De meeste mensen gebruiken spreadsheetsoftware om gegevens te verzamelen of informatie te presenteren met behulp van grafieken en diagrammen. Als u echter buiten de gebaande paden denkt, zijn er verschillende toepassingen voor Google Spreadsheets. Een van de handigste alternatieve toepassingen is het maken van een schema.

En je hoeft niet eens helemaal opnieuw te beginnen. De sjabloonbibliotheek heeft een kant-en-klaar blad dat klaar is voor gebruik. Lees verder terwijl we in detail beschrijven hoe u een planning correct kunt maken en opmaken en waarom u zou moeten overwegen bladen te gebruiken voor uw planning.

Een schema maken in Google Spreadsheets

Hoewel je in Google Spreadsheets een geheel nieuwe planning kunt maken, raden we je aan een sjabloon te gebruiken, vooral als je haast hebt en niet veel aanpassingen nodig hebt.

U kunt de sjabloongalerij in Google Spreadsheets gebruiken om een ​​kant-en-klaar werkblad te vinden. Om te beginnen, moet u naar Google Spreadsheets gaan en een account maken. Als u al een Google-account heeft, kunt u deze gebruiken om in te loggen. Dit zijn de stappen die u moet volgen om een ​​planning te maken met behulp van de sjabloongalerij in Google Spreadsheets:

  1. Navigeer naar de hoofdpagina van Google Spreadsheets.
  2. Klik op Sjabloongalerij onder de zoekbalk. Dit opent een nieuwe pagina met verschillende sjablonen waaruit u kunt kiezen.
  3. We zullen de gebruiken Schema sjabloon voor deze tutorial, dus klik erop. Hiermee wordt een nieuwe spreadsheet geopend waarop de sjabloon al is toegepast.

In de Google Spreadsheets-sjabloon zijn de rijen en kolommen al zo ingesteld dat er gedurende de dag uurindelingen zijn. U kunt de begindag van de week instellen in cel C2. De datum wordt automatisch gespecificeerd in de 3e rij, afhankelijk van de invoer in cel C2. De 4e rij bevat een formule die de datum automatisch omzet in de dag van de week.

Onderaan het schema staat een notitiegedeelte waar u berichten voor het team kunt achterlaten. Er is ook een to-do-gedeelte aan de rechterkant waar u specifieke taken aan uw team kunt toewijzen.

Voorwaardelijke opmaak gebruiken in uw schema

U kunt voorwaardelijke opmaak in de spreadsheet gebruiken om te controleren op een specifiek woord in de spreadsheet. Als aan die voorwaarde wordt voldaan, wordt een gespecificeerde actie ondernomen.

Laten we ter demonstratie voorwaardelijke opmaak toevoegen om te controleren of het woord 'vergadering' in de cel voorkomt. Als dit het geval is, moet de cel rood worden. Hier zijn de stappen die u moet volgen om dit te doen:

  1. Selecteer het gebied in uw spreadsheet waar u voorwaardelijke opmaak wilt toepassen.
  2. Klik op Formaat in de hoofdwerkbalk van het scherm.
  3. Daar, klik op Conditionele opmaak. Dit opent een zijbalk aan de rechterkant van het scherm.
  4. Het bereik wordt automatisch toegevoegd als u het in de eerste stap selecteert. Als je dat niet hebt gedaan, schrijf dan het bereik in de Toepassen op bereik tekstveld.
  5. In de Cellen opmaken als sectie, kunt u de opmaakregels selecteren. We kozen voor de Tekst bevat optie en voegde het trefwoord "vergadering" toe.
  6. Kies nu de effecten die op de inhoud in de cel moeten worden toegepast. In dit geval hebben we de kleur rood gekozen die op de cel moet worden toegepast.
  7. Klik op Gedaan om de wijzigingen op te slaan.

Zoals u kunt zien, wordt het effect toegevoegd aan elke cel die het opgegeven trefwoord bevat. Dit kan met name handig zijn als u aankomende taken zoals vergaderingen en deadlines wilt kleuren. U kunt ook meerdere regels toevoegen, wat betekent dat u een volledig kleurgecodeerd schema kunt hebben.

Als u dit doet, hoeft u niet elke cel handmatig een kleurcode te geven wanneer er een wijziging in uw planning wordt aangebracht.

Voor- en nadelen van het maken van een schema in Spreadsheets

Hoewel er verschillende voordelen zijn aan het creëren van een productief werkschema met Google Spreadsheets is het verre van perfect. Laten we de voor- en nadelen bespreken van het maken van een schema met Google Spreadsheets:

Pro: gratis te gebruiken

Hoewel er verschillende programma's voor het maken van schema's op de markt zijn, worden de meeste hiervan betaald. Aan de andere kant kan Google Spreadsheets handig zijn bij het maken van een planning, omdat het gratis is voor particulieren en kleine bedrijven. Het is een eenvoudige manier om maak een back-up van je schema gratis zonder handmatig op te slaan.

Pro: gemakkelijk te delen

Het beste van het gebruik van Google Spreadsheets boven andere spreadsheetprogramma's is dat u uw spreadsheet met slechts een paar klikken kunt delen. U kunt ook de machtigingen specificeren, zodat slechts een select aantal mensen de spreadsheet kan bewerken, terwijl de anderen deze alleen kunnen bekijken. Dit kan een grote hulp zijn als je maak een werkschema op afstand om te delen met uw medewerkers.

Tegen: Geen meldingen voor gebruikers zonder bewerkingstoegang

Google Spreadsheets heeft het voordeel van realtime delen, wat betekent dat de wijzigingen die in het bestand zijn aangebracht in realtime door de kijkers kunnen worden gezien. Als u echter alleen weergaverechten heeft, stelt Spreadsheets u niet op de hoogte van wijzigingen die in de spreadsheet zijn aangebracht.

Alleen mensen met bewerkingsrechten kunnen e-mailmeldingen inschakelen. U kunt add-ons gebruiken die pushmeldingen verzenden om het probleem op te lossen, maar het is verre van ideaal.

Nadeel: Gebrek aan automatisering

Als u speciale software gebruikt om uw planning te maken, hoeft u niet elk detail handmatig in te voeren. Andere onderdelen worden automatisch bijgewerkt als je een onderdeel van het schema wijzigt.

Geavanceerde software zal u ook op de hoogte stellen als u overboord gaat met de diensten of een mogelijke fout maakt. Als je een expert bent, kun je automatiseren in Spreadsheets. De meeste mensen hebben echter niet de tijd of de geavanceerde technische kennis om dit voor elkaar te krijgen.

Nadeel: kost meer tijd

Wanneer u een spreadsheet gebruikt, moet u de meeste dingen handmatig invoeren of vervolgkeuzelijsten maken. Geavanceerde software bespaart u veel handmatige bewerkingen omdat ze beschikken over slepen en neerzetten van schemabouwers. Ze kunnen ook automatische e-mails verzenden wanneer er wijzigingen in het schema plaatsvinden.

Tegen: Heeft geen moderne functies

Google Spreadsheets mist functies zoals GPS-tracking, shift swapping en PTO-beheer. Deze functies zijn niet nodig, maar kunnen uw leven in bepaalde situaties veel gemakkelijker maken.

Plan je leven effectief

Google Spreadsheets is slechts een van de vele manieren om uw leven en werk in te plannen. Hoewel er een paar nadelen zijn, maakt het feit dat het gratis en eenvoudig te gebruiken is het een haalbare optie, vooral wanneer je het combineert met andere Google Suite-apps zoals Google Agenda.