Als er veel mensen samenwerken aan een gedeeld projectspreadsheet, moet u een soort workflow- of procescontrole instellen om dingen gemakkelijk voor elkaar te krijgen. Op die manier verliest u niet uit het oog wat er is gedaan en wat er daarna moet gebeuren - dit zal helpen om iedereen op dezelfde lijn te houden.
Hier hebben we het over de essentiële tips en best practices die u moet volgen wanneer u samenwerkt met andere gebruikers in Excel of Google Spreadsheets of iets dergelijks.
1. Wijzigingen en updates van documentsleutels
Bij het samenwerken aan spreadsheets is het belangrijk om bij te houden wat er is veranderd. U kunt het werk van iemand anders overschrijven als u niet voorzichtig bent.
Probeer opmerkingen of notities toe te voegen om wijzigingen vast te leggen, zoals redenen voor het bijwerken van het item, namen van redacteuren die de wijzigingen hebben aangebracht en waarom of hoe ze dat hebben gedaan. U kunt dit eenvoudig doen met de Markeer wijzigingen functie in een gedeelde werkmap. Volg de onderstaande stappen om deze functie te activeren:
- Ga naar Bestand > Opties > Werkbalk Snelle toegang. Ga voor macOS naar Excel > Voorkeuren... > Lint en werkbalk > Werkbalk Snelle toegang.
- Kies uit de vervolgkeuzemenu's Alle opdrachten.
- Selecteer Markeer wijzigingen en kies of u de werkbalk Snelle toegang boven of eronder wilt toevoegen. Klik OK.
- Als je klaar bent, tik je op de vervolgkeuzefilters in de Werkbalk Snelle toegang > Opdrachtlabels tonen. U kunt aanpassen hoe u wijzigingen in uw spreadsheet wilt markeren door te kiezen uit de opties in de vervolgkeuzelijst.
U kunt items of tabbladen in uw gedeelde spreadsheet ook een kleurcode geven, zodat u wijzigingen in één oogopslag kunt zien.
2. Brongegevens correct invoeren
Het is gemakkelijk om fouten te maken bij het invoeren van de onbewerkte gegevens in uw spreadsheets. Het probleem is dat als u dit niet correct doet, dit uw resultaten volledig kan vertekenen en u in de verkeerde richting kan leiden.
Gelukkig zijn er enkele snelle tips om ervoor te zorgen dat u de bron- of onbewerkte gegevens correct invoert in uw Excel-bestanden.
- Uw gegevens moeten duidelijk en nauwkeurig zijn. Probeer afkortingen te vermijden als dit niet absoluut noodzakelijk is, en zorg ervoor dat alle getal- of datumnotaties duidelijk en consistent zijn in uw spreadsheet(s).
- Zorg ervoor dat u een kop bovenaan elke kolom/rij plaatst, zodat andere gebruikers de tabellen beter kunnen interpreteren.
- Gebruik waar nodig relevante (en juiste) formules.
3. Spreadsheetbesturing gebruiken
Door spreadsheetbesturingselementen te gebruiken, kunt u het risico op fouten in gegevensinvoer verkleinen. Hier zijn een paar tools die je zou kunnen gebruiken:
Gegevensvalidatie: Met behulp van een hulpmiddel zoals: gegevensvalidatie stelt u in staat om input van meerdere gebruikers in het juiste formaat te verzamelen. Het zorgt ook voor uniformiteit in gegevensinvoer en voorkomt onbedoelde gebruikersfouten. Als u gegevens invoert die bij een bekende reeks waarden horen, zoals een "Ja" of "Nee" of "Kan niet worden bepaald", u kunt een vervolgkeuzelijst maken met deze opties zodat andere gebruikers kunnen kiezen uit een vooraf gedefinieerde lijst met: opties.
Bladweergave: De Functie bladweergave is een andere handige functie waarmee spreadsheetgebruikers aangepaste weergaven van hun werkmap kunnen maken en hun eigen filters instellen om informatie te bekijken - zonder te worden beïnvloed door wijzigingen die door anderen in het werkblad zijn aangebracht gebruikers.
