Instant messaging op afgelegen werkplekken is zo geïntegreerd in de communicatiestructuur dat het vaak moeilijk te onthouden is hoe het leven was zonder. Tools zoals Slack zijn standaard communicatieplatforms geworden die samenwerking en teamproductiviteit ondersteunen in de huidige externe werkomgevingen.
Hoewel het misschien handig is, moet u nog steeds enkele best practices toepassen om te voorkomen dat uw workflow wordt verstoord. Dit artikel behandelt enkele essentiële instant messaging-regels voor effectieve communicatie op uw externe werkplek.
1. Definieer verwachtingen
Met instant messaging kunt u meestal in realtime berichten naar mensen sturen terwijl u een onmiddellijke reactie verwacht. Hoewel dit soms gepast en zelfs noodzakelijk is, kan het ook een belangrijke bron van afleiding zijn.
U kunt uw instant messaging-tool namelijk voor verschillende doeleinden gebruiken, zoals activiteiten voor virtuele waterkoelers, aankondigingen, het delen van bestanden of het stellen van snelle vragen. Het kan allemaal snel uit de hand lopen als mensen elkaar de hele dag onderbreken met verzoeken of meldingen.
Daarom is het essentieel om ervoor te zorgen dat u een beleid heeft dat helpt bij het beheren van verwachtingen met behulp van uw instant messaging-tool. U kunt bijvoorbeeld waterkoelerkanalen (groepen) maken om andere werkgerelateerde kanalen buiten de deur te houden. U kunt uw collega's op afstand aanmoedigen om hun status in te stellen om hun beschikbaarheid aan te geven en openhartig te zijn over de urgentie van hun verzoeken.
Dit zal waarschijnlijk een continu proces zijn dat u opnieuw moet bekijken naarmate uw team en bedrijf groeien. De sleutel is om een systeem te hebben, zoals een interne wiki, om het aan huidige werknemers te leveren en kennismaken met nieuwe medewerkers.
2. Bewerken voor verzending
De onmiddellijke aard van instant messaging en het feit dat je gewend bent om afkortingen, acroniemen en emoji's te gebruiken bij het sms'en vrienden en familie kunnen ervoor zorgen dat u de kans op misverstanden en het belang van professionaliteit op de werkplek over het hoofd ziet communicatie.
Aangezien je er al een gewoonte van hebt gemaakt om je e-mails te lezen en te bewerken voordat je ze verzendt, moet je ook de tijd nemen om hetzelfde te doen met je instant messages. Controleer uw grammatica, spelling en toon voordat u op verzenden drukt. Houd er rekening mee dat uw bericht de workflow van uw collega kan verstoren, dus zorg ervoor dat het duidelijk en beknopt is. Je wilt niet dat ze extra tijd besteden aan het uitzoeken wat je bedoelde.
Dat gezegd hebbende, vermijd overmatig gebruik van afkortingen of acroniemen in uw communicatie op de werkplek. Als u ze toch moet gebruiken, gebruik dan degene die bekend zijn en betrekking hebben op uw branche.
3. Houd rekening met tijdzones
Je hebt waarschijnlijk collega's op afstand die in verschillende delen van de wereld en in verschillende tijdzones werken, waardoor je werkuren niet overeenkomen. Het is dus goed om er een gewoonte van te maken om rekening te houden met de tijdzones van uw teamgenoten voordat u een expresbericht verzendt.
Dat komt omdat instant messaging een gevoel van urgentie creëert, wat uw externe collega's onder druk kan zetten in hun persoonlijke tijd om te reageren en een altijd actieve cultuur te bevorderen die snel kan leiden tot burn-out. Bovendien kunnen de pings en meldingen hen afleiden tijdens werkuren.
Dat gezegd hebbende, om werk productief met uw externe teams in meerdere tijdzones, moet u meer opletten wanneer u berichten verzendt. Om dit te bereiken, kunt u de drang weerstaan om expresberichten te verzenden, tenzij ze dringend, plan uw Slack-berichten van tevorenen maak gebruik van asynchrone communicatie om te voorkomen dat u uw collega's stoort.
