Het is moeilijk te achterhalen wanneer meerdere partijen tegelijkertijd vrij zijn voor een vergadering, zowel online als offline. Deze apps voor het plannen van vergaderingen maken het gemakkelijk om een gemeenschappelijk tijdslot te vinden of uw gratis slots te delen zodat anderen ermee kunnen instemmen.
Tegenwoordig hebben de meeste bedrijven gebruik Calendly om vergaderingen te plannen, met links waar iedereen zijn favoriete tijdslot geeft. Maar hoewel dat prima is voor bedrijven, willen particulieren en kleine teams niet betalen voor een dergelijke functie. Gelukkig zijn er enkele uitstekende gratis alternatieven voor Calendly waarmee je de best mogelijke tijd kunt vinden om op ieders gemak af te spreken.
1. ZCal (Web): Beste 100% gratis Calendly-alternatief
De missie van ZCal lijkt te zijn om Calendly failliet te laten gaan, omdat het de belangrijkste functies van Calendly gratis biedt. De makers hebben ook specifiek gezegd dat het voor altijd 100% gratis zou blijven en dat ze geen advertenties zullen weergeven.
De app werkt met zowel Google Agenda als Outlook Agenda en importeert uw planningen uit meerdere agenda's. Wanneer u een ZCal-uitnodiging maakt, kunt u een naam, locatie (of videoconferentielink), beschrijving, omslagfoto en een welkomstvideo toevoegen.
U kunt onbeperkt 1-op-1-uitnodigingen, groepsuitnodigingen of peilingen voor vergaderingen maken. Met peilingen voor vergaderingen kom je erachter wanneer iedereen vrij is door hen te vragen op tijdvakken te stemmen. Stel het beschikbare datumbereik in en selecteer halfuurslots die voor u werken. Zodra iedereen heeft gestemd, krijgt u een eenvoudige analyse van de tijdvakken met de meeste stemmen, zodat u de vergadering kunt regelen.
ZCal laat je ook een persoonlijk profiel maken wanneer je je aanmeldt, met een bio en links naar je LinkedIn en Twitter. Het idee is om het persoonlijker te maken. Dat is ook de gedachte achter de welkomstvideo, een kort bericht dat je opneemt op ZCal om deelnemers te verleiden deel te nemen aan de vergadering.
2. ZenCal (Web): Beste vergader-app voor individuen om hun schema's te delen
Als u een persoon bent die cursussen verkoopt, of een consultant die sessies per uur verkoopt, heeft u een online pagina nodig waar klanten uw beschikbaarheid kunnen zien en een vergadertijd kunnen kiezen. ZenCal is hiervoor de beste gratis app, met een hele reeks krachtige functies. En net als ZCal merken de makers van ZenCal op dat het voor altijd gratis zal zijn voor individuen en kleine teams.
Zodra u zich registreert voor ZenCal, kunt u onbeperkt agenda's importeren uit Google Agenda en Outlook, waardoor u een universele agenda binnen ZenCal creëert. U kunt ook normale werktijden instellen, zodat klanten uw beschikbare schema's kennen. Als u tijdens werkuren een evenement in uw andere agenda's plant, stelt ZenCal u op de hoogte van de update, zodat u dat slot kunt blokkeren.
Uiteindelijk krijg je een professioneel ogende pagina waar klanten een kort profiel over jou kunnen lezen, een beschrijving van de sessie of vergadering die je aanbiedt en een tijdslot kunnen boeken. ZenCal biedt veel geavanceerde functies, zoals betalingsintegratie voor Stripe, e-mail- en sms-herinneringen en meer.
Afgezien hiervan werkt ZenCal ook als een geweldig hulpmiddel om gemeenschappelijke vergaderruimtes met uw team te vinden. U kunt agenda's van meerdere teamgenoten toevoegen, agenda-overlays bekijken voor een snelle planning en vergaderingen uitstellen en opnieuw plannen.
3. StroPoll (Web): neem snel een gedetailleerde peiling over voorkeurstijden
StrawPoll is een no-signup tol om verschillende peilingen in te vullen, maar de makers scheppen specifiek op over het vermogen om vergaderingen snel en efficiënt te plannen. In onze tests werkte StrawPoll naadloos, dus het krijgt een duim omhoog als een snelle online vergaderplanner, vooral voor een groot aantal mensen.
Klik op de optie "Vergadering plannen" in StrawPoll en je bent klaar om te gaan. Voeg een titel van de vergadering, een optionele locatie en een beschrijving toe. In geavanceerde instellingen kunt u de peiling privé maken voor degenen met een directe link, meerdere keuzes toestaan voor de deelnemers (en beperk ook het aantal opties), laat "indien nodig" antwoorden toe en verberg deelnemers voor elk ander. Je kunt ook een einddatum instellen en kiezen wie de stemmen mag bewerken als dat nodig is.
