Managers van werken op afstand hebben moeite om de verantwoordelijkheid van hun teams te behouden omdat ze uit het zicht zijn en vanaf verschillende externe locaties werken. Uw teamleden zijn misschien niet op kantoor, maar u kunt hun prestaties in de gaten houden door een cultuur van verantwoordelijkheid te cultiveren.
Dankzij technologie zijn uw externe medewerkers slechts een knop verwijderd. Het gaat erom uw interacties zinvol te maken. Bekijk deze praktische manieren om de verantwoordelijkheid van uw externe team te verbeteren.
1. Taken delegeren
Het delegeren van taken is cruciaal voor de voortgang van het werk in een team op afstand. U wilt dat uw teamleden productief zijn vanaf hun verschillende externe locaties. Als leider moet je leren taken te delegeren in verschillende stadia van een project. Anders zal het werk zich op uw taak opstapelen, waardoor de workflow blokkeert.
Behalve dat je laat zien dat je het oordeel van je team vertrouwt, laat het delegeren van taken ook zien dat je dat bent flexibel en bereid om uw werknemers een kans te geven om zelfstandig te werken, vooral wanneer ze werken van een afstand.
Monday.com is een goede workflow-applicatie die je kunt gebruiken om delegeren van verantwoordelijkheden onder de leden van een team op afstand. Hiermee kunt u opdrachten genereren en projecten volgen via zijn eigen gepatenteerde bordsysteem. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om gegevens uit externe bronnen te importeren.
2. Geef een overzicht van uw verwachtingen
Het schetsen van verwachtingen is een van de meest over het hoofd geziene strategieën voor het verhogen van de productiviteit in een externe werkomgeving. Sommige teamleden zijn misschien niet ter plaatse als hun collega's, maar dit mag geen excuus zijn om de aan hen toegewezen taken te vertragen.
U hebt een consistente workflowtool nodig die al uw verzoeken met succes naar teamleden kan verzenden, ongeacht hun locatie. Cloudgebaseerde systemen zoals Kissflow en Nintex kunt u functiebeschrijvingen schetsen, zodat teamleden de verwachtingen begrijpen. Met deze tools kunt u uw projecten ook eenvoudig optimaliseren, automatiseren en ontwerpen.
3. Werkvoortgang bijhouden
Het volgen van de werkvoortgang van uw externe personeel is een manier om verantwoordelijkheid te omarmen. Zonder het bijhouden van taken die aan teams zijn toegewezen, kunt u overweldigd raken met ernstige gevolgen voor een afname van prestaties, productiviteit, verlies van taakdetails en waardevolle tijd op het werk.
Door de voortgang van het werk bij te houden, kunt u geautomatiseerde workflows voor uw teams bouwen. Door dit te doen, kunt u uw werknemers verder helpen productiever te zijn en tegelijkertijd delen van projecttaken te beheren. U bent dus slechts één klik verwijderd van het verzenden van een taak met de details naar een teamgenoot. Enkele hulpmiddelen die kunnen helpen bij het volgen van de voortgang van het werk zijn: ClickUp en Todoist.
4. Regelmatig vergaderen
Met de steeds toenemende dominantie van technologie in elke branche en het snelle tempo waarin de werkplek zich ontwikkelt, is regelmatige betrokkenheid van het personeel essentieel. Interessant is dat teamleden zich niet hoeven te beperken tot een fysieke ruimte om met elkaar te communiceren. Dat kunnen ze op afstand doen in een virtuele ruimte.
Door uw externe teams bij vergaderingen te betrekken, krijgt u een idee van de voortgang van hun werk. Iedereen krijgt de kans om te delen waar ze mee bezig zijn en hoe het gaat. Als leider, in plaats van in het ongewisse te blijven over de voortgang van het werk van uw team, krijgt u een update over wat ze aan het doen zijn.
Je kunt vroeg genoeg zien wanneer ze niet op de goede weg zijn of de verkeerde dingen doen voordat het uit de hand loopt. Sommige communicatiehulpmiddelen die kunnen helpen bij regelmatige vergaderingen op uw externe werkplek zijn: Microsoft Teams en Zoom.
5. Creëer kansen voor samenwerking
Samenwerking helpt bij het cultiveren van teamgeest en efficiëntie onder werkende teams. Wanneer medewerkers vrij zijn om te communiceren en bij te dragen aan projecten, voelen ze zich beter thuis.
U kunt actieve deelname aanmoedigen en help uw externe team zich verbonden te voelen door middel van gezamenlijke taken die individuele bijdragen mogelijk maken. Bovendien kun je kansen onder je teamgenoten gelijk maken, ongeacht rang, status of ervaring met behulp van systemen zoals: slappe en Google documenten voor samenwerking op afstand.
