Naarmate meer organisaties werken op afstand omarmen, hebben ze alle middelen nodig die ze kunnen verzamelen om productieve virtuele vergaderingen te houden. Ondanks de vele virtuele vergadersoftware op de markt, moeten sommige businessteams de juiste nog vinden.
Microsoft Teams creëert een gelijk speelveld voor werkende teams om virtueel deel te nemen en samen te werken zonder de bank te verslaan. Lees verder terwijl we bespreken hoe u uw productiviteit met het systeem kunt verhogen.
1. Plan de vergadering nauwkeurig
Plannen is de eerste stap naar een vergadering in Microsoft Teams. Hoewel u op elk moment een vergadering kunt starten, moet u hen vooraf informeren als u wilt dat andere mensen zich bij u voegen.
Houd bij het opzetten van een vergadering op Microsoft Teams rekening met de tijdzones van de deelnemers. Als u de gastheer bent, kunt u een vergadering plannen met uw tijdzone, en deze zal automatisch de tijdzones van de deelnemers weergeven op hun dashboards.
Om de opkomst voor uw vergadering te vergroten, plant u deze op een tijdstip dat de meeste deelnemers schikt, zo niet alle. Het plannen van een vergadering op oneven uren kan ervoor zorgen dat uw teamleden niet komen opdagen. Zelfs als ze komen opdagen, kunnen ze mogelijk niet optimaal deelnemen als de timing niet goed is.
2. Kies een moderator
Het feit dat u een vergadering host op Microsoft Teams, betekent niet dat u de moderator van de vergadering moet zijn. Een van de manieren om een teamvergadering op afstand succesvol te houden is het aanstellen van een moderator, zeker als je al teveel werk aan je handen hebt.
Vertrouw uw moderator de verantwoordelijkheid toe om de agenda van de vergadering te sturen en deelnemers effectief te betrekken. De moderator moet het gedrag van de deelnemers nauwlettend in de gaten houden en ervoor zorgen dat niemand hinderlijk is tijdens de vergadering. Verleen de moderator voldoende toegang tot en controle over de vergaderinstellingen, zodat ze indien nodig opdrachten kunnen starten.
3. Optimaliseer de online ervaring
Online vergaderingen zijn het meest productief in de juiste instellingen. Zoek voordat u een vergadering start een geschikte plek en zitpositie. Zorg ervoor dat de camera van uw computerapparaat in goede staat verkeert voor een geweldige beeldkwaliteit. Hetzelfde geldt voor geluid. Zorg voor een microfoon met een goede geluidskwaliteit. Test uw camera en microfoon voordat de vergadering begint om onaangename verrassingen te voorkomen.
Terwijl de meeste hosts er de voorkeur aan geven comfortabel te zitten en hun boodschap met een strakke weergave door te geven, geven anderen er de voorkeur aan om met deelnemers op een stand in contact te komen. Microsoft Teams biedt meerdere aangepaste achtergronden voor het verfraaien van uw online ruimte.
4. Notities maken
Aantekeningen maken is er een van de manieren om een productieve virtuele vergadering te houden. Als je veel informatie verwerkt, heb je de neiging om essentiële details over het hoofd te zien. Omdat er maar zoveel is dat je hersenen kunnen onthouden, kun je essentiële informatie verliezen als je geen aantekeningen maakt. Daarom is het maken van aantekeningen essentieel tijdens vergaderingen.
Je hebt geen pen en papier nodig om aantekeningen te maken tijdens een vergadering in Microsoft Teams. De tool biedt een notitieblok waar u informatie van een vergadering kunt schrijven en opslaan. U kunt altijd teruggaan naar uw notities om de belangrijkste agenda van uw vergadering op te halen.
5. Niet-sprekende deelnemers dempen
Lawaai belemmert de productiviteit op de werkplek. Als u het niet in de kiem smoren, kan het ook uw virtuele vergadering belemmeren. Zelfs als u moeite doet om op een rustige plek te zijn voor uw vergadering, doen andere deelnemers misschien niet hetzelfde. Microsoft Teams helpt je om van ruis af te komen met de mute-functie.
