Evernote is een ideaal hulpmiddel voor het maken en beheren van uw vergadernotities. Er zijn drie essentiële elementen voor een succesvolle vergadering. Voorbereiding van de vergadering, het maken van georganiseerde aantekeningen en opvolging van de vergadering zijn allemaal voorwaarden voor een goede vergadering. De functies van Evernote maken het een makkie om ze alle drie te doen.
Maak een vergadernotitie in Evernote
Met Evernote kunt u: koppel Google Agenda aan uw account. Vanuit de Home-weergave in de applicatie zijn uw aanstaande vergaderingen in één oogopslag zichtbaar.
Opmerking: Voor het koppelen van uw agenda is een Personal-, Professional- of Teams-abonnement vereist.
Als u een nieuwe vergadernotitie wilt maken, begint u met een vergaderingsgebeurtenis in uw agenda. Klik vervolgens vanuit Evernote Home op het pictogram naast een vergaderingsgebeurtenis in uw agendawidget. Klik ten slotte op Notitie maken voor evenement.
Evernote maakt een gekoppelde notitie die u met één klik kunt openen. De notitie bevat een link naar het evenement in de Google-agenda met alle details van de vergadering. De nieuwe notitie is voorgeformatteerd met een ideale structuur voor vergadernotities. Er zijn secties om taken vast te leggen voor latere follow-up en een sectie om aantekeningen te maken.
Evernote heeft een functie om al het relevante ondersteuningsmateriaal te koppelen aan de vergadernota. Uw referentiemateriaal is nooit meer dan één klik verwijderd. Tijd is immers te kostbaar om tijdens een vergadering te zoeken naar bestanden en documenten.
Klik of tik op de vergaderingsgebeurtenis in de kalenderwidget om een bestand of document te koppelen. Selecteer Link notities. Kies de notities die relevant zijn voor uw vergadering.
Nu heb je wat je nodig hebt zonder kostbare tijd te verspillen tijdens de vergadering.
Herinneringen instellen voor vergadermeldingen
Heb je ooit een vergadering gemist omdat je een herinnering nodig had? De oplossing is om herinneringen te implementeren in de Agenda-instellingen.
Met de Agenda-instellingen kunt u bepalen welk type meldingen u ontvangt. U kunt bijvoorbeeld een herinnering ontvangen voordat een vergadering begint, op de begintijd of nadat de vergadering is afgelopen. Bovendien kan Evernote u eraan herinneren om aantekeningen te maken of uw aantekeningen te bekijken.
Om een herinnering in te stellen, klikt u op de kalendergebeurtenis. Selecteer vervolgens de Meer optieknop (drie stippen) in de rechterbovenhoek van de kalenderwidget. Selecteer vervolgens Agenda-instellingen...(drie stippen).
U kunt de instellingen voor twee opties aanpassen: Herinner me eraan om aantekeningen te maken of Herinner me eraan om notities te openen. De eerste is voor evenementen die geen gekoppelde notitie hebben. Dit laatste is voor evenementen die al een gekoppelde notitie hebben.
Maak aantekeningen bij georganiseerde vergaderingen in Evernote
De voorgeformatteerde vergadernota is ideaal voor het vastleggen van essentiële informatie tijdens uw vergadering. Er zijn secties om taken vast te leggen en ongestructureerde aantekeningen te maken.
De taakfunctie in Evernote verduidelijkt drie cruciale elementen voor het succes van een vergadering. Het hangt af van het beantwoorden van drie vragen: "Wie doet wat wanneer?"
- Wat zijn de uitvoerbare taken?
- Wie gaat de taken uitvoeren?
- Wanneer is de deadline om de taken af te ronden?
Evernote maakt taakbeheer eenvoudig doordat u de taken in realtime kunt vastleggen. Als je de tips in onze gids voor het kiezen van een online taakbeheerr, Evernote kwalificeert als een app voor topproductiviteit. U kunt ook een vervaldatum toevoegen en de taak toewijzen aan uzelf of een teamlid. Aan het einde van de vergadering heb je een overzichtelijke takenlijst met vragen over wie, wat en wanneer.
De sectie Notities is een plaats om belangrijke informatie, specifieke instructies of ideeën van de vergadering vast te leggen. Door ze op te schrijven, zorgt u ervoor dat u de belangrijkste uitkomsten van een vergadering niet kwijtraakt.
Evernote maakt het opvolgen van vergaderingen eenvoudig
Succesvolle vergaderingen omvatten vervolgacties met deadlines. Evernote maakt elke planning na een vergadering pijnloos.
Taken gebruiken om actie te ondernemen na uw vergadering
Georganiseerde vergadernotities maken uw volgende stappen gemakkelijk en duidelijk. Uw toegewezen taken staan in de notitie te wachten op uw actie. Als je een team beheert, heb je één referentie voor taken die aan anderen zijn toegewezen.
Niemand wil op een vergadering verschijnen om te beseffen dat die essentiële items ongedaan zijn gemaakt vanwege een gebrek aan communicatie. Goed georganiseerde vergadernotities creëren duidelijkheid, overeenstemming en verantwoordelijkheid voor individuen, een team of een organisatie. De functies van Evernote maken het een ideaal app om prioriteiten te stellen en taken te beheren.
Verbeter de communicatie met uw team door vergadernotities te delen
U kunt de notitie delen met degenen die de vergadering hebben bijgewoond.
Klik in de rechterbovenhoek van de vergadernota op Deel. Het dialoogvenster Delen wordt geopend met drie opties om de notitie te delen. Met de opties kun je iemand in staat stellen ze in Evernote te bekijken, ze te bekijken via een openbare link in een webbrowser of als kopie in een e-mail.
- Iemand uitnodigen. Gebruik deze functie om te delen met een andere Evernote-gebruiker. Voer in het vak voor Iemand uitnodigen een of meer e-mailadressen in, stel het machtigingsniveau in en klik op Verstuur uitnodiging.
- Deelbare link. Gebruik deze functie om de notitie te delen met een niet-Evernote-gebruiker. Elke notitie heeft een unieke URL die u kunt kopiëren en plakken om met iedereen te delen, zelfs als die persoon geen Evernote-gebruiker is. Schakelaar Deelbare link om het in te schakelen. Kopieer vervolgens de link en deel deze met iedereen.
- E-mail een kopie. U kunt een kopie van de notitie e-mailen met de inhoud van de notitie in de hoofdtekst van de e-mail. Klik E-mail een kopieen voeg vervolgens een of meer e-mailadressen toe. Klik op Verzenden.
Door de vergadernotities te delen, blijft iedereen op dezelfde pagina. Bij de volgende vergadering is er een duidelijk verslag van elk resultaat. Elke persoon kent zijn verantwoordelijkheden met de vervaldatum. De duidelijkheid maakt de uitvoering effectiever.
Evernote is een geweldige oplossing voor het beheren van vergadernotities
Evernote is een platformonafhankelijke applicatie. Het werkt op Mac, Windows, Linux en een webbrowser. De functies en voordelen van Evernote kunnen een team helpen om de wrijving te elimineren, alle details vast te leggen en vergaderingen te stroomlijnen.
