WinZip, WinRAR en andere archiveringssoftware zijn ontworpen om bestanden te comprimeren en ruimte te besparen. Deze software werd voor het eerst geïntroduceerd toen diskettestations een maximale grootte van 1,44 MB hadden, waardoor compressie nodig was.
De opslagtechnologie is echter vooruitgegaan. We hebben SSD's met een capaciteit van 8 TB en het is normaal om tot 1 TB aan cloudopslag te hebben. We kunnen ook gigabytes aan gegevens in slechts enkele minuten downloaden.
Maar waarom gebruiken we nog archiverings- en compressiesoftware? Laten we de redenen onderzoeken.
1. Bestandsgrootte verkleinen
Hoewel grote opslagcapaciteiten tegenwoordig typisch zijn en de meesten van ons een snelle internetverbinding hebben, worden bestanden meestal nog steeds gecomprimeerd wanneer u ze downloadt. Dit is vooral het geval als u meerdere bestanden tegelijk downloadt.
Veel cloudopslag- en e-maildiensten doen dit omdat het nog steeds ruimte bespaart. Hoewel je misschien denkt dat de ruimtebesparing van een gecomprimeerd bestand minimaal is, is het nog steeds cruciaal voor gebruikers die niet zijn aangesloten op een stabiel breedbandnetwerk. Als u bijvoorbeeld een bestand downloadt met uw mobiele gegevensverbinding, wilt u gegevens besparen, dus het kan helpen om een bestand te zippen (comprimeren).
Bestandscompressie is ook handig voor archivering. Als u een bestand wilt behouden maar niet van plan bent het te gebruiken, kunt u WinZip-compressie gebruiken om de bestandsgrootte te verkleinen. Met deze stap kunt u meer bestanden in uw archiefsysteem passen. Hoewel de beperkte ruimte misschien klein is voor een afzonderlijk bestand, tellen de ruimtebesparingen op als u meerdere bestanden of mappen moet archiveren.
2. Bestanden of mappen in één bestand groeperen
Als je een Google Drive hebt en besluit meerdere bestanden te downloaden, zul je merken dat je browser het als een gecomprimeerd zip-bestand zal downloaden. Afgezien van het verkleinen van de bestandsgrootte, wat bespaart op serverbandbreedte, is het ook gemakkelijker om meerdere bestanden of mappen als één volume over te brengen.
Als u dit doet, zorgt u ervoor dat er geen bestand of map als een onvolledige download wordt verzonden. Stel dat u een toepassing downloadt voor installatie van internet. Als de app niet is gecomprimeerd tot één zipbestand, moet u waarschijnlijk meerdere bestanden downloaden - honderden als de app ingewikkeld is.
In het geval dat een cruciaal bestand een onderbroken download krijgt terwijl de rest is voltooid, heeft u misschien geen idee dat het is gebeurd. Dus tijdens het installatieproces zul je een fout tegenkomen, maar je zult frustrerend genoeg geen idee hebben waarom.
Maar door ervoor te zorgen dat alle bestanden die een app nodig heeft in één archief worden opgeslagen, weet u zeker dat zodra de download is voltooid, alle bestanden hun integriteit behouden en dat uw installatie niet zal mislukken. Bovendien vereenvoudigt het de download omdat de gebruiker maar één bestand hoeft te downloaden.
3. Eenvoudige bestandscodering
Een ander voordeel van bestandsarchivering is eenvoudige codering. Als u een vertrouwelijk bestand wilt versturen, kunt u eenvoudig een wachtwoord aan een archief toevoegen. Dat betekent dat wanneer iemand, inclusief jij, het wil openen, ze eerst het wachtwoord moeten opgeven dat je hebt ingesteld.
