Een karakterreferentie-e-mail schrijven

Solliciteren naar een nieuwe baan of nieuwe kans is zenuwslopend, maar een positieve karakterreferentie vergroot je zelfvertrouwen en kansen om die te krijgen. Doe dus je best om de kandidaat te ondersteunen als je aan het refereren bent.

Als het gaat om het schrijven van een karakterreferentie-e-mail, is de logica hetzelfde als een brief - alleen de lay-out is iets anders. Hier zijn belangrijke tips om in gedachten te houden, zodat u en de kandidaat een goede indruk maken op de ontvanger van de e-mail.

1. Schrijf karakterreferenties voor kandidaten die u kent

Als leidinggevende moet u bijvoorbeeld een verstandhouding opbouwen met uw team. Het versterkt niet alleen de organisatie, het maakt het ook gemakkelijker om e-mails met karakterreferenties te schrijven.

tijdens het zetten geweldige online platformen voor teambuilding om goed te gebruiken, noteer de prestaties, kwaliteiten en anekdotes van de werknemers. Op die manier weet je wat je over hen moet zeggen als een van hen om een ​​personagereferentie vraagt.

Vermijd het schrijven van referenties voor mensen met wie je geen of een minimale relatie hebt. Hoewel je de e-mails zou kunnen vullen met details van een collega, heb je geen persoonlijke ervaringen om te delen. Dit verzwakt de referentie.

2. Krijg nauwkeurige details over de ontvanger en de mogelijkheid van de e-mail

Onderzoek is essentieel voor het opstellen van een goede karakterreferentie-e-mail. Vraag de kandidaat om informatie over op wie hij solliciteert en waarvoor.

Hebben ze een professionele, academische of persoonlijke referentie nodig? Als er een functiebeschrijving is, kan deze u vertellen waar de werkgever naar op zoek is en welke details uw kandidaat zouden laten schitteren. Bedrijfs- en contactnamen zijn ook perfect voor extra informatie vinden via internetonderzoek.

Aan het eind van de dag moet u de e-mail afstemmen op de vereisten van de opportunity en proberen rechtstreeks met de ontvanger te praten zonder informeel te zijn.

3. Structureer de karakterreferentie-e-mail goed

Er is een ideale manier om e-mails te structureren voor karakterreferenties. Wees voorzichtig met hun lay-outs en inhoud.

In tegenstelling tot een brief heeft een e-mail uw gegevens of die van de ontvanger bovenaan niet nodig. Begin gewoon met een formele begroeting en ga rechtstreeks naar de hoofdtekst van de tekst.

Uw gegevens staan ​​aan het einde van de e-mail. Sluit het af met uw e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens die u geschikt acht. Vermeld uw naam en handtekening.

II. Wees duidelijk en beknopt

Kies je woorden zorgvuldig als het gaat om de algemene structuur van de e-mail. De karakterreferentie moet informatief zijn, maar kort en gemakkelijk te lezen.

Kies de belangrijkste punten die u wilt maken voordat u begint met schrijven. Zet ze in een lijst met opsommingstekens voor elke sectie waaruit de e-mail zal bestaan.

III. Detailleer uw relatie met de kandidaat

Begin de e-mail met hoe u de kandidaat kent en voor hoe lang. Leg je rol en relatie uit. Houd het simpel, maar als je iets positiefs te melden hebt, zoals je eerste indruk van de kandidaat, doe dat dan gerust in een paar woorden.

Dat gezegd hebbende, blijf bij professionele details. De ontvanger van de referentie hoeft niet te weten waar de kandidaat op vakantie is geweest of hoe hij zijn koffie drinkt.

Richt de e-mail op wat hen goed maakt voor de functie waarvoor ze solliciteren.

IV. Geef de positieve eigenschappen van de kandidaat weer

Dit is het belangrijkste onderdeel van de karakterreferentie. Als je je onderzoek hebt gedaan, moet je weten wat de baan of kans vraagt ​​en welke kwaliteiten van de kandidaat bij je passen.

Zoals eerder vermeld, kan voorbereiding dit proces veel gemakkelijker maken. U kunt bijvoorbeeld uw werknemers volg en bereik slimme doelplannen, die kunnen dienen als bewijs van hun prestaties en inzet.

