Niets is zo gestroomlijnd als het in realtime rechtstreeks in een Excel-spreadsheet schrijven van uw online-enquêtereacties. Gelukkig kun je van deze functie genieten als je Microsoft Forms gebruikt. Er is een repetitieve en dynamische (geautomatiseerde) manier omheen.
De geautomatiseerde methoden zijn handiger, maar in dit artikel leest u hoe u dit kunt doen.
Hoe Microsoft Forms-antwoorden naar Excel te exporteren
Door Microsoft Forms-antwoorden naar Excel te exporteren, krijgt u de nieuwste antwoorden op uw enquête. Het omvat het downloaden van enquêtereacties naar uw computer als een Excel-bestand. Het proces is eenvoudig als je uw Microsoft-enquêteformulier gemaakt al:
- Ga in Microsoft Forms naar Reacties rechtsboven.
- Klik Openen in Excel aan de rechterkant van het scherm om de huidige reacties naar uw computer te downloaden.
- U moet dit proces elke keer herhalen als u een reactie-update wilt ontvangen.
Maar deze methode is niet de beste, omdat je vaak het wiel opnieuw moet uitvinden om je spreadsheet bij te werken; dit betekent dat elke keer dat iemand een reactie indient, een nieuw Excel-bestand wordt gedownload. Dat kan vermoeiend zijn, vooral als veel mensen in realtime reageren.
Om uw leven gemakkelijker te maken, kunt u het proces automatiseren met OneDrive voor Bedrijven en Power Automate, zoals beschreven in de volgende secties.
Hoe Microsoft Forms met Excel te synchroniseren via OneDrive voor Bedrijven
U kunt uw Excel-spreadsheet dynamisch bijwerken als u een Microsoft 365 Business-account gebruikt. Om dit te doen, maakt u een enquêteformulier waarmee u rechtstreeks vanuit OneDrive reacties dynamisch naar Excel kunt schrijven.
Wanneer u OneDrive voor Bedrijven gebruikt om Microsoft Forms for Excel te maken, wordt een Excel-spreadsheetversie van dat formulier gemaakt met kolommen met de bijbehorende formulierveldenattributen.
Een Excel-formulier maken dat de antwoorden van Microsoft Forms automatisch in realtime bijwerkt:
- Log in op uw Microsoft 365 Business-beheercentrum.
- Klik op het vierkante menupictogram linksboven en ga naar Een schijf.
- Eenmaal in OneDrive, klik op Nieuw linksboven.
- Selecteer uit de opties Formulieren voor Excel.
- Geef uw enquête een naam en klik op Creëren.
- OneDrive start uw browser waar u uw formuliervelden naar wens kunt maken.
- Er verschijnt een Excel-spreadsheet met uw formuliernaam in OneDrive.
- Nadat u uw enquête hebt gemaakt en gedeeld, opent u de Excel-spreadsheet online en ziet u nieuwe gegevens die in realtime worden bijgewerkt.
- Als u de Excel-spreadsheet deelt met uw teamleden, krijgen zij ook een realtime update van de reacties wanneer mensen op uw enquête reageren.
Hoe Microsoft Forms-antwoorden met Excel te synchroniseren via Power Automate
Power Automate is een krachtige automatiseringstool voor routinetaken. Interessant is dat het ook een uitstekende manier biedt om Microsoft Forms met Excel te synchroniseren. Het is de beste methode als u uw enquêteformulier al heeft gedeeld.
De Power Automate-methode werkt alleen met Microsoft Forms die zijn gemaakt met uw Microsoft Business-account. En het gaat om het creëren van een geautomatiseerde cloudstroom in Power Automate.
Daarom moet u ook een Microsoft Business-account hebben om deze stroomfunctie in Power Automate te gebruiken. Gebruik de onderstaande stappen om Microsoft Forms automatisch te verbinden met Microsoft Excel met Power Automate:
Een tabel online in uw Excel-werkmap invoegen
Uw online Excel-werkmap moet een tabelindeling hebben, aangezien Forms alleen naar tabellen in een Excel-spreadsheet schrijft.
Als u een Excel-spreadsheet hebt gedownload van Microsoft Forms-antwoorden, kunt u die uploaden naar OneDrive, deze subsectie negeren en doorgaan naar het synchroniseren van Microsoft Forms met Excel.
