Of je nu manager bent, een leidende rol in je bedrijf hebt of aan een project werkt, de kans is groot dat je teamvergaderingen moet faciliteren. Een groot pluspunt hierbij is dat u uw eigen bijeenkomst kunt organiseren zoals u dat wilt.
Toch zijn er enkele grote verschillen tussen face-to-face en remote meetings, die hun doeltreffendheid kunnen maken of breken. Hier bekijken we enkele problemen met het faciliteren van teamvergaderingen op afstand en hoe u deze kunt overwinnen om er een effectief te houden.
Voor- en nadelen van het op afstand faciliteren van vergaderingen
Videoconferentie-apps zoals Google Meet, Zoom en Microsoft Teams hebben het online houden van vergaderingen erg populair gemaakt. Met een druk op de knop ben je klaar om te gaan. Er zijn veel voordelen aan het virtueel houden van teamvergaderingen, waaronder:
- Gemakkelijke toegang tot digitaal materiaal dat u moet delen.
- Mogelijkheid om sessies op te nemen.
- Tijdsoverwegingen voor reizen zijn niet vereist.
- Geen problemen met het boeken van zalen voor vergaderingen.
- Je kunt collega's en externe belanghebbenden van over de hele wereld ontmoeten.
En veel meer. Er zijn echter ook enkele barrières bij deze methode, die de productiviteit kunnen belemmeren. Enkele voorbeelden kunnen zijn:
- Technische problemen met audio en video.
- Vermoeidheid bij videoconferenties.
- Communicatieproblemen als er veel aanwezigen zijn.
- Vertraagd of gebrek aan reactievermogen van het team als gevolg van normale visuele en auditieve vertraging.
- Verstoring van visuele signalen en lichaamstaal.
Er zijn enkele aspecten van face-to-face gesprekken die gewoon niet virtueel kunnen worden gerepliceerd. Het goede nieuws is dat je deze ervaring kunt optimaliseren met een paar effectieve tips en trucs.
1. Organische discussies maken met een agenda
Het hebben van een plan voor elke teamvergadering is een must, ongeacht hoe het wordt afgeleverd. Een agenda is gewoon een gestructureerd overzicht van wat er besproken moet worden. Over het algemeen worden deze vóór de sessie met uw deelnemers gedeeld. Dit kan via e-mail, of met apps zoals Google Workspace kunt u neem de agenda op in uw agenda-uitnodiging.
Maar om een effectieve vergadering op afstand te houden, moet u voorkomen dat u updates en herinneringen voor iedereen opgeeft. In plaats daarvan moet uw agenda boeiend zijn en discussie uitlokken. Hier zijn enkele ideeën:
- Maak tijd voor een team check-in die niet gerelateerd is aan het werk.
- Begin met een open discussieonderwerp waarvan u weet dat uw team er een mening over zal hebben.
- Voeg alleen punten toe waarop u wilt dat mensen reageren.
- Houd de agenda kort (mensen kunnen zich maar een beperkte tijd concentreren).
Je hoeft deze dingen niet elke keer te doen, maar ze zullen zeker organische conversaties aanmoedigen naarmate je ze vaker doet.
2. Break Out Rooms gebruiken
Meestal draaien teamvergaderingen om een specifieke agenda en zijn ze gericht op het samenbrengen van het team als geheel. Toch is het verfrissend om deze tradities soms te doorbreken en iets nieuws te proberen.
Zoom, Microsoft Teams en Google Meet hebben allemaal de mogelijkheid om brainstormruimten te maken. Dit zijn mini-vergaderruimtes binnen een vergadering, zodat je team in kleinere groepen zaken kan bespreken.
Dit is handig als je een groter team hebt, of met meerdere teams tegelijk vergadert. Het lost ook het eerder genoemde probleem op dat collega's communicatieproblemen hebben als er veel aanwezigen zijn.