4. Overweeg andere alternatieven
Instant messaging is uitstekend geschikt voor snelle en korte uitwisselingen, maar schiet tekort wanneer u meer diepgaande gesprekken wilt voeren. Dus als je merkt dat je een uitgebreide heen-en-weer uitwisseling hebt of moeite hebt om iets uit te leggen, is het misschien tijd om te stoppen met berichten sturen en over te schakelen naar een andere communicatiemethode.
Afhankelijk van de context en de aard van uw gesprek, kunt u alternatieven overwegen, zoals audio- of videoconferenties, omdat u hiermee uw boodschap beter kunt overbrengen. Als alternatief, als u niet tegelijkertijd beschikbaar bent, kunt u communicatiemiddelen gebruiken zoals: Twist of asynchrone video-oplossingen Leuk vinden voodle om uw bericht op te nemen en te verzenden zonder een onmiddellijke reactie te verwachten.
E-mail kan ook een betere optie zijn voor specifieke gesprekken, omdat het een geschreven verslag biedt waar u later naar kunt verwijzen. Bovendien kunnen uw collega's uw bericht lezen en beantwoorden op een moment dat het hen uitkomt.
5. Vermijd onsamenhangende berichten
Aangezien elk bericht dat u verzendt, overeenkomt met een nieuwe melding en een mogelijke afleiding, je moet voorkomen dat je onsamenhangende berichten verzendt om het aantal meldingen van je collega's te beperken te ontvangen.
Stuur in plaats daarvan een geconsolideerd bericht dat alle informatie bevat die u nodig hebt om te communiceren. Zo kunnen je collega's het bericht snel scannen en worden ze niet meerdere keren onderbroken. U kunt bijvoorbeeld het volgende formaat gebruiken:
Hallo, ik ben op zoek naar informatie over het XYZ-project. Heb je updates? Bedankt.
In plaats van elk stukje informatie op te splitsen in een afzonderlijk bericht.
6. Beperk kleine praatjes tot een minimum
Waterkoelergesprekken hebben hun plaats op afgelegen werkplekken. Ze kunnen zelfs helpen bij het opbouwen van relaties en het bevorderen van een gevoel van verbondenheid onder werknemers.
Er moet echter specifieke kanalen voor informele gesprekken en socialiseren zodat u uw collega's niet stoort wanneer u zich op hun werk probeert te concentreren. Op deze manier kunnen ze ervoor kiezen om deel te nemen aan het gesprek wanneer ze willen en hebben ze niet het gevoel dat ze meteen moeten antwoorden.
Dus, wanneer u directe berichten naar uw externe collega's stuurt, vooral tijdens werkuren, probeer dan om over koetjes en kalfjes te praten tot een minimum te beperken om hun tijd en focus te respecteren.
7. Ontvangst van berichten bevestigen
Wanneer je een bericht ontvangt, is het een goede gewoonte om de afzender te laten weten dat je het bericht hebt gezien, ook als je niet meteen kunt antwoorden. Op deze manier hebben ze niet het gevoel dat je ze negeert en kunnen ze zich concentreren op andere taken terwijl ze wachten op een reactie. Bovendien bespaart het u mogelijk afleidende vervolgberichten.
Als u het druk hebt wanneer u een bericht ontvangt waarop moet worden gereageerd, kunt u de afzender hiervan op de hoogte stellen door iets te zeggen als: "Bedankt voor het laten weten. Ik kom bij je terug." Als het bericht geen reactie nodig heeft, kun je 'Bedankt' typen of reageren met een emoji.
Gebruik deze tips voor productievere communicatie op het werk
Het is essentieel voor elk team op afstand om inspanningen te leveren om betere communicatiegewoonten te ontwikkelen. Als u bovenstaande tips toepast, kunt u een productievere en efficiëntere samenwerking met uw collega's stimuleren, ongeacht de locatie.
