7 manieren om uw e-mailverslaving te overwinnen en de productiviteit te verhogen

Je e-mailinbox is een van de meest verraderlijke tijdzuigers van je dag. Zelfs als je weet dat je geen berichten hebt ontvangen (omdat je het net hebt gecontroleerd), kun je de drang niet weerstaan ​​om te vernieuwen en te kijken of er iets nieuws is binnengekomen.

Hoewel deze obsessieve gewoonte om je inbox te controleren soms onschuldig en zelfs noodzakelijk lijkt, is het net als elke andere verslaving; het kan uw welzijn en productiviteit negatief beïnvloeden. Dit artikel geeft enkele tips om je te helpen ontsnappen uit je inbox.

1. Batch uw e-mailactiviteit

In plaats van jezelf ten prooi te laten vallen aan de sirene-oproep van je e-mailinbox en uiteindelijk een hersenloze blader door uw berichten, neem de controle over uw focus en tijd terug door uw e-mailactiviteit te batchen.

Taakgroepering is een praktische en effectieve tijdmanagementtechniek die u voor vrijwel elke taak kunt gebruiken, inclusief het controleren, lezen en beantwoorden van e-mails. Het basisidee is om specifieke tijdsblokken in te plannen voor soortgelijke activiteiten, in dit geval alles wat met e-mail te maken heeft. Dus in plaats van om de paar minuten (of uren, als je geluk hebt) je inbox te controleren, stel je een paar keer, idealiter een of twee keer, gedurende de dag in om berichten te controleren en erop te reageren.

Met deze aanpak kunt u zich concentreren op uw vitale taken van de dag en kunt u doelgerichter worden met uw e-mailgebruik. Als je wat hulp nodig hebt om aan de slag te gaan, probeer dan een e-mailapp zoals Boemerang. Deze tool beschikt over verschillende functies om uw e-mailervaring te vereenvoudigen, maar de meest relevante voor deze discussie is: Postvak IN Pauze, waarmee u inkomende berichten kunt pauzeren en kunt plannen wanneer u ze in uw inbox wilt laten bezorgen.

2. Afmelden voor onnodige e-mails

Niet alle e-mailpings zijn gelijk. In feite zijn de meeste gewoon lawaai dat je alleen maar afleidt van belangrijkere berichten en je beste werk doet.

Een manier om uw e-mailverslaving te temmen, is door het aantal e-mails dat u ontvangt in de eerste plaats te verminderen door u af te melden voor onnodige e-maillijsten.

Moet u echt updates ontvangen van die nieuwsbrief waarop u zich jaren geleden hebt geabonneerd? Of wat dacht je van die promotionele e-mails van bedrijven waarvan je niet eens meer weet dat je je hebt aangemeld?

Als je niet meer weet waarom je een e-mail ontvangt, is de kans groot dat deze je niet van dienst is, dus klik op afmelden en ruim je inbox op om overbelasting van e-mail verminderen. U kunt tools gebruiken zoals: Uitrollen. Mij als je hulp nodig hebt bij het afmelden van meerdere e-maillijsten tegelijk.

3. Vermijd 's ochtends je inbox te controleren

Aangezien u uw telefoon waarschijnlijk als wekker gebruikt, is het maar al te gemakkelijk om over de kop te gaan en 's ochtends meteen uw e-mail te controleren. Uw e-mailinbox controleren voordat u gaat slapen of 's ochtends vroeg is echter een smartphone-gewoonte die je productiviteit verpest en voedt je e-mailverslaving.

Ochtendrituelen zetten de toon voor je hele dag, dus in plaats van je ochtend in reactieve modus te beginnen door berichten controleren en erop reageren, de intentie voor uw dag bepalen door dingen te doen die uw welzijn. Creëer een productieve ochtendroutine die u in staat stelt om uw dag op uw voorwaarden te beginnen.