Breakout rooms zijn niet altijd geschikt, bijvoorbeeld als je minder teamleden hebt. Je moet er ook voor zorgen dat elke discussie die plaatsvindt nodig is, in plaats van alleen maar om de tijd te vullen. Zodra iedereen is teruggekeerd naar de hoofdvergaderruimte, bent u vrij om feedback te vragen op de discussies van uw collega's. Dit is zodat u de belangrijkste punten kunt verzamelen en deze verder kunt brengen.
3. Informatie presenteren met Scherm delen
Een moeilijkheid bij het op afstand delen van informatie is dat mensen soms gewoon niet begrijpen wat je zegt. Daarom, in plaats van uw team te vertellen wat het moet doen, waarom zou u het ze dan niet laten zien? Het delen van uw scherm in apps voor videoconferenties heeft tal van voordelen, waaronder:
- Geeft een visueel beeld aan uw team.
- rekeningen voor verschillende leerstijlen.
- Geeft uw team de kans om processen te observeren.
- Voegt een extra informatielaag toe, naast een auditieve uitleg.
Dit betekent echter niet dat u uw agenda gewoon op het scherm moet delen, aangezien het onwaarschijnlijk is dat dit de aandacht van uw team trekt. Overweeg in plaats daarvan welke agendapunten nadere toelichting behoeven of begeleidend bewijsmateriaal nodig hebben. Enkele voorbeelden kunnen zijn:
- Als je merkt dat je personeel een taak niet goed uitvoert, laat ze dan zien hoe ze een specifiek proces moeten volgen.
- Presenteren van data en onderzoek.
- Trainingsmogelijkheden.
4. Wanneer een vergadering organiseren vs. Een e-mail verzenden
Er zijn er talloze geweest uitgevoerde onderzoeken, die concluderen dat buitensporig vergaderen de productiviteit, het welzijn en de motivatie van het personeel schaadt. Hoe vaak heb je een videogesprek bijgewoond dat gewoon een e-mail had kunnen zijn?
Wanneer u een bijeenkomst organiseert, onderbreekt u in wezen de workflow en concentratie van uw team. Om deze reden moet u ervoor zorgen dat de inhoud noodzakelijk is. Videogesprekken moeten worden gereserveerd voor diepgaande discussies, samenwerking en het aanmoedigen van teambetrokkenheid. Dat virtuele vergaderingen gemakkelijk te boeken en bij te wonen zijn, betekent niet dat u erop moet vertrouwen.
Hier zijn enkele gevallen waarin u kunt kiezen voor alternatieven voor videoconferenties:
- Feedback vragen door een Google-formulier verzenden.
- Gebruik een messenger-app of asynchrone communicatie-apps voor teamstatusupdates.
- Stuur een e-mail met recente updates of nieuws (die geen discussie behoeven).
Soms willen uw collega's even een pauze nemen van het typen en in plaats daarvan met mensen praten. Dit is zeker iets om over na te denken, maar verspil dat niet aan vergaderingen waar iedereen op mute staat en naar u luistert.
Effectieve vergaderingen op afstand vereisen planning
Het hosten van vergaderingen via videoconferentie-apps vereist een iets andere planning in vergelijking met face-to-face. De moeilijkheden ontstaan vooral wanneer er geen aandacht is voor de aanwezigen.
Elke vergadering op afstand kan echter effectief zijn met een volledig afgeronde agenda die de tijd productief gebruikt. Dit betekent het onderzoeken van discussieonderwerpen die alle betrokkenen echt interesseren, en simpelweg vasthouden aan wat nodig is. Met de tips die hier worden besproken, heb je tal van praktische manieren om je bijeenkomsten op afstand te organiseren, efficiënt en relevant te houden voor alle betrokkenen.
Zoom-avatars gebruiken voor leuke vergaderingen
Lees volgende
Gerelateerde onderwerpen
- Werk & Carrière
- Afstandswerk
- Vergaderingen
- Samenwerkingsinstrumenten
- Professioneel netwerken
Over de auteur
Shay is freelance schrijver bij MakeUseOf, met een achtergrond in management en coaching. Productiviteit is Shay's spel en tijdens hun downtime genieten ze van gamen, documentaires kijken en wandelen.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren