De 7 beste tips voor slappe etiquette voor teams op afstand

Slack beschikt over verschillende functies die het tot de favoriete berichten-app op de moderne werkplek hebben gemaakt, waaronder integraties van derden, rich media-ondersteuning en aanpassingsopties, om er maar een paar te noemen.

Het komt echter allemaal neer op hoe u Slack gebruikt. Bij correct gebruik kan Slack een hulpmiddel van onschatbare waarde zijn voor communicatie en samenwerking. Misbruik het, en het wordt de vloek van je bestaan. In dit artikel bespreken we enkele Slack-etiquettetips om de productiviteit van uw team te verhogen.

1. Reageren in discussie

Discussies zijn een geweldige manier om gerelateerde berichten bij elkaar te houden en te voorkomen dat het hoofdkanaal rommelig wordt. Dit is effectief wanneer veel mensen in een kanaal deelnemen aan meerdere discussies die al snel moeilijk te volgen kunnen worden.

Wanneer u in een thread antwoordt, wordt uw bericht genest onder het oorspronkelijke bericht, waardoor het voor uw teamleden gemakkelijker wordt om dat specifieke gesprek te volgen.

U hoeft alleen maar op de "Reageren in topic”-pictogram in de rechterbovenhoek van het bericht waarop u wilt reageren.

2. Breng uw punt over in één bericht

Bedenk dat elke keer dat u een direct bericht naar uw collega's stuurt, zij een melding ontvangen, wat storend kan zijn. Het scheiden van uw gedachten in verschillende berichten leidt tot meerdere meldingen en resulteert in: contextwisseling en verminderde productiviteit.

Bijvoorbeeld, het verzenden van "hallo" gevolgd door "wat is er?" dan betekent "hoop dat het goed met je gaat" je collega op afstand krijgt drie kansen om afgeleid te worden van hun werk terwijl ze wachten tot u uw. typt bericht.

Een betere manier om dit te doen, is door uw punt in één direct bericht te typen en het allemaal tegelijk te verzenden. Probeer beknopt te zijn in uw berichten om verwarring of heen en weer uitwisselingen te voorkomen. U kunt opsommingstekens en cijfers gebruiken om uw bericht te ordenen als het te lang is.

Zo krijgt je collega één melding en kan hij in één keer reageren, in plaats van meerdere keren te moeten stoppen met wat ze aan het doen zijn om je berichten te beantwoorden.

3. Houd rekening met tijdzones

Productief werken met een team verspreid over verschillende tijdzones kan lastig zijn. Als het op berichten aankomt, moet u er rekening mee houden wanneer mensen beschikbaar zijn om hen tijdens hun vrije uren niet te storen.

Probeer over het algemeen mensen buiten hun werkuren niet te berichten, tenzij het nodig is. Gelukkig kun je je meldingsschema op Slack aanpassen.

Om uw meldingsschema in te stellen, klikt u op uw profielfoto in de rechterbovenhoek van de Slack-interface en selecteert u vervolgens Voorkeuren > Meldingen. Van daaruit kunt u de uren kiezen waarop u meldingen wilt ontvangen en zelfs instellen "Niet storen” uur.

Daarnaast kun je berichten inplannen voor later (tijdens de werkuren van je collega). Dit is een meer praktische manier om een ​​externe collega die niet bereikbaar is een bericht te sturen. Nadat u in het berichtveld hebt getypt, klikt u op het pijlpictogram naast de Verzendknop en kies wanneer u het bericht wilt verzenden.

4. Geef kanalen de juiste naam en voeg beschrijvingen toe

Door kanalen een naam te geven en beschrijvingen toe te voegen, blijft alles overzichtelijk en kunnen mensen gemakkelijker het juiste kanaal voor hun behoeften vinden. Het toevoegen van een beschrijving is vooral handig in grotere organisaties met meerdere kanalen met vergelijkbare namen.

Om een ​​kanaal een naam te geven of een beschrijving toe te voegen, klikt u op de naam van het kanaal en selecteert u "Kanaaldetails ophalen.” Als je dit eenmaal hebt gedaan, is het van vitaal belang dat iedereen elk kanaal gebruikt voor het beoogde doel om verwarring te voorkomen. U moet uw aankondigingskanaal bijvoorbeeld gebruiken voor zaken als bedrijfsupdates, in plaats van het te gebruiken voor: waterkoeler chatten.

5. Zet belangrijke berichten vast in kanalen

Berichten vastzetten is een geweldige manier om belangrijke informatie bovenaan een kanaal te houden. Dit is vooral handig als uw collega's moeten verwijzen naar een eerder bericht in kanalen met veel verkeer, waar nieuwe berichten snel oudere berichten kunnen pushen.

Om dit te bereiken, klikt u op de pictogram met drie stippen naast het bericht en selecteer "Vastmaken aan kanaal.” Je kunt ook een bladwijzer toevoegen voor links die je voor later wilt bewaren of waarvan je denkt dat andere mensen in het kanaal dit nuttig kunnen vinden. Het enige dat u hoeft te doen, is klikken op "Een bladwijzer toevoegen" in de linkerbovenhoek van het kanaal.

6. Gebruik @channel en @here op de juiste manier

De @kanaal en @hier vermeldingen zijn geweldig om de aandacht van mensen te trekken, maar je moet ze met mate gebruiken. Elke keer dat u de "@”-symbool, waarschuwt het bepaalde mensen, die bij overmatig gebruik snel vervelend en afleidend kunnen worden. Bovendien kan het ook zijn effectiviteit verliezen als mensen er immuun voor worden.

Daarom is het essentieel om deze vermeldingen verstandig te gebruiken en alleen wanneer dat nodig is.

Let daar op @kanaal zal iedereen in het kanaal op de hoogte stellen (inclusief mensen die op dat moment niet actief zijn), terwijl @hier zal alleen mensen die actief zijn in Slack op de hoogte stellen.

Dat gezegd hebbende, je kunt gebruiken @kanaal wanneer u ervoor moet zorgen dat iedereen uw bericht ziet, zoals een cruciale bedrijfsbrede aankondiging. Aan de andere kant zou je kunnen gebruiken @hier wanneer u snel feedback moet krijgen over iets dat niet noodzakelijk de aandacht van iedereen vereist.

7. Gebruik Slack niet voor projectbeheer

Hoewel Slack een platform met veel functies is waarmee u veel dingen kunt doen, verdient het de voorkeur om speciale projectbeheertools te gebruiken om uw taken te beheren.

Slack is een effectief hulpmiddel voor interne communicatie, maar er zijn betere opties om uw projecten te beheren. Slack gebruiken om uw projecten te beheren kan snel overweldigend en uitdagend worden om bij te houden.

asana en Trello zijn geweldige alternatieven die meer functies en functionaliteit bieden voor projectbeheer. Bovendien integreren ze naadloos met Slack.

Een productieve en collaboratieve werkruimte creëren met Slack

Soms kan het aannemen van onuitgesproken of ongeschreven regels tot problemen leiden. Door vanaf het begin de tijd te nemen om enkele best practices van Slack vast te stellen, kunt u uzelf later veel kopzorgen besparen.

De bovenstaande tips kunnen een basis zijn die u kunt gebruiken om uw Slack-etiquette op uw organisatie af te stemmen en het meeste uit deze krachtige communicatietool te halen.

De 8 beste ideeën voor slappe teambuilding voor teams op afstand

Lees volgende

Over de auteur