Als je deel uitmaakt van een groot of druk team, is de kans groot dat je Google Drive-bestanden onderling deelt. Afhankelijk van de grootte van je team kan dit tientallen bestanden per dag betekenen.
Na een tijdje zou je kunnen eindigen met honderden of duizenden bestanden in je Google Drive. In dit artikel leert u hoe u uw gedeelde Google Drive-bestanden kunt beheren om rommel te voorkomen.
Uw "Gedeeld met mij" Google Drive-bestanden beheren
De dingen die u kunt zien in het gedeelte 'Gedeeld met mij' van Google Drive, zijn bestanden en mappen die met u zijn gedeeld en bestanden die zijn gedeeld met een link die u al heeft geopend.
Daarnaast kunt u ook details vinden over bestanden die met u zijn gedeeld onder uw verzameling "Gedeeld met mij": Deze details omvatten: de bestands- of mapnaam, het bestandstype, bijvoorbeeld Documenten of Spreadsheets, de persoon die het met u heeft gedeeld en de datum waarmee het is gedeeld jij.
We hebben gedekt hoe gedeelde bestanden op Google Drive te gebruiken
. Laten we nu de verschillende manieren bekijken om gedeelde bestanden in Google Drive te beheren.1. Overschakelen van rasterindeling naar lijstindeling
Met Google Drive kunt u uw bestanden in rasterlay-out of lijstlay-out bekijken. Standaard is deze ingesteld op rasterlay-out. In de rasterlay-out worden uw bestanden echter weergegeven als grote vierkante kaarten.
Hoewel rasterlay-out een snel voorbeeld biedt, kan het snel veel ruimte op uw scherm in beslag nemen. U kunt dus slechts een handvol bestanden per keer bekijken. Dit kan betekenen dat u een tijdje moet blijven scrollen om bestanden te bereiken die verder naar beneden staan.
Met een lijstlay-out worden uw bestanden en mappen daarentegen chronologisch weergegeven, zodat u een overzicht in vogelvlucht krijgt, maar met minder details. Dit kan helpen als u een groot archief met bestanden hebt om door te bladeren.
Hoe u de indeling van de schijf kunt wijzigen
Om de lay-out te wijzigen:
- Ga naar je Google Drive en log in als je dat nog niet hebt gedaan.
- Klik op Gedeeld met mij op het linkerdeelvenster.
- Navigeren naar Lay-out (het tabelachtige pictogram) uiterst rechts, net onder het tandwielpictogram voor instellingen, en klik erop.
Hiermee schakelt u uw lay-out van raster naar lijst. U kunt dit altijd op elk moment wijzigen door nogmaals op het lay-outvak te klikken. Houd er rekening mee dat uw lay-outkeuze de zichtbaarheid en toegankelijkheid van een bestand of map in "Gedeeld met mij" kan beïnvloeden.
2. Bestanden ordenen door snelkoppelingen toe te voegen aan Drive
Een andere manier om uw gedeelde bestanden te beheren, is door er snelkoppelingen naar toe te voegen of ze in mappen te ordenen. Door vergelijkbare bestanden in een map te groeperen, maakt u het gemakkelijker om bepaalde typen bestanden te vinden die anderen met u hebben gedeeld.
U kunt bestanden toevoegen aan de map "Mijn schijf", de map "Computers", aan "Met ster", of gewoon een nieuwe map maken. Jij kan ook kleurcode uw Google Drive-mappen voor een gemakkelijkere identificatie.
Bestanden toevoegen aan snelkoppeling in Drive
Hier leest u hoe u 'Gedeeld met mij'-bestanden naar mappen verplaatst.
- Ga naar je Google Drive account.
- Klik op Gedeeld met mij.
- Klik met de rechtermuisknop op het bestand dat u naar een map wilt verplaatsen.
- Klik op Snelkoppeling naar Drive toevoegen.
- Klik op de pijl vooruit rechts van Mijn motivering.
- Klik op de Nieuwe map knop linksonder.
- Geef de map een naam en klik op het blauwe vinkje, en je bent klaar.
U kunt nu beginnen met het verplaatsen van uw gedeelde bestanden naar deze map. Om toegang te krijgen tot uw verplaatste bestanden, klikt u op Mijn schijf, Computers of Met ster. Als je een nieuwe map hebt gemaakt, kun je deze vinden in "Mijn schijf".
