Gegevensvalidatie gebruiken in Google Spreadsheets

Als u de kans op fouten in uw Google Spreadsheets-spreadsheet wilt verkleinen door alleen geldige gegevens te accepteren, is gegevensvalidatie precies wat u zoekt. Met gegevensvalidatie kunt u Google Spreadsheets instrueren om alleen een specifieke soort of bereik van gegevens voor cellen te accepteren, of om de gebruiker te waarschuwen wanneer deze ongeldige gegevens invoert.

Gegevensvalidatie is eenvoudig te gebruiken, maar het vereist een goed begrip van de concepten om correct te gebruiken. Lees verder om erachter te komen wat gegevensvalidatie is en hoe u het in Google Spreadsheets kunt gebruiken om uw spreadsheets te verbeteren.

Wat is gegevensvalidatie in Google Spreadsheets?

Gegevensvalidatie is een functie van Google Spreadsheets waarmee u het soort invoer dat uw gebruikers in specifieke cellen kunnen invoeren, kunt beperken. U kunt gegevensvalidatie gebruiken om de gebruiker een waarschuwing te geven wanneer deze ongeldige gegevens invoert, of om de ongeldige gegevens helemaal te weigeren.

Met behulp van gegevensvalidatie kunt u spreadsheets verbeteren die bedoeld zijn voor gebruik door anderen. U kunt limieten stellen aan de waarde die ze kunnen invoeren, of bijvoorbeeld een vervolgkeuzelijst maken met items waaruit ze kunnen kiezen. Uiteindelijk kunt u ook een aangepaste formule invoeren als criteria voor gegevensvalidatie. Op deze manier zal Google Spreadsheets de waarde afwijzen als deze niet voldoet aan de aangepaste vergelijking.

Gegevensvalidatie gebruiken in Google Spreadsheets

Gegevensvalidatie is eenvoudig te bedienen in Google Spreadsheets. De basisstappen voor het gebruik van gegevensvalidatie zijn als volgt:

1. Selecteer de cel of het celbereik waarvoor u gegevensvalidatie wilt gebruiken.
2. Ga naar de Gegevens menu en selecteer vervolgens Gegevensvalidatie.
3. Voer uw criteria in.
4. Klik Opslaan.

Voordat we verder gaan met voorbeelden waarin we gegevensvalidatie implementeren, laten we eerst de elementen van gegevensvalidatie nader bekijken.

• celbereik: Dit is het bereik waar de invoergegevens door de gegevensvalidatiecriteria gaan. Dit kan een enkele cel zijn of een reeks cellen.
• criteria: Dit zijn de criteria waarbij je aangeeft wat voor soort gegevens geldig zijn. Het geldige gegevenstype kan getal, tekst, datum, lijst, selectievakje of aangepaste formule zijn.
• Op ongeldige gegevens: dit geeft de reactie van Google Spreadsheets aan op ongeldige gegevens. U kunt ervoor kiezen om de ongeldige gegevens door te laten en een waarschuwing weer te geven, of om de ongeldige gegevens te weigeren en een waarschuwing weer te geven.
• Verschijning: Hier kunt u de validatie-helptekst invoeren. Deze tekst verschijnt wanneer de gebruiker ongeldige gegevens in een cel invoert.

Nu u weet wat het instellen van gegevensvalidatie inhoudt, gaan we aan de hand van een aantal voorbeelden eens kijken naar gegevensvalidatie in actie.

Gegevensvalidatie Voorbeeld 1: Een getalwaardelimiet instellen

In dit voorbeeld hebben we een voorbeeldspreadsheet die is ontworpen om informatie te verzamelen over welke boeken de gebruiker het leukst vond. De spreadsheet bevat een kolom met de namen van de boeken en een andere kolom die wacht op de invoer van de gebruiker. De gebruiker wordt verondersteld elk boek op 10 te beoordelen.

Aangezien de beoordeling op een schaal van 10 staat en we geen tijd hebben om elke invoer te controleren, is het doel om de waarden die de gebruiker kan invoeren te beperken tot 1-10. De gebruiker mag een boek geen beoordeling lager dan 1 of hoger dan 10 geven. Dit vraagt ​​om gegevensvalidatie.

1. Selecteer de cellen waarop u gegevensvalidatie wilt toepassen. Dat zullen cellen zijn B2 tot B7 in dit voorbeeld.
2. Ga naar de Gegevens menu en selecteer Gegevensvalidatie. Hierdoor wordt het venster Gegevensvalidatie geopend.
3. Voor criteria, selecteer Nummer en tussen.
4. Voer de nummerlimiet van uw keuze in. Voor dit voorbeeld gaan we 1 en 10 invoeren.
5. Controleren Invoer weigeren. Hierdoor wordt de gebruiker gedwongen geldige gegevens in te voeren.
6. Controleren Help-tekst voor validatie weergeven.
7. Voer een validatie-helptekst in om de gebruiker te laten weten wat voor soort gegevens er worden verwacht.
8. Klik Opslaan.

