Zoho mail is een veilige, privacygegarandeerde en advertentievrije e-mailservice. Het biedt een uitgebreide e-mailsuite, waardoor het ideaal is voor persoonlijke en zakelijke toepassingen. Als u Gmail gebruikt en wilt overschakelen naar Zoho Mail, ziet u een reeks instellingen die verwarrend kunnen zijn.
U kunt de kijkervaring, e-mailopstelling aanpassen, uw e-mails ordenen met behulp van filters, snelle acties ondernemen met de bijlage, spamlijsten beheren en zelfs e-mail importeren of exporteren als EML. We laten u zien hoe u Zoho-mail kunt configureren en naadloos kunt overschakelen van Gmail.
Te nemen stappen voordat u Zoho Mail configureert
Voordat u Zoho-mail aanpast, moet u ervoor zorgen dat u het aangepaste domein correct hebt toegewezen aan de MX-record en SPF/DKIM-parameters hebt geconfigureerd om e-mailspoofing voorkomen. Lees onze gids op migreren van Gmail naar Zoho Mail met uw aangepaste domein en voltooi het proces.
Wanneer u overschakelt naar een andere e-mailservice, moeten uw bank-, creditcard-, facturerings-, verzekerings- en andere serviceproviders uw actuele e-mailadres kennen voor communicatiedoeleinden.
De migratie is een langzaam proces, maar op de lange termijn kunt u belangrijke e-mails op één plek consolideren. Het is ook een goed idee om te overwegen automatisch doorsturen instellen in Gmail, gewoon om alle diensten op te vangen die u hebt gemist.
E-mails opstellen in Zoho Mail
Zoho mail biedt u een uitgebreide toolkit voor het opstellen van e-mails. Klik op de Nieuwe e-mail knop in het linkerdeelvenster om te openen Componist. Standaard wordt het opstellervenster geopend in een nieuw tabblad (Instellingen > Opstellen > Opstellen openen in) maar je kunt met inline gaan (het repliceert de Gmail-functie) of een nieuw venster.
Net als Gmail heeft Zoho uitgebreide opmaakopties om uw e-mailbericht op te maken. Er is een optie om tabellen in te voegen (die Gmail niet heeft) met configureerbare breedte- en randopties. U kunt zelfs e-mails toevoegen aan uitgaande e-mails (als EML) met behulp van slepen en neerzetten en verwijzen naar oudere berichten zonder ze opnieuw te schrijven.
Om de voorkeuren van de opsteller aan te passen, ga naar Instellingen > Opstellen en bekijk de hele reeks opties. U kunt de gewenste tekstrichting wijzigen, lettertypen aanpassen, automatisch ontvangers toevoegen aan contacten en uw bericht controleren op spelfouten.
Voeg grote bijlagen toe aan e-mails in Zoho Mail
Gmail staat bijlagen toe met een maximale bestandsgrootte van maximaal 25 MB. Met Zoho mail kunt u verzenden grote bestanden naar uw ontvangers via e-mails. De grootte van de bijlage is afhankelijk van het abonnement. Het varieert van 250 MB met Mail Lite-abonnement tot 1 GB met Mail Premium.
Mail zet deze bijlagen om in links en stuurt deze naar de ontvanger(s). Als u hetzelfde bestand naar verschillende ontvangers wilt verzenden, selecteert u het bestand uit Mijn bijlage > Enorme bijlagen en stuur het opnieuw. Voor elke bijlage kunt u toegangsrechten instellen.
Beperkte toegang is geschikt voor het verzenden van bijlagen naar andere Zoho-gebruikers of gebruikers met gekoppelde accounts. Met openbare toegang kunt u grote bestanden naar iedereen verzenden via een veilige en unieke link. Standaard hebben alle bijlagen: Beperkte toegang. Klik op deze optie om het te maken Openbaar en genereer de bijlagelink.
Een e-mail plannen in Zoho Mail
Met de optie 'Later verzenden' van Zoho mail kunt u een aangepast schema (datum/tijd) voor uw e-mail instellen. Hoewel deze functie ook in Gmail is ingebouwd, heeft Zoho de mogelijkheid om regelmatig terugkerende e-mails in te stellen.
Stel uw e-mail zoals gewoonlijk op en klik op Verstuur later. Selecteer de Tabblad Planning en kies een datum en tijd.
Om een terugkerende e-mail in te stellen, herhaalt u de bovenstaande procedure en klikt u op de Terugkerend tabblad. Kies de frequentie (dagelijks of wekelijks, einddatum en tijdzone, indien van toepassing. Ze zijn handig wanneer u uw klanten herinneringen wilt sturen met betrekking tot de facturen.
E-mails snoozen in Zoho Mail
Er zullen enkele belangrijke e-mails zijn waarop u niet onmiddellijk kunt reageren, maar die u later wel zult moeten beantwoorden. De Snooze-functie in Zoho Mail slaat uw e-mail op in een aparte map 'Gesnoozed' en stuurt uw bericht na het opgegeven tijdsinterval terug naar de oorspronkelijke map.
Selecteer de e-mail die u wilt snoozen en klik op de Snooze icoon in het bovenste menu. Kies de duur of kies een aangepaste datum en tijd. De geselecteerde e-mail wordt verplaatst van de originele naar de gesnoozed map.
E-mails lezen in Zoho Mail
Soms wil je misschien een e-mail zien van een afzender die je een paar dagen of weken geleden hebt ontvangen. In plaats van door de e-maillijst te bladeren, kan Zoho Mail e-mails van een bepaalde afzender of een bepaald onderwerp weergeven.
Klik met de rechtermuisknop op het e-mailbericht en kies Lijst met e-mails van deze afzender of Lijst met e-mails met dit onderwerp. U kunt zelfs de velden van uw e-maillijst aanpassen, zoals vlag, bijlage, aantal reacties, grootte en meer.