Het is niet voldoende om de winnende kwaliteiten van de kandidaat op te sommen. Als je anekdotes hebt die hun vaardigheden en successen demonstreren, verwerk ze dan in de e-mail. Het laat zien dat hun acties net zo opmerkelijk zijn als hun capaciteiten en persoonlijkheid.

V. Pas uw aanbevelingsverklaring aan de gelegenheid aan

Het laatste deel van je karakterreferentie-e-mail zou je aanbeveling moeten zijn.

Net als al het andere, moet u ervoor zorgen dat het de gelegenheid weerspiegelt. Gebruik de vereisten om u te leiden en leg precies uit waarom uw werknemer, student of vriend geschikt is.

Ga er echter niet over zeuren. Leg een verklaring af die direct ter zake komt, duidelijk en beknopt, over waarom de ontvanger de kandidaat serieus zou moeten overwegen.

Uw referenties en contactgegevens die volgen, zouden de e-mail moeten bevestigen als een zeer betrouwbare tekenreferentie.

4. Overweeg het gebruik van tekenreferentiesjablonen

Als je extra begeleiding wilt bij het schrijven van een karakterreferentie-e-mail, bekijk dan voorbeelden en downloadbare sjablonen die online beschikbaar zijn. Veel ervan zijn in letterformaat, maar je kunt ze snel aanpassen naar een e-maillay-out.

Workable heeft een paar sjablonen die u mogelijk interesseren, waaronder een referentiebrief voor werknemers, een algemene aanbevelingsbrief en een specifiek voor een leraar.

Het Corporate Finance Institute kan ook helpen met zijn sjabloon voor referentiebrieven. U hoeft zich alleen maar aan te melden bij het platform voordat u deze gratis bron downloadt.

Template heeft een kleine selectie karakterreferentieletters, sommige in Word en andere in PDF-formaat. Download en bewerk ze naar eigen inzicht.

Een andere webpagina om te bekijken is de karakterreferentiegids op The Balance Careers. Het bevat veel tips, maar ook voorbeelden en sjablonen van e-mails en brieven.

Als je veel aan Word werkt, bekijk dan het sjabloon voor aanbevelingsbrieven van Microsoft. U kunt het gratis downloaden en eventuele wijzigingen aanbrengen.

Kijk wat kwaliteitswebsites zoals deze te bieden hebben op het gebied van advies en tools. Wees er gewoon klaar voor om hun sjablonen aan uw omstandigheden aan te passen, sommige meer dan andere.

5. Lees uw personagereferentie-e-mail meerdere keren na

De meest veelbelovende sollicitaties voor elke kans zijn die die het dichtst bij perfectie zijn, dus u wilt niet dat een kleine fout de kansen van uw kandidaat verpest.

Na het voltooien van de karakterreferentie-e-mail, verzend deze niet onmiddellijk. Leg het een tijdje opzij en bekijk het opnieuw, op zoek naar fouten en overtolligheden. Alles moet mooi op één pagina passen.

Lees de e-mail een paar keer na en zoek naar specifieke problemen met elke pas. Vraag ook iemand anders om het te inspecteren. Aarzel niet om de beste tool voor grammaticacontrole te kiezen en de mogelijkheden ervan te combineren met uw aandacht voor detail.

Maar je kijkt niet alleen naar spelling en grammatica. Heb je de naam van de ontvanger goed? Hoe zit het met de functietitel? Zijn uw contactgegevens correct en up-to-date?

Hoe meer u de e-mail doorzoekt, hoe meer u deze kunt verfijnen. U vindt fouten en kansen voor verbetering.

Kandidaten moeten streven naar elk onderdeel van hun sollicitatie

Een lovende aanbeveling van een werkgever, collega of academicus kan wonderen doen voor de vooruitzichten van een kandidaat. Als jij degene bent die de karakterreferentie-e-mail schrijft, neem de taak dan serieus.

Maar je kunt tot nu toe alleen een kandidaat een boost geven. Ze moeten zelf moeite doen om doelen te bereiken, sollicitatiebrieven te schrijven, goed te presteren in interviews, enzovoort. Dat gezegd hebbende, ondersteuning van u en online services is van onschatbare waarde.

5 online sollicitatiebriefsjablonen om uw droombaan sneller te krijgen

Lees volgende