Tegenwoordig zijn e-mails essentieel voor een productief leven. Ze laten u communiceren, aanmelden voor services, accounts beveiligen en meer. Dit betekent ook dat je inbox gemakkelijk overweldigend kan worden, wat een probleem is wanneer je e-mails voor je werk gebruikt.
Gmail is vooral rijk aan functies en afleiding, maar er zijn manieren om je account en jezelf te beheren, zodat je niet opnieuw multitaskt. Zich op één taak tegelijk kunnen concentreren is een kwestie van organisatie en discipline. Laten we eens kijken wat dit precies betekent.
1. Organiseer uw e-mails
Allereerst kunt u klikken op de ster of label pictogram naast een e-mail om deze te markeren als Met ster of Belangrijk. Hierdoor wordt het naar de respectievelijke map in uw zijpaneel gestuurd, terwijl het ook de kans vergroot dat Gmail in de toekomst automatisch belangrijke e-mails markeert.
Je kunt nog verder gaan door kleurgecodeerde labels maken in Gmail en het archiveren van e-mails in een logische volgorde in plaats van door een muur van gemengde e-mails te gaan, sommige interessant, andere spam.
Dus als er een nieuwe reeks e-mails binnenkomt, blader ze dan door en markeer ze dienovereenkomstig. Dan kunt u zich bijvoorbeeld concentreren op e-mails in de Belangrijk map eerst en laat diegene die u als "Persoonlijk" hebt bestempeld, voor later.
2. Gebruik de snooze-functie voor e-mails die kunnen wachten
Een andere tool die u kan helpen prioriteiten te stellen op welke e-mails u zich moet concentreren, heet Snooze.
Selecteer of plaats de muisaanwijzer op een e-mail en u ziet een pictogram dat op een klok lijkt. Klik erop en je kunt de lengte ervan kiezen Snooze.
Wat je keuze ook is, de e-mail zal uit je inbox verdwijnen en op het afgesproken tijdstip terugkomen. U kunt er echter eerder toegang toe krijgen door simpelweg de gesnoozed map.
3. Wijzig uw Postvak IN-type
Er zijn veel manieren om uw Gmail-dashboard aan te passen, zodat u niet kunt multitasken. Uw Snelle instellingen bieden een zeer gemakkelijke en handige methode.
Klik op de versnelling icoon bovenaan de pagina om uw. te openen Instellingen menu. Vind de Type Postvak IN sectie en kijk naar uw opties:
- Standaard
- Belangrijk eerst
- eerst ongelezen
- Eerste ster
- Prioriteit inbox
- Meerdere inboxen
Elk type structureert uw inbox anders. Je vindt deze functie ook in Snelle instellingen > Alle instellingen bekijken > Inbox.
Om de lay-out van je Gmail verder aan te passen, combineer je de meest productieve lay-out met filters die je Gmail-inbox sorteren. Met een zorgvuldige planning kunt u ervoor zorgen dat uw aandacht altijd op e-mails valt die voor u het belangrijkst zijn.
4. De dichtheid van uw inbox wijzigen
Maak uw inbox zo aangenaam mogelijk voor de ogen, en het herkennen van belangrijke e-mails wordt eenvoudiger. Je voorkomt ook dat je te snel moe wordt terwijl je aan Gmail werkt.
Een andere functie in uw Snelle instellingen kan u helpen dit te bereiken. Onder Dikte, zijn er drie opties voor hoe dicht bij elkaar uw e-mails moeten zijn:
- Standaard
- Comfortabel
- Compact
Bekijk met welke je snel en gemakkelijk door je inbox kunt bladeren.
5. De maximale paginagrootte van uw Gmail-account wijzigen
Gmail geeft je meer controle over de lay-out van je inbox, inclusief het aantal e-mails dat per pagina moet worden weergegeven. Om deze functie te vinden, ga naar Snelle instellingen > Alle instellingen bekijken > Algemeen.
Op dit tabblad is jouw Maximale paginagrootte sectie, waar u het aantal gesprekken kunt kiezen dat op elke pagina moet worden weergegeven. Uw vooraf ingestelde opties variëren van 10 tot 100, zodat u uw e-mails echt kunt spreiden of bundelen.
Bepaal welke lay-out u helpt om u het meest op taken te concentreren, terwijl u uw filterhulpmiddelen goed gebruikt.
6. Splits uw leesvenster
U kunt stoppen met multitasken en uw aandacht op één e-mail tegelijk richten met nog een andere Gmail-functie. Boven uw e-mails staat de Schakel de modus voor gesplitst venster in icoon.