Hoewel u bestanden zoals pdf's, Word-documenten en Excel-spreadsheets met een wachtwoord kunt beveiligen, de bescherming is niet sterk genoeg. Bovendien kunnen niet alle bestanden gemakkelijk worden versleuteld. U kunt bijvoorbeeld niet gemakkelijk een wachtwoord toevoegen aan afbeeldingen, tekstbestanden, mappen en andere bestandstypen die geen codering ondersteunen.
Archiveringssoftware zoals WinRAR en WinZip kan een wachtwoord toevoegen aan vrijwel elk bestand, zodat niemand zich ervan kan vergewissen behalve degenen met het juiste wachtwoord (of degenen die weten hoe ze ze moeten hacken) kunnen inbreken in uw archief gemakkelijk.
4. Optische schijven converteren naar een enkel bestand
Optische media, zoals cd's en dvd's, zijn nu uit de mode. In feite worden de meeste computers tegenwoordig niet meer geleverd met schijven, zelfs geen laptops! Als u echter nog steeds software-, digitale video- of muziekalbums op een schijf hebt staan, wilt u er misschien een back-up van maken op uw computer.
Dat komt omdat het plastic na verloop van tijd broos kan worden, waardoor het breekbaar wordt. Als uw schijven al behoorlijk oud zijn en u ze in een snel optisch station plaatst, bestaat het risico dat ze binnenin breken. Bovendien kunnen ze, als ze niet goed worden bewaard, kromtrekken en buigen, waardoor ze onleesbaar worden.
Als u de gegevens op die schijven niet wilt verliezen, kunt u ze naar de opslag van uw computer kopiëren. Als u ze echter in mappen bewaart, kunt u per ongeluk een bestand erin verwijderen, waardoor de schijfkopie op uw pc wordt verbroken.
Maar als u in plaats daarvan archiveringssoftware gebruikt en de schijf als geheel kopieert, hoeft u zich geen zorgen te maken dat u enig bestand van de cd kwijtraakt. Dat komt omdat uw computer het als geheel zou opslaan, zodat u niet per ongeluk een bestand of map verwijdert waardoor uw reservekopie onbruikbaar wordt. En ja, als je je afvraagt, een ISO-bestand is een soort archief!
5. Verdeel één groot bestand in kleinere stukken
Toen de grootste draagbare opslagmedia cd's waren, die slechts 600 MB capaciteit hadden, was je beperkt tot die grootte per bestand. Als je 2 GB had, had je geen andere keuze dan de harde schijf eruit te halen waar deze is opgeslagen en mee te nemen om het bestand naar een andere computer over te brengen.
Zelfs als je bestandscompressie zou gebruiken, zou je waarschijnlijk een bestand van 1,5 GB overhouden, dat nog steeds niet in een enkel cd-station past. Gelukkig kan sommige archiveringssoftware een enkel archief in meerdere bestanden verdelen. Op die manier kunt u ze naar algemeen beschikbare media transporteren.
Als u bijvoorbeeld WinRAR gebruikt, kunt u een enkel groot gecomprimeerd bestand opsplitsen in meerdere volumes. Je kunt een bestand van 1,5 GB dus opdelen in stukken van 500 MB. Hiermee kunt u enorme bestanden naar meerdere schijven overbrengen. U hoeft niet langer uw harde schijf uit de kast te halen om een kopie van uw video van 2 GB aan een vriend te geven.
WinZip: oud maar nog steeds nuttig
Archivering werd voor het eerst opgenomen in een van de eerste besturingssystemen ooit ontwikkeld in 1969. Bestandscompressie bestaat dus al meer dan 50 jaar. Zelfs Windows heeft een ingebouwde archieftool, hoewel het pas begon met het ondersteunen van het populaire Zip-formaat in Windows 98, met de Windows Plus! toevoegen.
Ondanks dat het een oude technologie is, gebruiken veel bedrijven het nog steeds dagelijks. Ondanks de toename van enorme opslag, ultrasnel internet en handige cloudopslag, hebben apps voor bestandscompressie nog steeds hun plaats in de moderne wereld van vandaag.