4. Tabellen en grafieken gebruiken
Laten we eerlijk zijn: spreadsheets zijn in het begin behoorlijk overweldigend, vooral als je niet gewend bent om met grote hoeveelheden gegevens te werken. Daarom raden we aan tabellen, grafieken of grafieken te gebruiken om uw gegevens op een intuïtieve manier in te stellen.
Terwijl tabellen u helpen bij het ordenen en sorteren van uw informatie, kan het gebruik van een grafiek of grafiek helpen bij visuele weergave. Dit maakt het gemakkelijker om trends in kaart te brengen of vergelijkingen tussen verschillende groepen variabelen in de loop van de tijd weer te geven, zodat u belangrijke relaties en trends in uw gegevenswaarden kunt herkennen.
5. Markeer belangrijke waarden met kleuren en opmaak
Door kleur toe te voegen aan uw tekst en koppen, kunt u uw gegevens op een beter leesbare manier ordenen.
Op deze manier kunt u zich concentreren op specifieke aspecten van de gegevens zonder dat u in één keer overspoeld raakt door alle informatie. U kunt ook hulpmiddelen gebruiken zoals: conditionele opmaak, waarmee u specifieke cellen kunt markeren op basis van criteria, bijvoorbeeld of ze binnen een bepaald waardenbereik vallen.
De functie "Panelen bevriezen" is met name handig als u bepaalde gebieden moet bijhouden terwijl u door een lange spreadsheet bladert. Hier leest u hoe u dit kunt doen:
- Selecteer de actieve rij of kolom.
- Ga naar de Visie tabblad van het lint en selecteer Pannen bevriezen.
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu of u kolommen of rijen wilt bevriezen.
Met de functie Hyperlink kunt u ankertekst koppelen aan bestanden, webpagina's of werkbladen.
- Selecteer hiervoor een cel in uw spreadsheet met tekst.
- Ga naar de Invoegen tabblad op het lint.
- Tik rechts van het lint op Koppeling en kies de opties in het linkermenu. U kunt ervoor kiezen om te linken naar bestanden in uw lokale opslag, of een weblink, of naar andere bronnen.
Dit helpt uw teamleden om gemakkelijk referenties of bronbestanden te vinden. Als de webpagina van uw bedrijf bijvoorbeeld producten en diensten vermeldt, kunt u eenvoudig een hyperlink maken in een cel die teamleden rechtstreeks naar de pagina brengt wanneer ze erop klikken.
Vaak kan het moeilijk zijn om te weten waar uw collega's mee bezig zijn. Met spreadsheettools zoals Google Spreadsheets kunnen meerdere editors echter gemakkelijk in realtime samenwerken aan documenten. U kunt de chatzijbalk openen door op de chatpictogramballon naast de lijst met actieve gebruikers te tikken.
Dit is een handige functie: u kunt eventuele problemen bespreken die u bent tegengekomen tijdens het werken aan gedeelde bestanden. Het stelt je ook in staat om snel met elkaar te communiceren als je hulp of hulp nodig hebt bij iets specifieks in hun document.
9. Medewerkers toegang geven tot bewerken/bekijken
Een van de eerste stappen bij het samenwerken aan gedeelde spreadsheets is ervoor zorgen dat teamleden bewerkings-/weergavetoegang (alleen-lezen) hebben. Je moet ervoor zorgen dat je delen in de eerste plaats hebt ingeschakeld.
Voeg ten tweede zo nodig bijdragers toe aan uw individuele werkmappen en geef ze desgewenst alleen-lezen- of bewerkingsrechten. Zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot de compatibele versies van het bestand, zodat ze geen problemen hebben met synchroniseren of opslaan terwijl ze werken.
Slimmere samenwerking met gemakkelijk leesbare spreadsheets
Uiteindelijk draait het allemaal om communicatie. Wanneer je met een groep mensen aan een gedeeld project werkt, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de communicatie van je team zo soepel mogelijk verloopt.
Deze tips hierboven moeten helpen om uw spreadsheets gebruiksvriendelijker en gemakkelijker leesbaar te maken, zodat het delen en interpreteren van informatie altijd gemakkelijk is.