Pas de lay-out- en weergaveopties aan in Zoho Mail
Standaard worden de e-mails weergegeven in de weergave "Klassiek". Om dit gedrag aan te passen, klikt u op de Verander perspectief pictogram en selecteer de weergave "Compact of Supercompact". In elke weergave neemt de ruime afstand tussen e-mails af en worden meer e-mails weergegeven.
Wanneer u een e-mail selecteert, wordt deze geopend in de Verticaal voorbeeld modus standaard. Ga naar Instellingen > Opties voor e-mailweergave en kies Horizontaal voorbeeld om uw e-mail onder de e-maillijst te bekijken. Of kies Nieuw tabblad om ze in een nieuw tabblad te bekijken.
Biedt Zoho Mail een gespreksweergave?
Wanneer mensen in Gmail een e-mail beantwoorden, worden de reacties gegroepeerd in een gespreksweergave met de nieuwste e-mail onderaan.
Zoho mail stapelt het hele gesprek in een boomstructuur met details van de afzender, tijdlijn, mappen, bijlagen en meer zonder zelfs maar de e-mail te openen. Bovendien kunt u de gespreksreeks sorteren (Instellingen > Gesprek) met de nieuwste of oudste e-mail bovenaan.
Bijlagen bekijken en beheren in Zoho Mail
Een van de grootste nadelen van Gmail is het ontbreken van een dashboard om bijlagen te bekijken/beheren. Terwijl je kan vind berichten met bijlagen met behulp van Gmail-zoekoperators, het vergt wat oefening. Zoho mail biedt een gecentraliseerd dashboard om bijlagen (naar u verzonden of toegevoegd aan andere Zoho-apps) op één plek te bekijken.
Klik op de Bijlageviewer pictogram om uw bestanden netjes gesorteerd te zien op basis van hun bestandstype. Selecteer een miniatuur om ze te bekijken of om snel actie te ondernemen op de bijlagen. Klik Gelinkte e-mail openen om de e-mail te openen die is gekoppeld aan uw bijlage, voeg deze toe en verzend een nieuwe e-mail of voeg deze toe aan een notitie of taak.
Follow-up van belangrijke e-mails in Zoho Mail
We moeten de e-mail vaak opvolgen, ongeacht de reactie. Zoho Mail heeft de ingebouwde optie om een herinnering aan uw e-mails toe te voegen. Stel uw e-mail op en klik op de Klokpictogram.
U kunt een bepaalde tijd instellen om u aan de e-mail te herinneren, ongeacht of u het antwoord ontvangt of niet. Of stel een deadline in, en als niemand op de e-mail reageert, ontvang je een melding zodra de deadline voorbij is. Zoho mail kan u via meldingen of e-mail aan de e-mail herinneren.
Op dezelfde manier kunt u een herinnering instellen voor inkomende e-mails. Selecteer de e-mail waaraan u de herinnering wilt toevoegen en klik vervolgens op Meer opties > Herinnering. Kies de gewenste optie en ga verder. ga naar Instellingen > Voorinstelling om de alarmoptie aan te passen aan de door u gewenste tijden.
E-mails ordenen in Zoho Mail
Met filters in Zoho Mail kunt u inkomende/uitgaande e-mails automatisch ordenen. Net als Gmail kun je voorwaarden stellen en actie ondernemen voor die voorwaarden. Maar in Zoho kunt u de AND/OR-operator gebruiken om te bepalen of er rekening moet worden gehouden met een of meer voorwaarden.
Ga om te beginnen naar Instellingen > Filters en maak een nieuw filter aan. Stel nu het type voorwaarde (combinatie van voorwaarden in EN/OF), voorwaarden (Van, Onderwerp, Aan, Cc, Bcc, Type bijlage) en acties (Verplaatsen naar map, Tag als, E-mail doorsturen naar, E-mail verwijderen) in.
In Gmail gebruiken we 'Labels' om berichten te ordenen. In Zoho kunt u meerdere mappen op verschillende niveaus maken om e-mails te ordenen of te beheren. Klik op het (+) teken naast mappen om een map te maken en de locatie te selecteren. Daarnaast kunt u tags maken (Selecteer een e-mail > Tag als) om ze verder te organiseren volgens het project, het specifieke team, de klanten en meer.
Integratie van Zoho Mail met services van derden
Zoho mail heeft een uitstekende integratie met externe en interne apps om uw workflow aan te vullen. De interne zijn de Zoho-apps (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM) en de externe zijn geïntegreerd met de e-mail via de API van apps van derden. Om te zien welke integraties beschikbaar zijn, ga naar Instellingen > Integraties.
Klik Ga naar Marktplaats en kies je favoriete apps. Enkele populaire zijn Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google Calendar, GoToMeeting en Integrately. Ga naar de extensiepagina en activeer deze. Ga vervolgens terug naar het gedeelte Integraties en schakel de Inschakelen knop.
Nu Zoho Mail is geconfigureerd, probeert u uw e-mailverslaving te overwinnen
Zoho Mail is een geweldig alternatief voor Gmail. De pagina met e-mailinstellingen is onhandig/moeilijk te navigeren en het kost tijd om eraan te wennen, maar als u de procedure hebt gevolgd, kunt u Zoho-mail binnen enkele ogenblikken gaan gebruiken.
Een veelvoorkomende trend die tegenwoordig bij mensen wordt gezien, is het controleren van e-mail om de paar minuten. Hoewel deze obsessieve gewoonte om je inbox te controleren onschuldig lijkt, kan het een negatief effect hebben op je welzijn en productiviteit. Lees voor meer informatie onze gids om manieren te vinden om e-mailverslaving te overwinnen.
