Hoe te voorkomen dat u dingen op het werk vergeet

Stel je voor: het is maandagochtend. Je hebt een mentale notitie gemaakt van al je taken voor die dag en je bent enthousiast over het behalen van je doelen. Maar tegen de middag ben je de helft van de dingen vergeten die je had moeten doen, waardoor je je gefrustreerd voelt.

Het is een scenario dat we allemaal maar al te goed kennen. Het hebben van een baan betekent vaak dat je een heleboel taken op een dag moet volbrengen. En al die taken proberen te onthouden, kan een klus op zich zijn.

Als je de neiging hebt om dingen op je werk te vergeten, kun je dat veranderen. Dit artikel geeft je een aantal handige tips om te voorkomen dat je dingen op het werk vergeet, zodat je je aan het eind van de dag meer voldaan voelt. Zo blijf je op de hoogte van wat je moet doen:

1. Checklists gebruiken

Maak checklists voor uw terugkerende taken en voor eenmalige taken. Gebruik voor terugkerende taken een app waarmee u items kunt aan- en uitvinken om te voorkomen dat u elke keer een lijst maakt.

Maak voor eenmalige taken een handgeschreven lijst en bewaar deze op een zichtbare en gemakkelijk toegankelijke plek op uw bureau. Probeer één notitieblok te gebruiken en gooi alle pagina's met aantekeningen die je hebt gemaakt weg.

2. Maak een takenlijst voor de volgende dag

Takenlijsten zijn niets nieuws, maar de game-changer maakt uw takenlijst de dag voor uw werkdag. Als je 's avonds ontspannen bent, bedenk dan wat je de volgende dag moet doen en noteer dat.

Bonustip: maak een "big five" lijst van je top vijf doelen of taken voor de volgende dag. Markeer of scheid deze taken van de rest van uw lijst, aangezien dit de items zijn waaraan u prioriteit geeft. Zelfs als er iets opkomt, weet je dat je het de taken op die lijst niet moet laten hinderen.

3. Bevestig je takenlijst

Neem voordat je aan het werk gaat de lijst door die je de avond ervoor hebt gemaakt om je gedachten op te frissen over waar je overdag aan gaat werken.

En als u gedurende de dag meer taken op uw bord krijgt, vraag uzelf dan af of de nieuwe taken belangrijker zijn dan een van de items op uw "big five" -lijst. Als dit het geval is, vervangt u die items door de nieuwe taken. Maar als dat niet het geval is, voegt u ze gewoon toe aan de lijst en kunt u ze later bekijken.

4. Gebruik labels (of een ander taggingsysteem) om belangrijke e-mails op te volgen

Het taggen van uw e-mails met labels of categorieën is een slimme manier om de voortgang van uw e-mails bij te houden. Als u meerdere tags aan één e-mail kunt toevoegen, kunt u deze taggen op basis van prioriteit, voortgang en de projecten en teams waartoe het behoort.

Als u bijvoorbeeld aan een taak voor 'Project X' werkt, kunt u vier tags toevoegen aan een e-mail met betrekking tot die taak: het eerste label zou voor het project zijn. Het tweede label is voor het team waarvoor het project is bedoeld. Het derde label geeft aan hoe belangrijk de e-mail is en het vierde label geeft aan dat deze bezig is.

5. Automatiseer wat u kunt

Maak gebruik van technologie om u te helpen dingen op tijd af te krijgen. U kunt bijvoorbeeld: e-mails plannen in Outlook, zodat ze later kunnen worden verzonden. Als je een beheerder van sociale media bent, plan dan al je berichten in een app.

Het automatiseren van taken neemt de druk weg om te onthouden dat je dingen op tijd moet doen, vooral als je meerdere tijdgevoelige taken moet voltooien.

6. Delegeer wat je kunt

Je moet niet alles zelf doen als dat niet nodig is. Je collega's zijn er om je te helpen het gemeenschappelijke doel te bereiken. Maak gebruik van de sterke punten en capaciteiten van uw teamleden om uw last te verlichten door bepaalde taken te delegeren.

Zorg ervoor dat u van tevoren met uw teamleden communiceert om uw prioriteiten voor de dag te consolideren en te beoordelen of zij u kunnen helpen.

7. Herinneringen instellen op uw telefoon of laptop

Een Herinneringen-app is een hulpmiddel van onschatbare waarde voor iedereen die vergeetachtig of druk is. Gebruik het als een extra stap naast je takenlijst. Als je wilt voorkomen dat je meer apps downloadt dan je al hebt, gebruik dan degene waarmee je apparaat is geleverd.