4. Schakel waarschuwingen en meldingsbadges uit

Over in reactieve modus gesproken, e-mailwaarschuwingen en meldingsbadges zijn een trefzekere manier om conditioneer je hersenen om constant op zoek te gaan naar nieuwe berichten, vergelijkbaar met de honden van Pavlov die kwijlen bij het geluid van een bel.

Deze meldingen zijn bedoeld om uw aandacht te trekken en een Pavloviaanse reactie van dwangmatig controleren op gang te brengen. Hoewel u niet kunt bepalen wanneer mensen u e-mails sturen, kunt u wel bepalen hoe uw apparaten u op de hoogte stellen van nieuwe berichten. Dat gezegd hebbende, neem de tijd om uw e-mailmeldingen aan uw behoeften aan te passen en uw gezond verstand te bewaren.

5. Organiseer uw Postvak IN met behulp van labels

Door uw e-mailinbox te ordenen, kunt u de controle over uw e-mail krijgen, in plaats van u te laten beheersen. Door vergelijkbare e-mails groeperen met behulp van labels, kunt u gemakkelijk de berichten vinden die u nodig hebt zonder door een eindeloze lijst met berichten te hoeven scrollen.

Dit systeem maakt het ook gemakkelijker om uw e-mails te triage, zodat u alle onbelangrijke berichten snel kunt scannen en verwijderen. Door kleuren op je Gmail-labels te gebruiken, is het ook gemakkelijker om verschillende soorten berichten in één oogopslag visueel te scheiden.

U kunt uw e-mailverslaving in bedwang houden door andere communicatiehulpmiddelen te gebruiken, vooral als u op een externe werkplek werkt die doorgaans sterk afhankelijk is van virtuele communicatie.

Slack is bijvoorbeeld een uitstekende tool voor realtime berichten en samenwerking met je team, terwijl apps zoals Twist omarmen asynchrone communicatie, waardoor je de vrijheid hebt om zelf op berichten te reageren tijd.

Het is echter mogelijk dat u niet volledig aan e-mail kunt ontsnappen, omdat het nog steeds zijn eigen unieke voordelen heeft. Maar u kunt gebruikmaken van apps zoals Spike om uw e-mailervaring en productiviteit te verbeteren. Met deze tool kunt u al uw berichten van verschillende e-mailaccounts op één plek consolideren, evenals berichten sorteren, zoeken en plannen.

7. Neem een ​​pauze

In de meest ernstige gevallen van e-mailverslaving moet u mogelijk helemaal uit uw inbox stappen en een pauze nemen van e-mail. Dit kan een uitdaging zijn als u voor uw werk afhankelijk bent van e-mail, maar het kan nodig zijn om u te helpen uw verslaving te doorbreken.

Als u echter niet volledig van e-mail kunt afstappen, kunt u deze van al uw persoonlijke apparaten verwijderen en alleen controleren vanaf uw werk-uitgegeven apparaten. Hierdoor kun je een duidelijke grens trekken tussen je werk en privéleven en ontsnap je aan de "always-on" verwachtingen van de moderne werkplek.

Doorbreek uw e-mailverslaving om uw welzijn en productiviteit te verbeteren

We leven in een tijd waarin communicatie direct, constant en altijd binnen handbereik is. Hoewel dit met mate een goede zaak kan zijn, kan het ook leiden tot e-mailverslaving en alle nadelige effecten die daarmee gepaard gaan.

Idealiter zou uw e-mailinbox moeten dienen als een middel voor een productiever doel, in plaats van een constante bron van stress. Dus als u het grootste deel van uw tijd in uw inbox doorbrengt, is het tijd om een ​​stap terug te doen, uw relatie met e-mail opnieuw te evalueren en enkele wijzigingen aan te brengen. Gebruik de bovenstaande tips en apps om je e-mailverslaving te doorbreken en de controle over je dag terug te krijgen.

6 tips om mensen uw e-mails te laten openen en lezen

Lees volgende

Over de auteur