of agenda-afspraken naar een specifieke Taken-map te sturen. Hiermee kunt u ook specifieke prioriteitsniveaus instellen. U kunt taken ook een kleurcode geven met Categorieën.

To Do biedt dezelfde functies als Outlook, maar vereenvoudigt ze. To Do heeft mappen, maar geen submappen. Het laat je prioriteit markeren, maar is beperkt tot een binair systeem: items met een ster zijn belangrijk, items zonder zijn dat niet.

To Do ondersteunt ook categorieën in de vorm van doorzoekbare hashtags. Door ergens in een taak een hashtag toe te voegen, ontstaat een categorie met dezelfde naam. De beste functie van To Do, die Outlook niet heeft, is de Mijn dag functie.

My Day is een slimme map in Microsoft To Do. Het is een eendaagse agenda die u handmatig kunt invullen of kunt kiezen uit de suggesties van To Do. De suggesties zijn gericht op taken die binnenkort moeten worden uitgevoerd, als belangrijk zijn gemarkeerd of die u al een tijdje niet hebt aangeraakt.

Deze slimme agenda haalt To Do vooruit boven Outlook-taken, maar het komt heel dichtbij. Als je het extra detailniveau wilt of nodig hebt, gebruik dan Outlook.

Winnaar: Te doen

De beste aanpassing

Met zowel To Do als Outlook kunt u bestanden bijvoegen en de taak aan een e-mail koppelen. In Taken moet u de e-mail markeren en vervolgens de taak verplaatsen van Gemarkeerde e-mails naar de gewenste lijst. Met beide kunt u ook tekstnotities aan de taak toevoegen en mediabestanden aan de taak toevoegen.

Alleen in Outlook kunt u RTF-opmaak en afbeeldingen gebruiken in de taakbeschrijving. Maar deze ontwerpelementen zijn esthetisch, dus het kan tijdverspilling zijn om ze aan elke taak toe te voegen. Bovendien moet u op de taak klikken om ze te zien.

Bestanden bijvoegen is handiger. Alleen in Outlook kun je taken aan elkaar koppelen. Dit doe je met de optie Outlook-item bijvoegen. Dit cruciale vermogen om gerelateerde taken te koppelen ontbreekt in To Do.

To Do's maatwerk is vooral esthetisch. U kunt de achtergrondkleur van een lijst selecteren en aangepaste lijsten maken. U kunt ook basissorteerpatronen selecteren, zoals op vervaldatum of op aanmaakdatum.

To Do genereert ook verschillende slimme lijsten, zoals gemarkeerde e-mails en toegewezen aan mij. U kunt deze in- of uitschakelen. Voor degenen die uw taken moeten verfijnen, is Outlook de duidelijke winnaar.

Winnaar: Outlook-taken

De beste productiviteitsapp van Microsoft

Voor persoonlijk gebruik en kleinschalige projecten werkt To Do goed. Maar over het algemeen wint de robuustere lijst met functies van Outlook. Het extra detail ondersteunt een hoger niveau van professionaliteit en de aanpassing op hoog niveau kan niet worden overtroffen.

Vooral als u een complex project beheert, is Microsoft Outlook de beste keuze voor een app voor het beheren van taken.

Microsoft Outlook gebruiken voor projectbeheer

Lees volgende

Over de auteur