E-mails zijn een essentieel communicatiemiddel in het moderne kantoor. Het gebruik van e-mailsjablonen zorgt ervoor dat u de onuitgesproken regels en formaten van e-mails op de werkplek volgt, terwijl u de boodschap professioneel en beleefd overbrengt.
Verschillende werkplekken hebben verschillende normen voor hoe e-mails er gewoonlijk uitzien: sommige zijn formeel en sommige zijn informeel. Als je uit een bepaald type werkcultuur komt en een e-mail stuurt naar een ontvanger die gewend is aan een ander soort werkcultuur, kan je bericht als onbeleefd of onprofessioneel worden geïnterpreteerd. In de loop der jaren hebben sommige mensen de beste tips voor e-mailetiquette verzameld en omgezet in sjablonen of standaardantwoorden. Met deze sites en apps kun je deze sjablonen gratis gebruiken in Gmail of een andere e-mailapp naar keuze.
1. Kunst van e-mails (Web): 80+ gratis zakelijke sjablonen voor verschillende kantoortaken en -behoeften
Art of Emails is een website die uitsluitend is gewijd aan het verzamelen van beproefde e-mailsjablonen voor verschillende soorten kantoortaken en -behoeften. Ze zijn allemaal gratis beschikbaar en worden verzameld op basis van uw doel. De huidige lijst bevat bijvoorbeeld e-mailsjablonen voor taken als:
- Hoe u prospects en klanten kunt e-mailen?
- Hoe u leads die koud zijn geworden kunt opvolgen en nieuw leven inblazen?
- Hoe u zich kunt verontschuldigen voor slechte klantervaringen?
- Hoe op te volgen om de verkoop vooruit te helpen
- Hoe u investeerders pitcht om uw volgende ronde te verhogen
- Hoe de pers en de berichtgeving in de landelijke media te pitchen?
Elk doel heeft verschillende sjablonen, die meer specifiek zijn. Als u zich bijvoorbeeld verontschuldigt voor slechte klantervaringen, leert u hoe u een tactvol antwoord geeft op een online tirade of hoe u onderscheid kunt maken tussen een slechte ervaring of een wijdverbreid probleem.
U kunt elke sjabloon snel kopiëren, in uw e-mailclient plakken en relevante details vervangen. U kunt alle sjablonen ook downloaden als een pakket met pdf-bestanden.
2. Startersverhaal (Web): e-mailsjablonen om beleefd maar beslist nee te leren zeggen
Als professional is het essentieel om te leren hoe zeg je beleefd nee? maar stevig. Anders loop je het risico dat mensen over je heen lopen en een zeurpiet worden. Het is echter makkelijker gezegd dan gedaan, vooral als je een mensenliefhebber bent of in het algemeen nerveus bent om aardig te zijn. Dus de volgende keer dat je hiermee worstelt, gebruik dan dit uitstekende pakket samengesteld door Starter Story van e-mailsjablonen om nee te zeggen.
De 31 sjablonen zijn afkomstig van experts in professionele communicatie, zoals The Muse, Steve Jobs, Tim Ferris, James Clear, Office Ninjas en meer. Je kunt de e-mails snel filteren op tegen wie je nee wilt zeggen: telefoonchats, opdringerige mensen, investeerders, sociale evenementen, recruiters, werk, klanten, vergaderingen, interviews, verkopers en zelfs dating.
U kunt elke e-mail in uw Gmail kopiëren en plakken om deze meteen te gebruiken. Als je gebruikt Duif voor Gmail, a productieve add-on voor Gmail, dan kunt u ook alle sjablonen importeren in de standaardantwoorden van de add-on.
CV Worded, een van onze favoriete bronnen voor cv's en het zoeken naar werk, heeft een reeks e-mailsjablonen samengesteld om te helpen bij het vinden van een baan. In wezen zijn deze onderverdeeld in vijf categorieën met verdere subcategorieën:
- Vervolg e-mails: Opnieuw contact maken met een oud contact, opvolgen na een sollicitatie en zelfs opvolgen nadat je geen reactie hebt gekregen
- Informatieve gesprekken: Hoe vraag je een informatief gesprek aan waarbij je inzicht krijgt van een expert op het gebied waarop je solliciteert?