Als gastheer van een vergadering kunt u niet alleen uzelf, maar ook andere deelnemers aan de vergadering op Microsoft Teams dempen. De regel is om niet-sprekende deelnemers te allen tijde te dempen. Dit zorgt voor ordelijkheid en decorum. Andere deelnemers zullen de boodschap begrijpen die een sprekende deelnemer overbrengt.
6. Gebruik het chatvenster voor nadruk
Virtuele vergaderingen moeten boeiend zijn om deelnemers geïnteresseerd te houden. Mensen raken snel verveeld met lange gesprekken, dus je moet ook het chatvenster in Microsoft Teams gebruiken om hun aandacht vast te houden.
Als gastheer kunt u een chatvenster maken waarin u en de andere deelnemers relevante opmerkingen over de vergadering kunnen plaatsen. Het is een goede plek om belangrijke informatie te schrijven waarvan de deelnemers op de hoogte moeten zijn. De moderator kan de deelnemers ook vragen om eventuele vragen in het chatvenster te plaatsen, zodat iedereen de vragen duidelijk kan begrijpen.
7. Neem de vergadering op
Een fout die hosts van virtuele vergaderingen maken, is dat ze niet alle activiteiten bijhouden. Wanneer ze terug moeten verwijzen naar een onderwerp, kunnen ze dat niet. Microsoft Teams heeft het opnameproces eenvoudig gemaakt door een opnamefunctie te introduceren om elk klein detail snel te begrijpen.
Referenties maken maakt deel uit van een leerproces en het bijhouden van elke online bijeenkomst is zeer nuttig. Wanneer u uw vergadering opneemt in Microsoft Teams, heeft u concreet bewijs van de details van de vergadering.
8. Vervaag je achtergrond
Net zoals een rumoerige omgeving ervoor kan zorgen dat iemand anders de boodschap mist die een spreker overbrengt in een online vergadering, kan een rumoerige achtergrond ook voor afleiding zorgen. Een mooi schilderij bij een deelnemer kan je bijvoorbeeld afleiden van wat ze zeggen. Je zou zelfs je gedachtegang kunnen vergeten.
Met Microsoft Teams kunnen deelnemers hun achtergrond vervagen, zodat ze zich kunnen concentreren op zichzelf en wat ze bespreken. Met deze functie hoeft u zich geen zorgen te maken over de perfecte achtergrond voor uw vergadering.
9. Gebruik de Whiteboard-functie
Veel gebruikers maken niet maximaal gebruik van de whiteboard-functie van Microsoft Teams. Het is een online canvas om uw berichten en ideeën in actie vast te leggen.
Het whiteboard van Microsoft Teams is handig wanneer u tijdens een vergadering complexe ideeën aan uw teamleden moet uitleggen. Het biedt verschillende schetselementen om u te helpen uw gedachten duidelijk uit te drukken.
10. Scherm delen activeren
Soms is het niet voldoende om ideeën en concepten aan teams uit te leggen in een virtuele vergadering. U moet hen de informatie laten zien zoals deze op uw computerapparaat staat. Microsoft Teams maakt dit mogelijk met de functie voor het delen van schermen.
U krijgt de mogelijkheid om de betrokkenheid van deelnemers in uw online vergadering met Microsoft Teams te vergroten wanneer u schermdeling activeert. Hiermee kunt u andere mensen laten zien waar u het over heeft en precies hoe het op uw systeem staat.
Maak uw virtuele vergaderingen de moeite waard met Microsoft Teams
Virtuele vergaderingen zijn blijvend. Werkteams boeken grote vooruitgang in de interactie met elkaar vanaf hun afgelegen locaties. Maar om dat te laten gebeuren, moet u weloverwogen zijn om het meeste uit uw vergaderingen te halen door gebruik te maken van de vele functies in Microsoft Teams.
Als je mensen gaat ontvangen op een vergadering, maak het dan de moeite waard door de ervaring te optimaliseren. Creëer ruimte voor iedereen om bij te dragen en ideeën te delen. Wanneer uw teamleden de waarde in uw vergaderingen zien, zullen ze graag deelnemen wanneer u een vergadering plant.