6. Prestatie evalueren
Prestatie-evaluatie is de sleutel voor teamgroei en -ontwikkeling. Het helpt de prestaties van een organisatie op zowel individueel als bedrijfsniveau te verbeteren.
Implementeren effectieve tips voor het meten van teamprestaties creëert een toegewijd personeelsbestand - een personeel dat niet alleen bekwaam is in de uitvoering van projecten, maar ook efficiënt is in het uitvoeren van zijn gedelegeerde taken.
Als u geen standaard evaluatiesysteem voor prestatiebeheer heeft, kunt u zich misschien niet richten op werknemers die motivatie nodig hebben. Enkele voorbeelden van werkevaluatietools die u kunt gebruiken zijn: energie en Impraise.
7. Resultaten openlijk delen
Als je een bloeiende werkplek wilt runnen, moet je ervoor zorgen dat iedereen openlijk met elkaar kan praten. Als leider is het belangrijk om mensen de macht te geven om beslissingen te nemen door hen te laten zien hoe hun werk in het grotere geheel past. Dit zal hen helpen de voortgang van de besluitvorming te begrijpen en hoe deze beslissingen hen en het bedrijf als geheel beïnvloeden.
Door de prestatieresultaten van uw teamleden openlijk te delen, kunnen ze elkaars rollen leren kennen en weten hoe ze in de algemene workflow passen. Als u dit doet, zorgt u ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit en op weg is naar hetzelfde doel. Cloudgebaseerde oplossingen zoals: Microsoft Teams en slappe kan het delen van resultaten op de werkplek stimuleren.
8. Maak een online dashboard voor KPI's
In dit digitale tijdperk moeten leiders verantwoordingstools omarmen om zich snel aan te passen aan de veranderende zakenwereld. Een Key Performance Indicator (KPI)-dashboard is slechts een van de vele van dergelijke tools die u en uw team kunnen helpen communiceren, terwijl ze ook toegang hebben tot werkprestaties en deze kunnen beoordelen.
Online dashboards voor KPI's zijn signalen op hoog niveau die aangeven hoe een project vordert in de richting van de vastgestelde doelstellingen van het bedrijf. KPI's zijn dus essentiële elementen van toegevoegde waarde voor een bedrijf. Uw personeel hoeft voor de beoordeling eventueel niet fysiek aanwezig te zijn.
De volgende KPI-dashboards, Datapine en Scoro, kan u helpen complexe datasets te vereenvoudigen. Ze kunnen u ook helpen uw bedrijfsstrategie op schema te houden door de financiën, de werkinput en -output van het personeel bij te houden, projecten te plannen en onderweg resultaten te verzamelen.
9. Taken opvolgen
Nadat u taken aan uw externe medewerkers hebt toegewezen, moet u contact met hen opnemen om te leren van hun werkpleksituaties. Als je ze alle informatie hebt gegeven die ze nodig hebben, vraag ze dan of ze zich op hun gemak voelen bij het uitvoeren van de taken.
Als je doelen en mijlpalen voor hen hebt vastgesteld, vraag dan naar de haalbaarheid om ze te bereiken. Erken teamleden publiekelijk wanneer ze geweldig werk leveren om uw waardering te tonen. Erkenning van hard werken door middel van opmerkingen en bonussen verbetert het moreel van het personeel en verhoogt hun productiviteit.
Na voltooiing van de gedelegeerde taken en projecten, kunt u een follow-up van activiteiten regelen met behulp van samenwerkingstools zoals: Zoom en Gmail. Daar kunt u de personen in het team vermelden die de opgegeven opdrachten met succes hebben uitgevoerd en uw organisatie hebben geholpen bij het behalen van doelen.
10. Geef constructieve feedback
Bij een succesvol project hoort ook het geven van constructieve feedback. Vergeet niet de bijdrage van teamleden die zo'n taak tot een succes hebben gemaakt.
Vermijd micromanagen van uw team in naam van constructieve feedback. Niet iedereen in het team zal dezelfde werkoutput produceren, maar degenen die op een consistent niveau presteren, moeten worden erkend. Een tool voor taakbeheer zoals nTaak of ClickUp kan u en uw team helpen de voortgang van gedelegeerde taken te volgen voor feedback.
Werkstroomstrategieën benutten voor verantwoordelijkheid voor werken op afstand
Bij een succesvol project is iedereen in het team betrokken. U kunt uw werknemers helpen hun productiviteit te verhogen en hun vaardigheden te verbeteren door hen meer verantwoordelijkheid te geven voor hun acties en in-acties.
De hierboven besproken strategieën helpen u een heel eind bij het creëren van een sterk en efficiënt personeelsbestand op afstand. Uw team krijgt ook het zetje dat ze nodig hebben om de beste resultaten te behalen in hun rollen en verantwoordelijkheden.