3. Bestanden of mappen verwijderen die u niet meer gebruikt
Hoewel dit misschien simplistisch klinkt, wil je eigenlijk twee keer nadenken voordat je een met jou gedeeld bestand of map verwijdert. Dit komt omdat bestanden die met u worden gedeeld, niet van u zijn.
Als een bestand of map echter niet meer bruikbaar is, kunt u doorgaan en het verwijderen. Zijn een van de manieren om Google Drive op te schonen in het algemeen. Als u een gedeeld bestand verwijdert, wordt het niet verwijderd uit de Google Drive van de eigenaar.
Maar als u, om welke reden dan ook, het verwijderde gedeelde bestand opnieuw moet gebruiken, moet u de eigenaar vragen het opnieuw te delen. Doe dit anders alleen als u zeker weet dat u het bestand niet meer nodig zult hebben.
Hoe bestanden te verwijderen die "met mij zijn gedeeld" op Google Drive
Een gedeeld bestand of gedeelde map verwijderen:
- Ga naar je Google Drive account.
- Klik op Gedeeld met mij en navigeer naar de sectie bestanden.
- Klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map die u wilt verwijderen.
- Scroll naar beneden door de menu-opties en klik op Verwijderen.
Nadat u een gedeeld bestand heeft verwijderd en u het opnieuw opent, wordt het opnieuw weergegeven in 'Gedeeld met mij'. Het kan ook in de resultaten verschijnen wanneer u zoeken naar bestanden in Drive.
4. Maak een back-up van uw met mij gedeelde bestanden
Hoewel Google Drive u gratis cloudopslag biedt, heeft het wel een limiet van 15 GB en uw 'Gedeeld met mij'-inhoud telt mee voor deze limiet. Als u dus vermoedt dat uw "Gedeeld met mij"-bestanden deze limiet overschrijden, kunt u ze verwijderen.
Maar voordat u ze verwijdert, moet u ze eerst downloaden en een back-up maken naar externe opslag voor het geval u ze in de toekomst nodig heeft. Beter nog, koop opslagruimte bij Google.
De betaalde cloudopslagplannen van Google beginnen bij 100 GB voor standaard tot 2 TB voor premium. Ze komen ook met extra voordelen, zoals toegang tot Google-experts, de mogelijkheid om te delen met maximaal vijf personen en extra ledenvoordelen.
Een back-up maken van "Gedeeld met mij"-bestanden
"Gedeeld met mij"-bestanden downloaden:
- Ga naar je Gedeeld met mij sectie.
- Klik met de rechtermuisknop op het bestand dat u wilt downloaden.
- Scroll naar beneden door de menu-opties en klik op Downloaden.
Als je weinig opslagruimte in je account hebt, moet je misschien wat meer aanschaffen. Ga als volgt te werk om Google-opslag te kopen:
- Ga naar je Google Drive account.
- Scroll naar de onderkant van het linkerdeelvenster.
- Klik op Opslag kopen.
U wordt doorgestuurd naar de betaalpagina, waar u uw keuze kunt maken en uw betaling kunt uitvoeren.
Hoe u uzelf kunt verwijderen uit gedeelde bestanden op Google Drive
Ervan uitgaande dat iemand u zonder uw toestemming aan een document of map toevoegt, kunt u uzelf eenvoudig uit de gedeelde bestanden verwijderen. Hier is hoe:
- Start de Drive-app op uw mobiele telefoon.
- Tik op de Gedeeld knop.
- Tik op de knop met de drie puntjes (Meer acties) naast het bestand of de map waaruit je jezelf wilt verwijderen.3 afbeeldingen
- Tik op Toegang beheren.
- Tik op je accountnaam en tik op Verwijderen.
Hiermee wordt u uit het gedeelde document verwijderd.
Ruim de sectie "Gedeeld met mij"-bestanden op
Gedeelde bestanden kunnen snel een puinhoop worden en uw Google Drive overvol maken. U kunt dit oplossen door de stappen in dit artikel te volgen om op te ruimen en dingen georganiseerd te houden. Een opgeruimd gedeelte "Gedeeld met mij" is visueel aantrekkelijker, maakt het gemakkelijker en sneller om documenten te openen en op te halen, bespaart tijd en verbetert de productiviteit. Bovendien zijn bijna al deze methoden gratis. Daarnaast kun je altijd andere cloudgebaseerde alternatieven proberen, zoals Dropbox, OneDrive, Flickr, Amazon S3, NAS en WebDav.
