Mail merge is een gemakkelijke manier om documenten voor meerdere personen in één keer te maken, van e-mails en formulieren tot brieven en enveloppen. Het enige dat u nodig hebt, zijn relevante gegevens en software zoals Google Documenten met hulpprogramma's voor het samenvoegen van e-mail.
Terwijl u de informatie van de ontvangers ordent, kunt u de beste add-ons voor Google Documenten verkennen die het samenvoegproces veel eenvoudiger maken.
1. Mailmerge
De eerste add-on om uit te checken op Google Docs is Mail Merge van Quicklution. Het biedt een gratis proefversie van 20 fusies en een extra gratis week om de onbeperkte versie te proberen. Als u het wilt blijven gebruiken, betaalt u een jaarlijkse of levenslange vergoeding.
Wat u krijgt, is een eenvoudige maar nuttige reeks hulpmiddelen. In welk document u zich ook bevindt, activeer Afdruk samenvoegen en met de app kunt u een bestaande spreadsheet met gegevens uit Google Spreadsheets of Drive openen. U kunt ook een nieuwe maken met Spreadsheets. Wat u ook kiest, u kunt vervolgens de instellingen voor Afdruk samenvoegen aanpassen, waaronder:
- Het veld dat u wilt invullen: voornaam, e-mail, Cc of iets anders.
- Het blad waaruit u informatie haalt.
- Naar wie u het document stuurt.
- Alle bijlagen die u wilt toevoegen.
- Wanneer de e-mail plannen.
Er is nog veel meer om mee te spelen. Als je eenmaal tevreden bent met je instellingen, druk je op de Samenvoegen knop, en de app doet de rest. Het is niet zo veel anders dan Afdruk samenvoegen gebruiken in Word.
downloaden:Mailmerge (Abonnement vereist, gratis proefversie beschikbaar)
2. Avery Afdruk samenvoegen
Quicklution biedt ook Avery Mail Merge specifiek voor het maken van labels. Door deze twee add-ons te combineren, kunt u uw workflow stroomlijnen. Hun processen zijn bijna precies hetzelfde, behalve dat je met Avery Mail Merge alleen een reeds bestaande spreadsheet als gegevensbron kunt gebruiken en dat je minder aanpassingsopties hebt.
Anders dan dat, selecteert u gewoon uw spreadsheet, de velden die u samenvoegt en klikt u op Labels samenvoegen. U krijgt perfect uitgelijnde etiketten, klaar om te printen en op uw enveloppen of pakketten te plakken.
downloaden:Avery Label Samenvoegen (Abonnement vereist, gratis proefversie beschikbaar)
3. Document Studio
Een ander hulpmiddel van Google Documenten waarmee u rekening moet houden bij het samenvoegen van e-mail, is Document Studio. Het is multifunctioneel en heeft een lichte leercurve, maar het is erg handig als je het eenmaal leert kennen.
Start de add-on en maak een nieuwe workflow zodat deze indien nodig automatisch kan worden verwerkt. Na het benoemen van de workflow, het kiezen van een Google-spreadsheet als uw gegevensbron en het instellen van triggervoorwaarden, kiest u de taak die u wilt uitvoeren.
Onder de verschillende opties heb je: E-mail verzenden en Bestand maken. Afhankelijk van wat u kiest, leidt Document Studio u door aanvullende stappen die uw e-mails of bestanden personaliseren, evenals de workflow zelf.
U kunt bijvoorbeeld instellen hoe vaak het proces moet starten en of het de verborgen en gefilterde rijen van de spreadsheet moet overslaan. Dit zijn slechts enkele van de functies waar u naar uit kunt kijken.
downloaden:Document Studio (Gratis, abonnement beschikbaar)
4. Publigo-document samenvoegen
Als u snel een aantal gepersonaliseerde documenten kunt genereren, kunt u tijd en stress besparen. Maak dus optimaal gebruik van apps zoals Publigo, vooral in gecompliceerde situaties zoals proberen om productief werken met een team op afstand in verschillende tijdzones.
