Waar bewaart u uw klantnotities? Staan ze op je bureau in een notitieblok of in een document op je harde schijf? Dit kan voor een aantal uitdagingen zorgen:
- Vind ze weer.
- Door ze naar uw collega's te sturen, die ze ook opnieuw moeten vinden.
Om hieraan toe te voegen, worden verborgen notities vooral urgent wanneer de klant al aan het telefoneren is. Maar het hoeft niet zo te zijn. Als je vastzit in het vinden van de perfecte CRM, of als je nog niet helemaal klaar bent om te investeren in degene die je wilt, waarom zou je dan geen functionele CRM bouwen in Google Spreadsheets? Hier is hoe.
1. Titels toevoegen en de bovenste rij van uw CRM in Google Spreadsheets bevriezen
Begin met het toevoegen van de namen van de velden die u bovenaan uw spreadsheet wilt opnemen. Naam, telefoonnummer, e-mailadres, contactdatum, status en notities zijn enkele basiskolommen die u misschien wilt gebruiken.
U zult ook enkele kolommen willen overwegen die uniek zijn voor uw bedrijf of verkoopcyclus. Welke informatie is nuttig wanneer het tijd is om het gesprek weer op te pakken?
Dit kan van alles zijn: het budget van uw potentiële klant, hun gewenste product of dienst, met wie ze eerder hebben gesproken, waar ze werken, enz. Als je een huidig systeem hebt, is dit een andere plek om naar te zoeken.
Als je eenmaal je titels hebt gekozen en ze hebt ingetypt, kun je bevries de bovenste rij van het Google-spreadsheet. Om dit te doen:
- Markeer de hele rij.
- Ga naar Visie in de linkerbovenhoek.
- Selecteer Bevriezen.
- Kiezen 1 rij.
Terwijl u scrolt, blijven de titels bovenaan staan.
2. Vervolgkeuzemenu's en voorwaardelijke kleurcodering toevoegen aan uw CRM in Google Spreadsheets
Voor terugkerende antwoorden kunt u onder elke kop een vervolgkeuzelijst met opties toevoegen, dit is handig. Enkele voorbeelden hiervan zijn productnamen, diensten of een lijst van uw verkopers.
Het maken van een vervolgkeuzelijst is ook een uitstekende manier om een werkstatuskolom aan uw Google-spreadsheet toe te voegen. Statussen geven u een snel overzicht van waar een lead zich in de verkoopcyclus bevindt. Om dit te doen:
- Klik in de cel onder uw kop.
- Ga naar Gegevens in het menu linksboven.
- Selecteer Gegevensvalidatie.
- Van de opties hiernaast criteria, Kiezen Lijst uit een bereik.
- Voer in het veld ernaast de woorden in die u wilt opnemen, gescheiden door een komma.
- Raken Opslaan zodra je lijst klaar is.
Nu verschijnt uw lijst met opties in de cel en kunt u voorwaardelijke kleurcodering toevoegen om u te helpen bij het navigeren door uw CRM.
Je vindt Conditionele opmaak onder de Formaat menu bovenaan. Zodra u erop klikt, wordt een zijbalk geopend waar u een reeks cellen kunt aanpassen. Klik op de cel met uw vervolgkeuzemenu en voeg uw kleuren toe door deze stappen te volgen.
- Onder Opmaakregels, klik op het vliegmenu onder Cellen opmaken als... en selecteer Tekst bevat.
- Er verschijnt een veld waarin u het woord kunt invoeren dat u een kleurcode wilt geven.
- Onder Opmaakstijl, verander de achtergrondkleur in de kleur die je wilt - de lichtere pastelkleuren werken beter met zwarte tekst.
- Als je klaar bent, druk je op Gedaan.
- Herhaal met de overige opties.
Terwijl u op uw opties in uw menu klikt, verandert de cel nu van kleur. Om dit aan de hele kolom toe te voegen, kopieert u de cel en selecteert u de kolom door bovenaan op de letter te klikken. Deselecteer de titelcel door. ingedrukt te houden voordat je gaat plakken CMD of CTRL en erop te klikken.
3. Andere handige opmaak om uw CRM te bouwen in Google Spreadsheets
Om ervoor te zorgen dat uw invoer er elke keer hetzelfde uitziet, kunt u extra opmaak toevoegen aan de kolommen op uw blad. Als uw CRM een datumkolom heeft, kunt u deze gegevens consistent houden door een indeling toe te voegen. Om dit te doen:
- Klik op de letter bovenaan de datumkolom om alles te selecteren.
- Ga naar Formaat in het bovenste menu.
- Selecteer Nummer.
- Kiezen Datum.
Elke keer dat u een datum invoert, zal uw blad deze elke keer hetzelfde opmaken.
U kunt dit ook doen om elke valuta in uw CRM consistent te houden. Volg dezelfde stappen, maar kies uit de verschillende beschikbare opties of ga naar Aangepaste valuta voor meer opties, waaronder verschillende soorten.
Een ander voordeel van het consistent houden van uw gegevens is dat u: gebruik de sorteerfunctie in Google Spreadsheets om snel informatie te vinden.
4. Notities toevoegen aan uw CRM in Google Spreadsheets
Als je alles op één plek wilt bewaren, kun je notities rechtstreeks in je Google-spreadsheet toevoegen. Hoewel het in het begin misschien een beetje onhandig lijkt, kan een klein beetje opmaak je helpen om de zaken er schoon en georganiseerd uit te laten zien.
Hier zijn enkele tips om u te helpen aantekeningen te maken in uw CRM:
- Dubbelklik op de cel om deze te bewerken.
- U kunt een regeleinde toevoegen door op te drukken Optie + Enter op Mac of Ctrl + Enter op pc.
- U kunt een opsommingsteken toevoegen door op. te drukken Optie + 8 op Mac of Alt + 0149 op pc.
- Kopieer en plak ze om te voorkomen dat u de sneltoets voor opsommingstekens elke keer gebruikt.
- Als je wilt, kun je streepjes als punten gebruiken om dingen gemakkelijker te maken.
- Stel je Tekstterugloop tot Klem om de tekst netjes binnenin te houden in plaats van uit te spreiden.
- Clip voorkomt ook dat cellen te lang worden.
- Als u er nogmaals op dubbelklikt, kunt u de inhoud volledig bekijken.
Als u voor elke potentiële klant een apart document wilt maken, kunt u deze kolom ook gebruiken voor links naar Google Docs.
Bewaar al uw klantrelatienotities bij elkaar in Google Spreadsheets
Het vinden van de juiste CRM voor jou en je team is een project op zich, vooral als je een kleiner team bent of net begint. Het kan zijn dat u niet alle functies van sommige CRM-abonnementen nodig heeft, of dat u er nog niet in wilt investeren.
In de tussentijd kunt u al uw verkoopnota's bijhouden in Spreadsheets. De eerste stap is beslissen welk type informatie u moet verzamelen om het verkoopproces soepel te laten verlopen. Van daaruit kun je de stappen in dit artikel volgen om precies te maken wat je nodig hebt. Op die manier is de kans kleiner dat u nuttige informatie op notitieblokken of op kladpapier kwijtraakt.
