Thuiswerken is de nieuwe norm geworden voor werknemers van veel technologiebedrijven over de hele wereld. Werken op afstand bevordert een gezonde balans tussen werk en privé voor werknemers en kan leiden tot verhoogde productiviteit en creativiteit.
Maar de overstap naar werken op afstand brengt veel vragen en ruimte voor verwarring, meestal gericht op HR-afdelingen. Het opstellen van een duidelijk WFH-beleid (thuiswerk) zorgt ervoor dat zowel de werkgever als de werknemer weten wat er wordt verwacht en helpt mogelijke problemen te voorkomen.
Wat is een thuiswerkbeleid?
Een WFH-beleid (ook wel thuiswerk genoemd) is een document waarin de verwachtingen en procedures van een bedrijf voor werknemers die vanuit huis werken worden uiteengezet. HR-leiders moeten een effectief WFH-beleid opstellen om enkele van de volgende punten te verduidelijken:
Wie mag thuiswerken?
In Buffer's "Staat van werken op afstand 2022" rapport, 97% van de thuiswerkers wil de rest van hun loopbaan vanuit huis blijven werken, ook al wordt het maar een deel van de tijd aangeboden. Om erachter te komen of dit mogelijk is, moeten werknemers die thuis willen werken een verzoek indienen bij hun leidinggevende om te bepalen of werken op afstand haalbaar is.
Zoals je kunt zien aan de onderstaande tweet, hebben bedrijven als Tesla duidelijk gemaakt dat werken op afstand voor hun werknemers van de baan is. Maar uw organisatie kan flexibeler zijn. Uw WFH-beleid kan aangeven welke rollen geschikt zijn voor werken op afstand en welke medewerkers in aanmerking komen om thuiswerk aan te vragen.
Hoe vaak kunnen werknemers thuiswerken?
De frequentie van thuiswerken verschilt van bedrijf tot bedrijf. Sommige werkgevers zijn eerst op afstand gegaan, waardoor werknemers de mogelijkheid hebben om te werken waar ze maar willen of zelfs naar het buitenland te verhuizen zonder het risico hun baan te verliezen. Andere bedrijven geven de voorkeur aan een hybride model, waarbij medewerkers een paar dagen per week vanuit huis werken en voor de rest naar kantoor komen.
In uw WFH-beleid moet duidelijk staan hoe vaak werknemers thuis mogen werken en wat de verwachtingen zijn van werken op afstand. Hierbij kan worden gedacht aan wat voor soort werk thuis is toegestaan en hoeveel uur werknemers geacht worden te werken.
Hoe moet communicatie werken?
Communicatie is een van de meer uitdagende aspecten van werken op afstand. Als je niet op dezelfde fysieke locatie bent, is het moeilijker om bij te houden waar iedereen aan werkt. Het kan ook leiden tot gevoelens van isolement.
Het is belangrijk om duidelijke communicatiekanalen op te zetten tussen externe medewerkers en hun managers. U moet bijvoorbeeld aangeven wanneer werknemers:
- Plan een videogesprek.
- Versturen een Loom-video.
- Ping een Slack-bericht naar een collega.
Het is ook de moeite waard om te schetsen of uw bedrijf wil dat collega's in realtime op elkaar reageren of: overschakelen naar asynchrone communicatie.
Wat zijn de apparatuurvereisten?
Als u werknemers thuis laat werken, hebben ze de juiste apparatuur nodig om hun werk goed te kunnen doen. Dit kan een laptop, printer en een solide internetverbinding zijn.
Leg in uw beleid voor werken op afstand uit welke apparatuur nodig is voor werknemers om hun werk vanuit huis te doen. Verduidelijk ook of het bedrijf deze apparatuur zal leveren of dat werknemers deze zelf moeten aanschaffen.
Wanneer moeten werknemers pauzeren?