Maak dus voordat u begint een nieuw Excel-spreadsheet in OneDrive. Zorg ervoor dat u toegang hebt tot OneDrive via uw Microsoft Business-account:
- Klik Nieuw linksboven in OneDrive.
- Selecteer Excel-werkmap.
- Klik in het Excel-spreadsheet dat in de browser is geopend, linksboven op Opgeslagen. Voer vervolgens een voorkeursnaam in het Bestandsnaam veld. Klik op een lege ruimte om dat modale vak te sluiten.
- Maak nu uw kolommen en zorg ervoor dat ze overeenkomen met de velden in uw Microsoft-enquêteformulier. Als u bijvoorbeeld een formulier hebt gedeeld waarin om e-mail en geslacht wordt gevraagd, heeft uw Excel-werkmap een kolom voor e-mail en geslacht.
- Markeer de kolommen. Ga dan naar de Invoegen tab op het lint en klik op Tafel.
- Kruis aan Mijn tabel heeft koppen vinkje en klik op Oké.
Synchroniseer Microsoft Forms met Excel met Power Automate
- Log in op uw Power Automatiseren account.
- Klik Creëren in de linkerzijbalk.
- Selecteer Geautomatiseerde wolkenstroom.
- Klik vervolgens op Wanneer een reactie is ingediend uit de modale doos.
- Dan klikken Creëren onderaan de geopende modale doos.
- Klik Log in als daarom wordt gevraagd. Zorg ervoor dat je een Microsoft 365 Business-account gebruikt om in te loggen als je een persoonlijk Microsoft-account hebt. Dit doe je door op te klikken Een ander account gebruiken op de inlogbox.
- Nadat u bent ingelogd, klikt u op de Kies een formulier veld in Power Automate.
- Selecteer vervolgens uit de formulieren die u eerder hebt gemaakt.
- Klik Nieuwe stap. Gebruik vervolgens de zoekbalk om te zoeken naar 'formulieren'.
- Klik Microsoft Forms en selecteer Reactiedetails ophalen uit de opties onder Acties.
- Klik op de Formulier-ID veld en selecteer uw enquêteformulier opnieuw. Selecteer vervolgens Reactie-ID van de Reactie-ID veld.
- Klik Nieuwe stap. Selecteer vervolgens Excel Online.
- Selecteer vervolgens Een rij toevoegen aan een tabel uit de opties onder Acties.
- Onder de Plaats veld, kies OneDrive voor Bedrijven.
- Selecteer Een schijf van de Documentbibliotheek Veld.
- Klik op de bestandsbrowser op de Bestand veld en kies de Excel-werkmap die u eerder hebt gemaakt. Of u kunt degene selecteren die vanaf uw computer is geüpload als u een eerder geëxporteerde spreadsheet gebruikt.
- Selecteer de tabelnaam in het Excel-blad. Nieuwe velden die overeenkomen met de Excel-kolommen in dat werkblad zouden nu moeten verschijnen. Deze moeten ook correleren met de velden van het enquêteformulier.
- Klik op elk van de nieuwe velden en selecteer het bijbehorende formulierveld uit de Dynamische inhoud opties.
- Klik ten slotte op Opslaan.
Dat is het! U hebt nu een geautomatiseerde cloudstroom gemaakt voor Microsoft Forms in Power Automate.
Power Automate schrijft nieuwe antwoorden nu dynamisch naar uw Excel-werkmap terwijl responders antwoorden in realtime indienen.
Als u uw Microsoft Forms-antwoorden eerder naar Excel op uw pc hebt geëxporteerd, kunt u de bestaande gegevens kopiëren en plakken in de nieuwe geautomatiseerde Excel-werkmap. Deze actie zal uw Power Automate-stromen niet stoppen.
Enquêtereacties bijwerken in realtime Excel
Het automatiseren van realtime updates van Microsoft Forms-reacties in Microsoft Excel maakt het leven gemakkelijk. Hoewel de directe OneDrive voor Bedrijven-optie eenvoudige synchronisatie biedt als u uw formulier niet hebt gedeeld, Power Automate is handiger als u uw Microsoft Forms-enquête hebt gedeeld en mensen dat al zijn reageren.
Hoewel u Microsoft Forms op een persoonlijk account kunt gebruiken, moet u voor dynamisch schrijven naar Excel nog steeds een Microsoft Business-account hebben. Misschien wilt u ook zien hoe Google Formulieren zich verhoudt tot die van Microsoft, aangezien dit naaste concurrenten zijn.