Deze add-on kan gegevens samenvoegen tot bestanden in Docs-, PDF- en Word-indeling. Maar u kunt ook een campagne plannen die Publigo automatisch start op een bepaald tijdstip of wanneer een ontvanger een formulier indient.
Wat dat betreft, kunt u Google Spreadsheets en Formulieren gebruiken om documenten te maken met een reeks gegevens, van spreadsheetinformatie tot vragen of antwoorden van een vragenlijst. De app en zijn processen bieden ook veel aanpassingsmogelijkheden. Afgezien van planning, kunt u e-mailmeldingen, het delen van bestanden, samenvoegregels en meer instellen.
downloaden:Publigo-document samenvoegen (Gratis, abonnement beschikbaar)
5. Mergo Afdruk samenvoegen
Als u alleen e-mails in bulk wilt verzenden, is Mergo Mail Merge het ontdekken waard. Met uw document klaar voor gebruik, kunt u deze add-on gebruiken om een lijst met ontvangers te uploaden als een Google-spreadsheet, Excel-spreadsheet of CSV-bestand. U kunt ze ook handmatig invoeren.
Een geweldige bonus is de trackingfunctie van Mergo. Het kan u vertellen wanneer ontvangers uw e-mail openen, klikken, reageren of bouncen. Er zijn ook verschillende manieren om de samengevoegde e-mail aan te passen. U kunt bijvoorbeeld aanpassen wat wordt weergegeven in de Afzender en Antwoord aan en voeg een afmeldlink toe met een bericht naar keuze.
downloaden:Mergo Afdruk samenvoegen (Gratis, abonnement beschikbaar)
6. Labels maken en afdrukken
Zoals eerder vermeld, zijn tools voor het samenvoegen van berichten nuttig voor meer dan e-mails en brieven. Als je graag een toegewijde labelmaker in de buurt hebt, probeer dan de add-on Create & Print Labels.
Het doel is eenvoudig: importeer een Google-spreadsheet met uw gegevens en plaats de informatie in labels van uw keuze, die u vervolgens kunt afdrukken of gebruiken zoals u wilt.
Er zijn verschillende labelsjablonen beschikbaar voor alles, van pakjes tot wenskaarten - een geweldige aanvulling op de standaard Google Documenten-sjablonen voor het eenvoudig maken van documenten. Wanneer u Labels maken en afdrukken gebruikt, is er een raster beschikbaar om u te laten zien hoe de labels eruit zullen zien. U kunt hun lay-out, lettertype, tekst en meer aanpassen.
downloaden:Labels maken en afdrukken (Abonnement vereist, gratis proefversie beschikbaar)
7. Foxy-labels
De laatste app voor Google Documenten om in gedachten te houden, helpt je ook bij het ontwerpen van de perfecte labels voor iedereen gelegenheid, of u nu meerdere brieven verstuurt of voor elk van deze een gepersonaliseerd visitekaartje maakt uw klanten.
Het enige dat u op Foxy Labels hoeft te doen, is de sjabloon kiezen die u nodig heeft en uw gegevensbron uit Google Spreadsheets. Dan klikken Labels maken en je bent klaar. U kunt de greep in- en uitschakelen en uw labels individueel ontwerpen. Hoe dan ook, je bent vrij om je document zo veel aan te passen als je wilt.
downloaden:Foxy-labels (Gratis, premium-versie beschikbaar)
Duik in add-ons voor Google Documenten
Dankzij de behulpzame geest van Google kunt u Docs transformeren in uw ideale werkstation. Als het gaat om het produceren van e-mails of labels voor tonnen mensen, zijn de aangeboden add-ons voor het samenvoegen van berichten voor u geschikt. U hoeft alleen maar te beslissen hoe eenvoudig of ingewikkeld u wilt dat uw tools zijn.
Maar neem de tijd om het ware aanbod van Google Documenten-apps te verkennen. Je zult edelstenen tegenkomen die precies kunnen zijn wat je nodig hebt voor professionele documenten, presentaties of groepsprojecten.