Zolang u met de app die u gebruikt, u eenmalig, dagelijks of wekelijks herinneringen kunt instellen, afhankelijk van uw behoeften. Zorg ervoor dat je een alarm instelt om samen met je herinnering af te gaan, zodat je het niet mist. En als je haast hebt, gebruik dan de functie voor spraakopdrachten van je telefoon om binnen enkele seconden een herinnering in te stellen.

8. Gebruik een app voor het bijhouden van gewoontes

Gebruik voor terugkerende taken een app voor het bijhouden van gewoonten. Gewoonte-tracking-apps helpen om u verantwoordelijk te houden. Ze zijn het beste voor dagelijkse en wekelijkse prioriteiten. Habitica heeft bijvoorbeeld een doelstelling "Gewerkt aan de belangrijkste taak van vandaag".

Voorbeelden van taken die u kunt toevoegen, zijn wekelijkse teambesprekingen, elke ochtend e-mails checken en zelfs tijd vrijmaken voor de lunch. Hoewel dit misschien simpele dingen lijken om te onthouden, is het gemakkelijk om ze te vergeten als je een deadline najaagt.

downloaden: Habitica voor iOS | Google Play (Vrij)

9. Visuele hulpmiddelen instellen

Het is moeilijk om iets te vergeten te doen als je overal heldere plaknotities hebt. Daarom zijn kleurrijke plaknotities een geweldige manier om belangrijke taken in gedachten te houden.

Plak ze op je laptop of agenda. Zet ze op volgorde van belangrijkheid en gebruik altijd dezelfde kleuren voor dezelfde projecten. U kunt zelfs digitaal gaan met de Post-it® Notes-app om te voorkomen dat uw bureau vol staat met een stapel papier.

downloaden: Post-it® voor App Winkel | Google Play (Vrij)

10. Stop met multitasken!

Hoe vaak heb je geprobeerd te veel tegelijk te doen, om vervolgens te vergeten een taak te voltooien? Concentreer je op het voltooien van een taak en ga dan verder met de volgende. Begin eerst met uw grootste prioriteiten en werk vervolgens naar de minst belangrijke taken toe.

Dat zorgt ervoor dat uw belangrijkste taken worden uitgevoerd, zelfs als u geen tijd meer heeft of wordt afgeleid door last-minute meetings en ongeplande telefoontjes.

11. Houd je geest bezig

Geef je hersencellen een middagboost met een snel spel om mentale vermoeidheid te voorkomen. Probeer browsergebaseerde games door simpelweg een nieuw tabblad te openen en te spelen, zoals Wordle, het puzzelspel waarbij je elke dag een ander woord moet raden.

En als je weinig tijd hebt, kun je spelen I/O flipperkast, Google's aangepaste, boeiende flipperkast die een verfrissende draai geeft aan een favoriet uit de kindertijd.

12. Neem een ​​pauze

Neem bewust pauzes om je hoofd leeg te maken en te ontspannen. Gebruik die gelegenheid om uw takenlijst opnieuw te bekijken om te bepalen welke taken u nog moet voltooien.

De tijd nemen om dit in een ontspannen toestand te doen, helpt je om dingen beter te onthouden, in tegenstelling tot wanneer je onder druk staat aan je bureau.

13. Alarmen instellen

Stel eenmalige of terugkerende alarmen in om jezelf eraan te herinneren een pauze te nemen, te bellen of een vergadering bij te wonen. Zorg er wel voor dat je je wekker een paar minuten voordat een taak moet afgaan, afgaat, zodat je je erop kunt voorbereiden.

Als u bijvoorbeeld een vergadering heeft, kunt u uw alarm 15 minuten voor de vergadering instellen, zodat u kunt afronden waar u op dat moment mee bezig bent. Zo voorkom je dat je zenuwachtig wordt als het tijd is om de vergadering bij te wonen.

Wees proactief om te voorkomen dat u dingen op het werk vergeet

De sleutel tot het onthouden van de taken die u moet doen, is om proactief te zijn. De tijd nemen om je voor te bereiden op je dag maakt het verschil.

Of het nu gaat om het opstellen van een takenlijst, het plannen van een e-mail of het instellen van een alarm, als u een paar minuten nodig heeft om alles op orde te krijgen, kunt u uw dag onder controle krijgen. Dat zal je op zijn beurt helpen om dingen op het werk niet meer te vergeten.

Een productief werkschema op afstand maken

Lees volgende