- Bedankt e-mails: Een bedankje sturen na interviews, informatieve interviews of aan recruiters
- LinkedIn-berichten: Introducties krijgen op LinkedIn, contact zoeken met een baan of om aanbevelingen vragen op LinkedIn
- anderen: Feedback vragen, introducties vragen, jezelf voorstellen en nog veel meer
Elke subcategorie heeft meerdere sjablonen die u kunt bekijken, en u kunt ze eenvoudig in uw e-mail kopiëren en plakken. Elke sjabloon vermeldt een paar tips in de zijbalk om uit te leggen waarom het zo is geformuleerd en hoe u het voor uzelf kunt verbeteren of aanpassen. CV Worded voegt ook aanvullende informatie toe, zoals de beste onderwerpregels om te gebruiken op basis van het responspercentage.
4. Dover-sjablonen (Web): beste e-mails om kandidaten af te wijzen of te werven
Dover is een werkinstrument voor bedrijven om kandidaten te ontdekken en erachter te komen wie ze willen aannemen. Uiteraard heeft het team met verschillende topbedrijven gewerkt en is het op de hoogte van de e-mails die elite-wervingsmanagers sturen. Dover heeft deze geanalyseerd om u gratis enkele sjablonen te geven.
Momenteel kunt u voorbeelden krijgen van de beste afwijzingsmails (36 in totaal) en de beste wervingsmails (20 in totaal). Daarnaast vind je e-mails van Google, IKEA, Apple, Facebook, NASA, NPR, Y Combinator en meer. Deze zijn beschikbaar als PDF's, die u per e-mail zullen worden toegestuurd wanneer u Dover uw e-mailadres opgeeft.
Er zijn enkele fascinerende inzichten in deze e-mails over hoe een goede personeelsmanager een potentiële kandidaat kan verzekeren gewaardeerd voelt of hoe de klap te verzachten terwijl je iemand afwijst, zodat ze het gevoel hebben dat ze opnieuw kunnen solliciteren in de toekomst. Dit zijn enkele van de beste tools om een betere manager te zijn.
5. Hunter-sjablonen (Web): sjablonen om koude e-mails te verzenden die een reactie krijgen
Het moeilijkste type zakelijke e-mail om op te stellen is de koude e-mail. Als de ontvanger u niet kent, waarom zouden ze u dan de tijd van de dag geven? Hoe ga je ze geïnteresseerd maken in de eindige aandacht die ze je geven? Professionele e-mailapp Hunter biedt wat hulp met een verzameling gratis beproefde koude e-mailsjablonen die een reactie hebben gekregen.
Hunter biedt 266 koude e-mailsjablonen in zes brede categorieën: verkoop, follow-up, SEO, werving, netwerken en marketing. U kunt de sjablonen sorteren op relevantie of recentheid en naar andere subcategorieën gaan door op de tags onder elke e-mail te klikken. Om een e-mail te gebruiken, kopieert en plakt u deze in uw Opstellen-box.
Waar de meeste andere sjablonen alleen een aanwijzer bieden zoals "[[Introduceer jezelf]]", geeft Hunter je de mogelijkheid om voorbeeldgegevens te zien. Het is een kleine maar handige functie om te zien hoe een succesvolle e-mail eruitziet en deze vervolgens aan te passen met uw eigen gegevens.
AI is de toekomst van e-mailsjablonen
Tussen deze vijf sites vindt u e-mailsjablonen voor elke professionele of werkpleksituatie. Het is ook een goed idee om deze sjablonen als standaardantwoorden in uw e-mailclient op te slaan om ze voor de toekomst tot uw beschikking te hebben.
Maar over de toekomst gesproken, u hoeft misschien niet lang op deze sjablonen te vertrouwen. Steeds meer AI-tools voor e-mail begeleiden gebruikers bij het schrijven van effectieve berichten. Hoewel dit op dit moment allemaal betaalde apps zijn die logischer zijn voor bedrijven, duurt het niet lang voordat Gmail en Outlook deze functies opnemen.