Wanneer je mensen aanstuurt, zijn communicatie en papierwerk onvermijdelijk. Of het nu gaat om planning, salarisadministratie, taakbeheer of training, er zijn genoeg documenten en gesprekken om bij te houden.
Zelfs als je team klein is, ontkom je niet aan people management, zeker niet als je als enige verantwoordelijk bent voor iedereen.
Dat is waar Connecteam van pas komt. Dankzij de uitgebreide reeks tools kunt u uw papierwerk afhandelen, dagelijkse zaken aan uw personeel doorgeven en kostbare fouten in de salarisadministratie voorkomen - allemaal op één plek en zonder een achtergrond in HR.
Lees verder als u meer wilt weten over de belangrijkste functies.
Tijdbesparende functies van Connecteam
Over het algemeen gaat u ruimschoots tijd besparen door al uw hulpprogramma's voor personeelsbeheer in één software te hebben in plaats van heen en weer te springen tussen tientallen apps.
Tijdens gebruik Connecteam's Operations-hub, hoeft u niet langer te schakelen tussen Excel, projectbeheertools, e-mails, teksten, papieren documenten en waar u ook naar op zoek bent naar details.
Naast het dekken van uw softwarebehoeften, kunt u ook afscheid nemen van gedrukte en handgeschreven urenstaten - en de noodzaak om mensen daarvoor te achtervolgen.
De gestroomlijnde communicatie- en werkplektools van Connecteam maken zaken als planning, tijdregistratie en taaktoewijzingen glashelder voor iedereen, wat veel minder heen en weer voor iedereen betekent.
Hier volgt een kort overzicht van de belangrijkste functies in Connecteam's Operations-hub die het toezicht houden op en zorgen voor uw team een fluitje van een cent maken.
1. Personeelsplanning
Een personeelsplanning maken in Connecteam is zo eenvoudig als het invoeren van details in een formulier. Naast de velden voor naam, datum, start- en eindtijd kunt u:
- Meerdere gebruikers toewijzen aan dezelfde ploeg
- Sta gebruikers toe zichzelf toe te wijzen aan niet-geclaimde diensten
- Maak verschuivingen in herbruikbare sjablonen
- Herhaal terugkerende diensten
Als je eenmaal hebt geslagen Publiceren, Connecteam stuurt een melding naar medewerkers die u hebt toegewezen, en zij kunnen de details direct in de app controleren. U hoeft geen planningen meer af te drukken of te e-mailen, en niemand zal essentiële informatie kwijtraken.
Wat meer is, de Taakplanning tool biedt verschillende functies om conflicten te voorkomen:
- Goedkeuring van ploegendiensten geeft uw teamleden de kans om items op hun planning goed te keuren of af te wijzen
- Door onbeschikbaarheid te markeren, kunnen werknemers u laten weten op welke datums en tijden ze niet kunnen werken
- Door beperkingen in te stellen, worden beperkingen ingevoerd om te voorkomen dat er te veel wordt ingepland
Om te voorkomen dat u uw planning moet bewerken nadat u deze heeft gepubliceerd, kunt u de tools voor taakplanning gebruiken in combinatie met de tijdverzoekfunctie van Connecteam. Elke keer dat een medewerker een tijdverzoek indient, vindt u deze onder openstaande verzoeken in de Tijdklok koppel.
2. Snel taakbeheer
Naast het maken van een gedetailleerd schema, kunt u: Taken wisselen aan elk tijdsblok, zodat uw medewerkers planningsspecifieke opdrachten kunnen uitvoeren.
Als je contact wilt opnemen om deze te verduidelijken, of iemand loopt vast, de Ploegactiviteit tab biedt een chatvenster tussen jou en de medewerkers die je aan de dienst hebt toegewezen.
Connecteam biedt ook een Snelle taken tool om te voorkomen dat u opdrachten naar individuen moet sms'en of e-mailen. Stel één keer een taak in, wijs de relevante medewerkers toe en iedereen is automatisch op de hoogte. Aan de slag gaan is eenvoudig, en hier kunt u details krijgen met datums, tijden, beschrijvingen en subtaken voor extra context.
In wezen heb je alle tijdbesparende voordelen van een speciale projectmanagementtool binnen handbereik.
Zoals de Verschuiving activiteitentabblad in de planner, kunt u ook rechtstreeks met medewerkers communiceren via de Opmerkingen tabblad als er vragen of follow-ups zijn.
Als u de tool voor opmerkingen direct in de taak heeft, hoeft u niet meer te zoeken naar eerdere communicatie in andere apps. Met de tool Snelle taken kunnen u en uw medewerkers snel alle berichten met betrekking tot een taak op de respectievelijke plaats vinden of ernaar verwijzen.
3. Tijdklok voor werknemers
Als het tijd is om in te grijpen, kunnen uw medewerkers de app gebruiken op hun mobiele apparaat of Connecteam's Kiosk-app als je team stilstaat. Het enige wat ze hoeven te doen is tikken op Start dienst.
Op de backend geeft Connecteam u een realtime overzicht van ieders logs onder de Vandaag tabblad binnen de Tijdklok hulpmiddel.
Hier kun je communiceren met mensen in je team, en als ze van baan naar baan reizen, kun je zien waar ze zich op de kaart bevinden om ervoor te zorgen dat ze op schema liggen en dat alles soepel verloopt.
