Uw zakelijke bijeenkomsten een stuk interessanter maken? Voer ze uit in virtual reality, wat vooral handig is als je externe teamleden hebt. VR-vergaderingen kunnen leuk, creatief en productief zijn, maar je moet je goed voorbereiden. Anders riskeert u last-minute probleemoplossing, krijgt u niets gedaan en verspilt u kostbare tijd en geld.
Hier zijn de beste tips om in gedachten te houden bij het plannen van VR-vergaderingen, van het kiezen van de juiste tools en apps tot het organiseren van je team.
De eerste investering die u voor uw VR-vergaderingen moet doen, zijn de headsets. Het zal niet goedkoop zijn, maar je kunt er slim mee omgaan. Het beste model op de markt is de Meta Quest 2 (voorheen Oculus Quest 2), omdat deze krachtig en verrassend goedkoper is dan alternatieve headsets.
Wat u ook kiest, zorg ervoor dat het betrouwbaar is - controleer beoordelingen en vereisten zorgvuldig.
Om de virtuele vergadering gemakkelijker te plannen, kunt u hetzelfde apparaat in bulk voor al uw teamleden krijgen. Maar als iemand een andere headset prefereert of al heeft, is dat ook prima, zolang het maar compatibel is met de activiteiten die je hebt gepland.
Ontdek ook top VR-accessoires om gebruikers comfortabeler te maken. Toegankelijkheid is belangrijk om al uw medewerkers zich welkom te laten voelen. Vermijd op dat punt knipperende afbeeldingen of andere inhoud die mensen zou kunnen storen.
2. Zorg ervoor dat de apparaten van iedereen werken vóór de vergadering
Het is een goed idee om alle VR-apparatuur te testen vóór uw daadwerkelijke vergadering, omdat zelfs de best beoordeelde systemen u zonder duidelijke reden problemen kunnen geven. Laat je team hun headsets proberen, hun wifi- en Bluetooth-connectiviteit controleren en hun virtuele omgeving leren kennen: hoe je moet bewegen, de controllers gebruiken, door menu's navigeren, enzovoort.
Elk lid kan het alleen doen en bij eventuele problemen verslag uitbrengen, of u kunt een datum prikken voor een groepsproefrit. Zo kun je elkaar ter plekke adviseren. Of je nu problemen hebt of niet, er zijn veel trucs om uit te proberen. Leer bijvoorbeeld hoe de Oculus Quest 2 te gebruiken met je PS4 en zelfs hoe u uw Android-telefoon gebruikt in VR.
3. Kies de beste app voor VR-vergaderingen
Online bijeenkomsten zijn in de loop der jaren erg populair geworden. In werkelijkheid, Zippia's statistiekenrapport ontdekte dat 53 procent van de werknemers momenteel de voorkeur geeft aan virtuele vergaderingen.
Met de opkomst van metaverses is de vraag naar relevante apparaten en apps enorm gestegen, dus VR-ontwikkelaars zijn druk bezig met het creëren van de best mogelijke omgevingen voor elke gelegenheid, inclusief professionele vergaderingen.
Meta Quest's Horizon-werkkamers is een geweldig voorbeeld. Hiermee kunt u een avatar maken, uw collega's ontmoeten en samenwerken zoals u in de echte wereld zou doen. Er is ook ruimtelijk, waar u uw ideale virtuele werkomgeving kunt creëren en een vergadering kunt organiseren om nooit te vergeten.
Kijk naar services zoals deze voor je VR-vergaderingen. Ze zijn indrukwekkend en je zult veel gratis opties vinden. Zorg ervoor dat u niet overboord gaat met uw ontwerp. De virtuele omgeving en activiteiten moeten stimulerend, maar gecontroleerd en productief zijn.
4. Kies functies om de vergadering interessant te maken
Het grootste voordeel van vergaderen in VR zijn de vele verschillende functies die u kunt opnemen. Software die speciaal is ontworpen voor professionele groepsbijeenkomsten heeft veel te bieden.
Een virtueel whiteboard is bijvoorbeeld standaard, maar kijk of je dingen als video's, grafieken en audio kunt toevoegen. Maak VR-avatars op Ready Player Me en personaliseer de ervaring nog meer. Mogelijk kunt u ook virtuele tools gebruiken. Wil je van de bijeenkomst een workshop maken, dan kun je een VR-omgeving gebruiken of creëren waarin je verschillende vaardigheden kunt oefenen.
Virtuele Spraakbiedt bijvoorbeeld soft skills trainingen in VR aan. Gebruikers kunnen hun presentatie en communicatie perfectioneren terwijl jij als trainer hun prestaties volgt. Andere platforms kunnen u leren over eerste hulp, handmatige bediening, voedselveiligheid, chirurgie en meer.
Probeer nogmaals je team niet te overweldigen door te veel functies en activiteiten op te nemen. Kies de meest geschikte en constructieve hulpmiddelen. Geef ook een seintje als leden ruimte nodig hebben in de echte wereld.
5. Plan de vergadering zodat iedereen kan deelnemen
Een belangrijk onderdeel van het plannen van een VR-bijeenkomst is ervoor zorgen dat iedereen komt opdagen. Spreek een dag en tijd af waarop zoveel mogelijk mensen passen. Het zou je ook genoeg tijd moeten geven om de VR-ervaring op te zetten.
Stuur dan regelmatig herinneringen of laat handige software je helpen om alles te regelen. Gebruik apps zoals Connecteam of De planningstool van Microsoft Team om alle deelnemers op de hoogte te houden.
Tenzij je veel hebt geoefend of al meerdere VR-vergaderingen hebt gehad, is het ook een goed idee om het team minstens 30 minuten voor de officiële starttijd te verzamelen. U kunt eventuele last-minute problemen oplossen en de vergadering soepel starten.
6. Zorg ervoor dat de VR-vergadering productief is
Een laatste tip betreft de uitkomst van uw bijeenkomst. Ervan uitgaande dat er een goede reden is om het te hebben, of het nu gaat om training of samenwerking aan een project, stel dan een productief plan op, evenals een manier om minuten te maken.
Blijf tijdens de VR-vergadering op koers tijdens uw discussies en activiteiten, terwijl u de belangrijkste punten en resultaten noteert.
Gebruik voor deze laatste taak uw virtuele whiteboard, plaknotities of een ander relevant hulpmiddel dat beschikbaar is op het platform dat u kiest. U kunt zelfs de hele sessie opnemen - vraag eerst de toestemming van iedereen voordat u dit doet.
Houd er rekening mee dat u niet alles zelf hoeft te doen. Voel je vrij om verantwoordelijkheden te delen met teamleden. Iemand anders kan de notulen verzorgen, terwijl u de vergadering zonder afleiding in de gewenste richting stuurt.
Een rustige of actieve VR-vergadering houden
Het mooie van virtual reality is dat uw bijeenkomsten zo passief of wild kunnen zijn als u wilt. Dit is perfect voor zakelijke bijeenkomsten. Hoewel ze praktisch moeten zijn, moeten ze waar mogelijk ook leuk zijn. Als uw vergaderingen uw team entertainen, inspireren en binden, zullen de beloningen groter zijn.
Bepaal wat uw team nodig heeft en hoe een VR-vergadering dit kan opleveren. Maak er geen feest van, maar wees creatief bij het plannen van je activiteiten. Ga voor een dynamische ervaring.