Nu is uw tabel klaar voor de gebruikersgegevens. Probeer als test een van de boeken te beoordelen met een waarde hoger dan 10 of lager dan 1. U zou een foutmelding moeten krijgen en uw gegevens zouden moeten worden afgewezen. Als u nu een waarde tussen 1 en 10 invoert, wordt de invoer geaccepteerd. Het is als een uurwerk!

Gegevensvalidatie Voorbeeld 2: Een vervolgkeuzelijst maken

Een van de populaire toepassingen van gegevensvalidatie is het maken van vervolgkeuzelijsten in Google Spreadsheets. U kunt een vervolgkeuzelijst maken om de gebruiker een keuze te geven tussen items die u als geldige gegevens hebt aangemerkt.

In dit voorbeeld hebben we de naam van enkele studenten in een spreadsheet en het doel is om een ​​vervolgkeuzelijst te maken waar de gebruiker zijn hoofdvak kan kiezen.

1. Selecteer de cellen waar u een vervolgkeuzelijst wilt hebben. Dat zullen cellen zijn B2 tot B7 in dit voorbeeld.
2. Ga naar de Gegevens menu en selecteer Gegevensvalidatie. Het menu Gegevensvalidatie wordt geopend.
3. Selecteer in criteria Lijst van items.
4. Voer in het tekstvak de lijst met items in. U kunt de items scheiden met een komma (,). Voor dit voorbeeld hebben we de onderstaande items ingevoerd:

   Geneeskunde, Farmacie, Biologie, Toegepaste Wiskunde

5. Controleren Toon vervolgkeuzelijst in cel.
6. Controleren Invoer weigeren.
7. Controleren Help-tekst voor validatie weergeven.
8. Voer een validatie-helptekst in.
9. Klik Opslaan.

U ziet een kleine pijl in elke cel. U kunt nu op de cellen klikken om uit een vervolgkeuzelijst te kiezen. Als u een waarde probeert in te voeren die niet in de lijst staat, wordt uw waarde afgewezen. U kunt echter nog steeds de items uit de lijst typen.

Als je opsommingstekens wilt toevoegen aan de items in je lijst, lees dan ons artikel over opsommingstekens toevoegen in Google Spreadsheets.

Gegevensvalidatie Voorbeeld 3: Een tekstlengtelimiet instellen

U kunt gegevensvalidatie met aangepaste formules gebruiken om allerlei dingen in Google Spreadsheets te bereiken. Met aangepaste formules kunt u criteria instellen die niet voorkomen in een van de criteriatypen die zijn ingebouwd in gegevensvalidatie in Google Spreadsheets.

Laten we als voorbeeld een cel maken waarin slechts 5 tekens of minder zijn toegestaan. We gaan dit doen met behulp van datavalidatie.

1. Selecteer de cel. Dat zal zijn D1 in dit voorbeeld.
2. Ga naar Gegevens en selecteer vervolgens Gegevensvalidatie.
3. Selecteer in criteria Aangepaste formule.
4. Voer voor een aangepaste formule de onderstaande formule in:

   =LENGTE(D1)<5

   Deze formule gebruikt de LEN-functie om de tekens in de cel te tellen en retourneert true als de lengte minder dan 5 tekens is.
5. Controleren Invoer weigeren.
6. Klik Opslaan.

Als u nu een naam invoert die meer dan 5 tekens lang is, zal Google Spreadsheets deze afwijzen en moet u het opnieuw proberen. U kunt de autofill-functie om deze gegevensvalidatie op andere cellen toe te passen.

Valideer uw gegevens met Google Spreadsheets

Gegevensvalidatie is een hulpmiddel waarmee u kunt beperken wat u of een andere gebruiker in specifieke cellen kan invoeren. Op deze manier kan gegevensvalidatie nuttig zijn bij het maken van enquêtes om alleen geldige gegevens te accepteren, of in uw eigen spreadsheets om de nauwkeurigheid te vergroten.

Er zijn veel soorten criteria die u kunt instellen met behulp van gegevensvalidatie in Google Spreadsheets, en als de gegevens type dat u wilt, is niet ingebouwd in gegevensvalidatie in Google Spreadsheets, u kunt criteria instellen met een aangepaste formule. Nu weet u hoe u gegevensvalidatie in Google Spreadsheets kunt gebruiken. U kunt er zeker van zijn dat minder ongeldige gegevens uw analyse eenvoudiger en nauwkeuriger zullen maken!

De 8 beste manieren om Google Spreadsheets als een professional te gebruiken

Lees volgende

Over de auteur