Met Connecteam kunt u ook virtuele perimeters of geofencing gebruiken om ervoor te zorgen dat uw medewerkers zich op een specifieke locatie bevinden wanneer ze inchecken. Zeg voor eens en altijd vaarwel tegen buddy punching en tijddiefstal.
Er zijn veel manieren om uw prikklok aan te passen aan uw werkplek, waaronder uw looncyclus, overwerkkwalificaties, pauzes, banen en andere zaken die handiger zijn voor jou en je team.
Bovendien kunt u vragen dat de software lijsten genereert van werknemers die overuren hebben overschreden, afwezig waren of hun tijd niet hebben geklokt.
Omdat iedereen zijn tijd registreert, gebruikt de software de informatie ook om urenstaten te genereren.
4. Online urenstaten
Binnen de Urenstaten tabblad kunt u de tijdregistraties van werknemers bekijken, bewerken en opvolgen. Hier kunt u ook tijdaanvragen bekijken, inchecken bij afwezigheden en taakinzichten bekijken.
Wanneer u in individuele urenstaten klikt, stelt Connecteam u op de hoogte van eventuele conflicten zoals overlappende diensten en bewerkingsverzoeken als een werknemer weet dat ze een fout hebben gemaakt bij het bijhouden van hun tijd.
Het geeft ook een eenvoudig overzicht van hun tracking, zodat u discrepanties kunt corrigeren of markeren en vragen kunt stellen. Zodra het klaar is voor de salarisadministratie, kunt u totalen, urenstaten of ploegenrapporten exporteren. Connecteam integreert automatisch met QuickBooks en Gusto, waardoor salarisadministratie een fluitje van een cent wordt met slechts één klik op de knop.
5. Digitale formulieren en checklists
De Formulieren tool in Connecteam's Operations-hub maakt papierwerk toegankelijk voor degenen die het moeten vinden en gebruiken. Het elimineert ook de noodzaak om formulieren af te drukken of te e-mailen, wat betekent dat ze onderweg niet ergens kwijtraken.
Terwijl u formulieren en checklists maakt in Connecteam, kunt u ze toewijzen aan: Slimme groepen—automatische clusters van gebruikers met dezelfde baan, locatie, startdatum of iets anders dat u maar kunt bedenken—of individuen. Als het verzoek tijdgevoelig is, stuur dan een melding zodra u het publiceert, of voeg het stil toe aan de formulierbibliotheek als dat niet het geval is.
De Formulieren functie maakt onboarding een fluitje van een cent. Bovendien hebben uw medewerkers altijd de benodigde formulieren bij de hand, wat minder administratieve rompslomp met zich meebrengt rond veiligheidsproblemen en het doen van verzoeken. Het is zo simpel als een Google-formulier maken als je er ooit een hebt gemaakt, maar beter omdat het precies is waar je het nodig hebt.
Bovendien kunt u creatief aan de slag met de tool Formulieren om processen automatiseren en standaardiseren. U kunt bijvoorbeeld workflows schetsen met behulp van checklists of eenvoudige manieren bedenken om e-handtekeningen en GPS-tijdstempels in te dienen voor documentatie.
6. Alle Communication Hub-functies in Connecteam
In wezen kan Connecteam meerdere software en processen in uw bedrijf vervangen met de functies die al in dit artikel worden genoemd. U kunt echter nog een stap verder gaan door gebruik te maken van de Communicatie middelpunt.
De Chatten tool stelt u in het bijzonder in staat om meerdere kanalen maken van bedrijfsbreed tot afdelingsgroepen en zelfs één-op-één. Hoewel u opmerkingen en berichten rechtstreeks in ploegendiensten, taken en urenstaten kunt verzenden, biedt dit u ruimte voor algemene discussies en planning.
Op deze manier hoef je niet te wisselen tussen een messenger zoals slappe of blader door je telefoon om teksten van medewerkers te vinden.
Met de Updates tool kunt u ook nieuws en aankondigingen versturen met tal van aangepaste ontwerpelementen om uw berichten een persoonlijk tintje te geven.
Deze functie is handig als u geen e-mailadressen van personeel heeft voor al uw werknemers of als ze besluiten hun persoonlijke e-mails bij te werken. U kunt ook de betrokkenheid bijhouden om te zien hoeveel mensen het lezen.
Wat meer is, de Directory helpt uw medewerkers elkaar te vinden en te bereiken. Medewerkers hoeven niet langer hun persoonlijke telefoonnummers of e-mailadressen te gebruiken om samen te werken aan werkprojecten als ze dat niet willen.
Je kunt ook bepaalde mensen verbergen als ze liever niet chatten en beperkingen opleggen aan wie met wie kan praten.
Uiteindelijk helpen de communicatietools van Connecteam iedereen om zakelijk en privé gescheiden te houden en uw bedrijf soepel te laten draaien.
Bespaar uzelf tijd en stress met Connecteam
Connecteam is een alles-in-één tool voor het beheren van de belangrijkste bron van uw bedrijf: de mensen.
Het bespaart u tijd door al uw taken op één plek te plaatsen en het aantal heen en weer communicatie met uw medewerkers te verminderen. Bovendien profiteren uw medewerkers van gestroomlijnde communicatie en duidelijkheid over planning en taken.
Als je merkt dat je constant op zoek bent naar informatie, tussen meerdere software springt en heen en weer gaat in communicatie, dan is dit misschien de oplossing die je nodig hebt. Waarom zou u zich niet aanmelden voor Connecteam's gratis proefperiode van 14 dagen en beginnen met het uitproberen van een van de vermelde functies?