Samenwerken met uw collega's zou een makkie moeten zijn, met zoveel manieren om ze te bereiken. Maar soms kan het gebruik van meerdere communicatiemiddelen overweldigend worden, en het gebruik van de verkeerde kan een gesprek in de weg staan.

Dus, wanneer is het het meest effectief om een ​​e-mail te schrijven, een bericht te sturen of projectmanagementsoftware te gebruiken? Lees verder om erachter te komen welk communicatiemiddel ideaal is voor uw discussie.

Wanneer een e-mail verzenden?

Als u veel informatie heeft om samen te vatten en details om in uw bericht op te nemen, is het sturen van een e-mail de ideale optie. Het is ook de beste route voor verzoeken.

Aangezien een e-mailgesprek doorgaans langzamer is dan een gesprek via een berichten-app, heeft de ontvanger meer tijd om over de informatie na te denken. Ze kunnen erbij zitten als dat nodig is en een doordacht antwoord geven als ze er klaar voor zijn.

Hoewel het gebruikelijk is om te denken dat uw collega's lange e-mails niet op prijs zullen stellen, zijn er:

instagram viewer
vele manieren waarop u lange e-mails kunt opmaken zodat de belangrijke informatie opvalt. Je wilt in geen geval een roman schrijven, maar met e-mail kun je alle informatie in één keer presenteren, in een medium dat minder urgent aanvoelt.

Denk maar aan je eigen voorkeuren. Wil je liever één lange maar precieze e-mail ontvangen waarvan je denkt dat je tijd hebt om erover na te denken, of een lang Slack-bericht ontvangen terwijl je je probeert te concentreren op andere projecten?

Behalve dat u zich minder gehaast voelt, zijn e-mails sneller te vinden en later te raadplegen, eenvoudig door te sturen naar iemand anders en het is gemakkelijk om anderen van buiten uw werkplek op te nemen. Het geeft je bericht ook meer formaliteit dan Slack of een vergelijkbare app. Enkele situaties waarin e-mail waarschijnlijk ideaal is, zijn:

  • Een gebeurtenis, rapport, project of feedback samenvatten.
  • Een verzoek doen.
  • Iets formeels verzenden.
  • Ook iemand van buiten je werkplek.
  • Alles wat lang of belangrijk is, vooral als de ontvanger er later naar moet verwijzen.

Wanneer een bericht verzenden?

Messaging-tools zoals Slack zullen u waarschijnlijk sneller een antwoord geven dan e-mail. Het is een uitstekende plek om eenvoudige vragen te stellen, snel in te checken met uw collega's en ideeën te delen.

Hoewel snelle antwoorden soms nodig zijn, is het belangrijk om in gedachten te houden dat je je vragen eenvoudig moet houden om dat te laten gebeuren. Vanwege de snelle reacties die typerend zijn voor de app, is het gemakkelijk voor ontvangers om details of hele berichten over het hoofd te zien, vooral in een lawaaierige kanaal of werkruimte.

Dit kan ertoe leiden dat gesprekken langer dan nodig zijn of dat belangrijke updates onopgemerkt blijven, vooral als het kanaal zo druk is dat uw collega's het hebben gedempt.

Vermeldingen gebruiken in Slack kan helpen om gesprekken in groepen of kanalen een beetje te sturen, maar het is het beste om je berichten kort en to the point te houden. Als je dat niet kunt en Slack is de favoriete plek van je team, probeer dan opsommingstekens te gebruiken om samen te vatten. Ook wil je bij het versturen van een bericht nadenken of je tijd hebt voor een gesprek. Uw collega is misschien snel om op te volgen, op zoek naar verduidelijking of zelf vragen te stellen.

Als een gesprek in Slack zich voortsleept omdat dingen onduidelijk zijn, is het misschien sneller om je collega te bellen of te gebruiken Slack's voice-only huddle-tool verduidelijken. Slack is zeker niet de enige beschikbare berichtentool, maar als u de zaken gestroomlijnd wilt houden, kunt u het beste één app kiezen die iedereen in uw organisatie zal gebruiken.

Als je het professioneel wilt houden, moet je bovendien het gebruik van persoonlijke apps zoals Facebook Messenger of sms vermijden. Enkele situaties waarin een berichten-app ideaal is, zijn:

  • Snelle vragen stellen.
  • Ideeën delen en samenwerken.
  • Snelle updates verzenden.
  • Aankondigingen doen - in het juiste kanaal.

Wanneer projectbeheersoftware gebruiken?

Soms is het ideaal om communicatietools te gebruiken binnen projectbeheersoftware zoals ClickUp. Het grootste voordeel hiervan is dat u en uw collega's zullen minder tijd besteden aan communiceren en zoeken naar stukjes informatie in uw inbox, berichten en overal waar u discussieert werk.

Met ClickUp kunt u alles wat met taken of projecten te maken heeft op één plek bewaren.

Met het opmerkingengedeelte in een taakkaart in ClickUp kunt u vragen of verduidelijking naar uw collega's sturen. Hier kunt u anderen taggen, opmerkingen toewijzen en ondersteunende documenten bijvoegen.

Je kunt een taak of project ook delen door de juiste gegevens in te vullen en iemand anders aan het project zelf of als watcher toe te wijzen. Zorg ervoor dat u het beschrijvingsgedeelte gebruikt om meer details toe te voegen, net zoals een e-mail.

Bovendien kunt u: maak een projectverzoekbord binnen ClickUp als een manier voor jou en je team om elkaar snel taken toe te wijzen en om hulp te vragen. Enkele situaties waarin communicatie met projectmanagementsoftware ideaal is:

  • Om een ​​projectspecifieke vraag te stellen.
  • Om een ​​projectspecifieke opmerking, idee of suggestie te delen.
  • Je hebt een opdracht om aan iemand anders te delegeren.
  • U beschikt over ondersteunende documenten die u kunnen helpen bij een project.

Andere tips voor effectieve communicatie

Welk medium u ook kiest, hier is een lijst met meer tips om u te helpen effectief te communiceren:

  • Stuur het allemaal tegelijk- als je nieuws, feedback, een update of echt iets te zeggen hebt, stuur het dan allemaal tegelijk in plaats van stukjes tegelijk. Door alles bij elkaar te houden, worden meldingen beperkt - en de afleiding of anticipatie die ontstaat nadat iemand een bericht 'hey' heeft gestuurd.
  • Gebruik onderwerpregels en kanalen— niet alleen zal het relevant houden van onderwerpregels en kanalen u helpen de antwoorden te krijgen waarnaar u op zoek bent, maar u en uw collega's zullen de informatie ook later kunnen vinden.
  • Blijf bij één methode— als u een e-mail ontvangt, reageer dan per e-mail. Als het een bericht is, reageer dan in dezelfde app. Door consistent te blijven, blijven uw gesprekken toegankelijk en georganiseerd.

Stroomlijn de communicatie en verhoog uw productiviteit

Hoewel u met zoveel communicatiemiddelen binnen handbereik kunt praten met uw collega's, kan het soms een horde worden om de verkeerde te gebruiken. Als je veel te vertellen hebt, is e-mail de beste keuze. Als je snel en to-the-point wilt zijn, ga dan met een messenger zoals Slack.

Uiteindelijk, als uw gedachte of idee betrekking heeft op een taak, doe uzelf en uw collega's dan een plezier door het te delen in uw projectbeheersoftware onder de respectieve taak. Terwijl u het gesprek voert, moet u ook overwegen hoe u en uw collega's het later, indien nodig, zullen vinden.