Als u erop klikt terwijl uw dashboard zich in de standaard ongesplitste vorm bevindt, Verticale splitsing wordt geactiveerd, wat betekent dat uw e-mails een paneel ernaast krijgen om de inhoud van elk gesprek dat u selecteert weer te geven. Hiermee kunt u zien wat er in uw e-mails staat zonder ze volledig te hoeven openen. Je bent dan sneller door je inbox heen.
Als u op de pijl naast de klikt Schakel de modus voor gesplitst venster in icoon, vindt u de Horizontale splitsing optie ook.
Dit alles is ook verkrijgbaar in Snelle instellingen > Alle instellingen bekijken > Inbox.
Maar je kunt nog veel meer doen door je Gmail-instellingen aan te passen, zoals een terugkerende vakantiebeantwoorder instellen. Onderzoek wat nog meer ten goede kan komen aan uw monotasking.
7. Begin met het lezen van nieuwe e-mails vanaf de onderkant
Als het gaat om persoonlijke gewoonten die u kunnen afleiden van multitasking, is een zekere methode om uw e-mails te lezen met een doel of logische volgorde.
In een standaardlijst met e-mails staan bijvoorbeeld de nieuwste bovenaan, dus het is logisch om onderaan alle ongelezen gesprekken te beginnen en de oudste eerst aan te pakken.
Ze hebben mogelijk deadlines of belangrijke informatie die relevant is voor latere e-mails. Al was het maar om aan de veilige kant te blijven en jezelf gefocust te houden, werk je een weg naar boven in je e-mails.
8. Wis eerst de gemakkelijkste e-mails
Met het gesplitste paneel van Gmail kunt u snel e-mails identificeren die u niet interesseren of die snel kunnen worden afgehandeld. Ga door je inbox en pak de gemakkelijkste taken eerst aan, zodat je ze uit de weg kunt ruimen. Vervolgens kunt u prioriteit geven aan de meer gecompliceerde e-mails.
Het is een eenvoudige strategie, maar wel een die je inbox snel en constructief leegmaakt zonder je te overweldigen.
Je Gmail-account heeft twee handige ingebouwde functies voor het instellen van taken en het maken van aantekeningen.
Laten we beginnen met Google Taken, gemarkeerd door de controleren pictogram in uw zijbalk. Klik erop en dan Een taak toevoegen, als je er nog geen hebt. U kunt elke taak een titel, beschrijving, datum en subtaak geven. Verfraai ze zoveel als nodig is om jezelf georganiseerd te houden.
Rechts boven Taken is Google Keep'sgloeilamp pictogram, dat een paneel opent met alle bestaande Keep-items onder de Maak een aantekening knop. Gebruik dat om bijvoorbeeld notities achter te laten over de e-mails van een bepaalde klant of om minuten te maken tijdens Google Meet-sessies.
Beide tools kunnen u herinneren aan belangrijke taken die u moet voltooien, terwijl ze ook manieren bieden om productiever te zijn bij elke taak waarop u zich concentreert.
10. Browserextensies gebruiken
Als je dol bent op de ondersteuning van handige tools, kijk dan eens naar browser-add-ons die je efficiëntie verhogen door je workflow te structureren of op te splitsen in onderdelen die je gemakkelijker kunt afhandelen.
Leren kennen hoe Todoist je productiviteit kan verbeterenbijvoorbeeld door de pure kracht van slim taakbeheer. U kunt het synchroniseren met uw Gmail-account en elke belangrijke taak stroomlijnen.
Dan heb je Gmail-inbox sorteren, een extensie die filters toevoegt aan je standaard Gmail-opties. U kunt uw e-mails sorteren op contact, bedrijven, bijlagen en meer.
Als u Google Spreadsheets gebruikt met uw e-mails, overweeg dan: Rij markeerstift, die precies doet wat de naam doet vermoeden: het markeert rijen in spreadsheets, zodat u ze sneller kunt lezen.
Zelfs zoiets als Monotab kan van onschatbare waarde zijn voor online werknemers. Het is een extensie die links op een enkel tabblad opslaat, zodat u er niet meerdere opent en uw browser vertraagt.
Uiteindelijk heb je organisatorische hulpmiddelen nodig, evenals discipline, om te voorkomen dat je concentratie in meerdere richtingen wordt opgesplitst en je productiviteit verpest.
De bovenstaande tips en tools kunnen je e-mails en ander werk dat je doet op Gmail in een logische en zelfs prettige volgorde zetten. U kunt zich wijden aan de taken die u wilt en niet langer afwijken.
Zoals eerder vermeld, speelt je zelfbeheersing een grote rol bij het stoppen met multitasken, maar met veel digitale ondersteuning kom je ook een heel eind. Bekijk dus wat Google nog meer kan bieden op zijn platforms, van uw Gmail-account tot uw Chrome-browser.