Kies vervolgens uw datum en stel voor elk meerdere tijdvakken in. StrawPoll heeft een handig sjabloon dat je kunt gebruiken om meerdere slots in één klik te vullen. Deel ten slotte de link met deelnemers, of genereer een QR-code als je een afdruk in een gemeenschappelijke ruimte wilt ophangen.
Het eindresultaat is voor iedereen gemakkelijk te interpreteren en toont de resultaten in een eenvoudige tabel. Je ziet een demo van StrawPolls personeel kiezen wanneer ze een feest willen geven. Naar onze mening is het een van de beste sites om online polls te maken.
4. rally (Web): Beste mobielvriendelijke peilingmaker voor vergaderingen
Van alle hierboven genoemde vergaderplanner-apps, en verschillende andere die we hebben geprobeerd, was Rallly het meest indrukwekkend om op telefoons te gebruiken, zowel als maker als als ontvanger. Bovendien is Rallly open-source, gratis en advertentievrij. Als u zich zorgen maakt over privacy, kunt u het ook op uw server uitvoeren.
De app vereist geen registratie om aan de slag te gaan, dus je kunt snel je nieuwe evenement maken. Voeg details toe zoals naam, locatie en beschrijving van de vergadering en selecteer vervolgens datums. Je kunt desgewenst ook tijdvakken op die datums toevoegen (best te gebruiken met weekweergave) of ze de hele dag te houden (best te gebruiken met maandweergave). Voeg uw naam en e-mailadres toe om de aanmeldingsgegevens van de beheerder naar uw e-mailadres te sturen en u bent klaar om de link met anderen te delen.
Ontvangers krijgen drie opties om te antwoorden: Ja (groen), Indien nodig (geel) en Nee (grijs). Zodra iedereen heeft geantwoord, ziet u de resultaten in een eenvoudige tabel. Deelnemers kunnen ook opmerkingen achterlaten bij uw peiling en hun namen toevoegen zodat u ze kunt identificeren. Maar nogmaals, hiervoor is geen registratie vereist.
Rallly laat de beheerder of maker ook halverwege de peiling wijzigen. U kunt de poll bijwerken met nieuwe details of opties, zodat mensen opnieuw kunnen stemmen en tot een conclusie kunnen komen, zonder een nieuwe link te hoeven openen. En in een coole zet kunt u met de app al uw gegevens exporteren als een CSV-bestand, zodat u cijfers in een spreadsheet kunt verwerken als er veel deelnemers reageren.
Als uw agenda Google Agenda is en uw inbox Gmail is, kunt u met deze handige tool binnen het Google-ecosysteem blijven om de beste vergadertijden te vinden. Meeting Scheduler voor Gmail maakt verbinding met uw Google Agenda, zodat u uw beschikbare tijden kunt delen vanuit een Gmail-opstelvenster.
Nadat u de extensie hebt geïnstalleerd, moet u eerst uw algemene beschikbaarheidstijden instellen, wat de standaardinstellingen zijn voor alle uitnodigingen. U krijgt een pop-up om details in te stellen wanneer u op de knop Meeting Scheduler klikt. Vervolgens kunt u een naam van de vergadering, een locatie (met een link als knop), duur en zelfs een GIF toevoegen. Vermeld uw beschikbaarheidsdata in de laatste stap.
Meeting Scheduler voor Gmail controleert de datums, uw beschikbaarheidstijden en uw agenda-schema om een lijst te maken met tijdvakken waarop u beschikbaar bent. Wanneer de ontvanger uw e-mail ontvangt, kan hij of zij op een link klikken om een pagina te bezoeken die deze beschikbare slots toont. Zodra ze het gewenste slot hebben gekozen, wordt de vergadering automatisch gepland in uw Google-agenda en worden u en de ontvanger bevestigd als deelnemers. Het is handig en snel!
Nu moet je weten dat sommige van de beste extensies voor Gmail bieden deze functie in hun verbeterde suites. Maar over het algemeen vereist dit een betaald abonnement op krachtige Gmail-add-ons, anders krijg je extensies die veel andere dingen doen die je niet wilt. Meeting Scheduler voor Gmail doet precies dat, is volledig gratis en wordt ondersteund door een ontwikkelaar die groot genoeg is om lang actief te blijven.
downloaden: Vergaderplanner voor Gmail voor Chroom (Vrij)
Denk aan de ontvangers, niet aan jezelf
Hopelijk, met zoveel verschillende manieren om een gemeenschappelijk tijdslot te vinden dat voor iedereen werkt, zou het gemakkelijker voor je moeten zijn om een vergadering op te zetten die iedereen bijwoont. Maar met al deze tools, vraag jezelf af welke je ontvangers het beste zullen gebruiken.
Sommige mensen zijn niet geneigd om zich aan te melden voor services om alleen maar op de beschikbare slots te klikken. Anderen leven volgens hun agenda, dus waarderen ze de extra functies van een app. Het is dus net zo belangrijk om de behoeften van uw ontvanger te kennen bij het kiezen van de juiste app voor u.
