Het delen van bestanden is gebruikelijk in teamwerk. Maar het is contraproductief als de bestanden die u deelt ongeorganiseerd zijn en uw systeem vervuilen. Er is maar zoveel werk dat je kunt doen te midden van de rommel.
Het organiseren van uw gedeelde bestanden is de sleutel tot het stroomlijnen van uw workflow. Als u dit niet doet, kunt u tijdens het werk belangrijke bestanden kwijtraken of door elkaar halen. Bekijk effectieve manieren om uw gedeelde bestanden te ordenen voor een hogere productiviteit.
1. Bestaande bestanden bekijken
Het periodiek herzien van bestaande bestanden is noodzakelijk om uw systeem goed georganiseerd te houden. Er is een grote kans dat je bestanden op je systeem hebt staan die je niet meer gebruikt of nodig hebt. Die bestanden kunnen daar blijven en ruimte innemen zonder uw medeweten.
Neem altijd de tijd om uw bestanden te bekijken, zodat u de bestanden kunt verwijderen die u niet meer nodig heeft en verouderde bestanden kunt bijwerken om er het meeste uit te halen. Het kan moeilijk zijn om uw bestanden alleen bij te houden. Informeer en leer uw teamleden of medewerkers over het belang van het beoordelen van bestaande bestanden. Deze eenvoudige taak creëert een schone werkruimte voor een hogere efficiëntie.
2. Maak en benoem uw mappen in detail
Niets is meer desoriënterend dan het grootste deel van uw werkuren te moeten besteden aan het zoeken naar bestanden in uw systeem. Bespaar uzelf de moeite door verschillende mappen voor uw bestanden te maken op basis van hun categorieën.
Mastering hoe u uw mappen in detail kunt ordenen bespaart tijd en verhoogt de productiviteit. U kunt snel door uw bestanden of mappen navigeren zonder ze te openen om ze te identificeren of te openen. Op dezelfde manier helpt het maken en benoemen van uw mappen uw teamleden om te bepalen welke bestanden bij hen horen voor toegang en welke bestanden gevoelige informatie bevatten.
Probeer bij het benoemen van uw map zoveel mogelijk het gebruik van lange en ingewikkelde namen te vermijden, omdat deze moeilijk te onthouden zijn. Vermijd ook het gebruik van speciale tekens en symbolen, omdat ze niet alleen niet zichtbaar zijn, maar ook betekenisloos zijn. Als u tot slot spaties moet gebruiken om woorden te scheiden, gebruik dan in plaats daarvan onderstrepingstekens of streepjes.
3. Beperk uw mappen
Hoewel het maken en benoemen van mappen een goede gewoonte is voor het organiseren van gedeelde bestanden, overdrijf het niet. Het hebben van een enkele map voor elk bestand dat je hebt, zorgt voor rommel. Je hebt te veel bestanden op je systemen en dat kan overweldigend zijn.
Dus in plaats van voor elk bestand een map te maken, voeg je het bestand samen in een map met vergelijkbare inhoud. U weet precies waar u moet zoeken als u naar bestanden in dezelfde categorie zoekt.
4. Sloot lokale opslag
Lokale opslag was vroeger de in-ding, maar met digitalisering zijn er meer haalbare opties. Dus als je nog steeds lokale opslag gebruikt om je bestanden op te slaan, zit je vast in het verleden. Lokale opslag is niet alleen duur in onderhoud vanwege de aanschaf van een hogere bandbreedte om meer bestanden op te slaan, maar vormt ook een veiligheidsrisico. Als iemand met je opslagapparaat knoeit, kun je alle informatie die erop staat kwijtraken.
Ga dus voor cloudopslag in plaats van lokale opslag. Met cloudopslag heb je op afstand toegang tot je bestanden, heb je meer opslagruimte en implementeer je een sterkere beveiliging. Bekijk de goedkoopste aanbieders van cloudopslag om kosten te besparen.
5. Adopteer software met versiebeheer
De kans is groot dat u uw bestanden moet wijzigen nadat u ze hebt gemaakt. Met versiebeheer kunt u wijzigingen in een bestand of verzameling bestanden bijhouden. Het handmatig bijhouden van wijzigingen is ontmoedigend en kan u in verwarring brengen.
Net zoals je kunt gebruiken versiebeheer-apps om uw productiviteit te verhogen, kunt u software voor het organiseren van bestanden met versiebeheer gebruiken om de wijzigingen die u in een bestand aanbrengt bij te houden, zodat u ze niet door elkaar haalt.