Thuiswerken kan het een uitdaging maken om een pauze te nemen, en sommige werknemers kunnen het gevoel hebben dat ze meer uren moeten werken om te bewijzen wat ze waard zijn. Maar het is belangrijk om werknemers aan te moedigen om pauzes te nemen, omdat dit kan leiden tot een betere focus en productiviteit. Zorg ervoor dat uw beleid aangeeft wanneer werknemers pauzes moeten nemen en hoe ze hun vrije tijd kunnen besteden.
Wat zijn de verwachtingen van de IT-beveiliging?
Werken op afstand heeft geleid tot groei zorgen over cybersecurity-aanvallen. CNN meldt dat 47% van de thuiswerkende werknemers schaduw-IT-oplossingen gebruikt, inclusief niet-geteste software en services. Gebruik uw beleid om de verwachtingen voor IT-beveiliging te verduidelijken en wat werknemers moeten doen om bedrijfsgegevens te beschermen. Dit kan het gebruik van een VPN, tweefactorauthenticatie en het vermijden van openbare wifi-hotspots zijn.
Hoe werkt prestatiebewaking?
Managers zullen nieuwe manieren moeten vinden om de prestaties van werknemers te monitoren terwijl ze thuis werken. Dit kan het instellen van regelmatige check-ins zijn, het gebruik van projectbeheersoftware of het verzenden van wekelijkse updates.
Bepaal hoe de prestaties worden gecontroleerd en hoe medewerkers feedback kunnen geven aan hun managers. Door een WFH-beleid te creëren, kunnen HR-leiders externe werknemers ondersteunen en ervoor zorgen dat ze over de tools en middelen beschikken om te slagen.
Hoe u een WFH-beleid voor uw team kunt maken
Het creëren van een WFH-beleid lijkt misschien ontmoedigend, maar het is vrij eenvoudig. Probeer sjablonen of softwareoplossingen te gebruiken om het proces te vereenvoudigen in plaats van een handmatig beleid op te stellen (hoewel dit een optie is).
Bambee biedt een HR Autopilot-functie waarmee u binnen enkele minuten een WFH-beleid kunt maken. De software maakt het gemakkelijk voor uw HR-manager om een aangepast HR-beleid op te stellen voor uw zakelijke behoeften. Maar het maakt niet alleen het beleid, het zorgt er ook voor dat het actueel is en wordt ondertekend door uw medewerkers. U kunt ze ook halfjaarlijks opnieuw bevestigen, afhankelijk van uw vereisten en eventuele wijzigingen in uw externe werkprocessen.
Owl Labs biedt een reeks sjablonen voor extern, flexibel en hybride werkbeleid, die u gratis van hun site kunt downloaden. Het beleid voor werken op afstand is vooraf geconfigureerd met bewerkbare velden zoals:
- Doel
- Sleutelbegrippen
- Hulpmiddelen + Ondersteuning
- Communicatie
- Vergaderingen
- Goedkeuring + volgen
- Overeenkomst voor werken op afstand
Gewoon downloaden, bewerken en printen of distribueren.
Better Team biedt ook een beleid voor werken op afstand dat u kunt downloaden als een Word-documentsjabloon. U kunt het gebruiken zoals het is, of het bewerken om beter aan de behoeften van uw bedrijf te voldoen. De sjabloon bevat secties voor:
- Werknemers informatie
- Werkgebied op afstand
- Apparatuur
- autorisatie
Zowel de werknemer als de leidinggevende dienen dit beleid te ondertekenen.
Uw beleid voor werken op afstand instellen
Nu u hebt geleerd hoe u een beleid voor werken op afstand kunt maken, is het tijd om het in uw organisatie te implementeren. Houd bij het opzetten van uw WFH-beleid rekening met de behoeften van uw werknemers en wat het beste voor hen zou werken.
Daarnaast moet het voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving en flexibel genoeg zijn om veranderingen in de toekomst mogelijk te maken. Het hebben van een WFH-beleid zorgt ervoor dat iedereen zich zelfverzekerd en productief voelt in hun functie op afstand werken.