Of je nu een fan bent van vergaderingen of niet, je kunt niet ontkennen hoe belangrijk ze zijn voor het succes van het team. Door vergaderingen te houden, blijven leiders op de hoogte van de voortgang en worstelingen van hun ondergeschikten en voelen teamleden zich betrokken en gehoord.
Een van de beste tools voor het plannen van vergaderingen is Microsoft Teams. In dit bericht bespreken we hoe u dit kunt doen met behulp van de desktop-/web- en mobiele apps van Microsoft Teams.
Een vergadering plannen in Microsoft Teams op de desktop- of webapp
Voordat je ermee aan de slag gaat, moet je eerst en vooral zorgen dat je klaar bent Microsoft Teams installeren op Windows 10/11 of op uw Mac-apparaat. U kunt ook eenvoudig vanuit uw browser inloggen op de Teams-webapp. Als u klaar bent, kunt u een vergadering plannen vanaf uw pc met behulp van een van de drie methoden.
Via Agenda
Ga in het linkerdeelvenster van de app naar Kalender. Selecteer de Nieuwe vergadering knop in de rechterbovenhoek. U kunt ook op een willekeurige datum en tijd in uw agenda klikken. Hierdoor wordt het formulier Nieuwe vergadering geopend. Vul de benodigde blokken in:
- Titel van de bijeenkomst
- Vereiste deelnemers
- Datum en tijd (als u op een datum en tijd in de kalender klikt, worden deze gegevens vooraf ingevuld)
U kunt ook aanvullende informatie over de vergadering toevoegen in het tekstvak onderaan de pagina. Als u klaar bent, selecteert u gewoon de Opslaan knop in de rechterbovenhoek. Uw deelnemers ontvangen automatisch een e-mail over de geplande vergadering.
Via kanaal
Als u een betaald abonnement in Teams gebruikt, kunt u een vergadering plannen vanaf een kanaal waartoe u behoort. Hierdoor kan iedereen in het kanaal toegang krijgen tot en deelnemen aan de vergadering. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
- Ga naar de teams tabblad op het linkerpaneel.
- Selecteer in welk team u een vergadering wilt plannen.
- Ga binnen je team naar de Algemeen kanaal of als je meerdere kanalen hebt, kies er dan een.
- Klik op de vervolgkeuzepijl in de rechterbovenhoek naast de Voldoen aan knop.
- Kiezen Een vergadering plannen.
- Vul de vereiste gegevens in het formulier Nieuwe vergadering in.
- Raken Versturen.
Via chatgesprek
Als je een een-op-eengesprek wilt plannen, kun je dat doen vanuit de chat. Ga gewoon naar je chatbox en klik op het gesprek met wie je een afspraak wilt maken. Selecteer vervolgens de Icoon voor een vergadering plannen onder het berichttekstveld. Hierdoor wordt het formulier Nieuwe vergadering geopend met de vereiste deelnemers vooraf ingevuld.
Houd er rekening mee dat deze methode alleen werkt in het betaalde abonnement en met mensen binnen uw organisatie. Nadat u uw vergadering heeft gepland, kunt u vervolgens: neem deel aan uw Microsoft Teams-vergadering via telefoon of desktop op de vastgestelde datum.
Een vergadering plannen in de mobiele Microsoft Teams-app
Of u nu een gratis of betaalde versie van Teams gebruikt, u kunt een vergadering plannen vanuit de mobiele app op uw Android of iOS apparaat. Hier zijn de stappen om dit te doen:
- Start de app en ga naar de Kalender tabblad onderaan het scherm.
- Selecteer de + icoon om het formulier Nieuwe vergadering te openen.
- Maak een titel voor uw vergadering.
- Tik op Voeg deelnemers toe om de vereiste deelnemers toe te voegen.
- Stel de datum en tijd in.
- (Optioneel) Voer een locatie voor de vergadering in het tekstveld Locatie in en andere aanvullende details in het tekstveld Beschrijving.
- Druk op vinkje in de rechterbovenhoek om te voltooien.
Kan ik externe deelnemers uitnodigen voor een Teams-vergadering?
Het korte antwoord is ja, mensen buiten uw organisatie kunnen worden uitgenodigd voor een Microsoft Teams-vergadering. Het enige dat u hoeft te doen, is hun e-mailadres toevoegen aan de deelnemerslijst en zij zullen een e-mail ontvangen met de details van de vergadering.
Een gemakkelijke manier om uw team bij elkaar te krijgen
Een meeting plannen is slechts één van de vele functionaliteiten van Microsoft Teams. Het is een handige app om contact te houden met je collega's, bestanden met hen te delen en groepen te maken. Aangezien werken op afstand steeds gebruikelijker wordt, zal Microsoft Teams een van de belangrijkste tools zijn om bij de hand te hebben.