Alle teamleden op één lijn houden is de rol van het versiebeheersysteem. Het belangrijkste is dat het ervoor zorgt dat iedereen in het team samenwerkt en aan hetzelfde project werkt, terwijl ze ervoor zorgen dat ze allemaal de meest recente versie van het bestand gebruiken.
6. Maak snelkoppelingen en favorieten
Als je een klein budget hebt of snel iets moet doen, kun je het beste snelkoppelingen en favorieten maken. Een snelkoppeling is een verwijzing naar een bestand op de harde schijf. Een programma, een bestand of een map kan worden bepaald door de aanwijzer.
Omdat het informatie bevat over de locatie van het originele bestand, is de snelkoppeling een klein bestand dat heel weinig opslagruimte in beslag neemt. Het duplicaat komt niet exact overeen met het originele bestand. Het originele bestand is dus nog steeds intact wanneer u de snelkoppeling verwijdert.
U kunt de meest gebruikte programma's en snelkoppelingen naar mappen op gemakkelijk bereikbare plaatsen plaatsen, zoals uw werkdashboard of snelstartbalk met behulp van snelkoppelingen.
7. Mapsjablonen vooraf maken
Een andere manier om uw gedeelde bestanden te ordenen, is door vooraf een tijdelijke sjabloon te maken. U kunt vooraf mapsjablonen maken als u niet zeker weet welke sjabloon u op dit moment moet gebruiken.
Door vooraf een mapsjabloon te maken, kunt u sommige bestanden in een map bewaren, in plaats van ze ergens in uw systeem achter te laten. Het voorkomt ook dat de ruimte als een paddestoel uit de grond schiet. Als u uiteindelijk uw stand op die vooraf gemaakte mappen bepaalt, kunt u ze al dan niet naar uw permanente opslag verplaatsen.
8. Maak gebruik van geautomatiseerde organisatiesoftware
Een van de meest effectieve manieren om uw gedeelde bestanden te organiseren, is door geautomatiseerde organisatiesoftware in uw systeem op te nemen. Het handmatig ordenen van bestanden is niet alleen vervelend, maar ook tijdrovend. Het verplaatsen van verschillende bestanden naar specifieke locaties vereist aandacht voor detail.
Toch is er de neiging om dingen door de kieren te laten glippen. Maar het is een ander balspel als je het proces automatiseert met organisatiesoftware. Een effectieve organisatiesoftware plaatst uw gedeelde bestanden op de juiste locaties met weinig of geen toezicht. Jij en je team hebben meer tijd om je te concentreren op belangrijkere taken om je productiviteit te verhogen.
9. Verouderde bestanden verwijderen
Verouderde bestanden zijn van geen enkel nut voor u. Tenzij u van plan bent om ze bij te werken, hebben ze geen zaken in uw systeem. Als u uw bestanden inventariseert, kunt u ontdekken dat de bestanden die u niet meer gebruikt veel opslagruimte in beslag nemen. Als u ze verwijdert, krijgt u meer ruimte om relevante bestanden te maken en op te slaan.
Ook kan het achterlaten van verouderde bestanden in uw systeembestanden per ongeluk worden samengevoegd met nieuwere of huidige bestanden, wat verwarring kan veroorzaken. Dit scenario kan zich voordoen wanneer deze bestanden in handen zijn van nieuwe of onervaren werknemers. Om dit proces te automatiseren, kunt u kiezen voor software voor het verwijderen van bestanden zoals: PrivaZer, Papierversnipperaar, en Glary-hulpprogramma's, onder andere.
Gedeelde bestanden organiseren voor meer productiviteit
Een schone werkplek verhoogt de productiviteit. Je hebt gemakkelijk toegang tot elk document dat je nodig hebt en kunt dingen ongehinderd verplaatsen. Het organiseren van uw gedeelde bestanden zal niet alleen uw productiviteit verhogen, maar u ook efficiënter maken, omdat u zich meer kunt concentreren op de taken die voorhanden zijn.
Interessant is dat je het niet allemaal alleen hoeft te doen. U kunt gebruikmaken van geautomatiseerde hulpmiddelen om het tillen en plaatsen uit te voeren, zodat u zich kunt bezighouden met andere taken die uw aandacht nodig hebben.
