Als het gaat om tijdschatting en freelance projectbeheer, is het belangrijkste om uw werkuren nauwkeurig bij te houden. Het is belangrijk dat u uw project goed kent om uw klanten met vertrouwen een realistische schatting te kunnen geven van hoe lang een bepaalde taak zal duren.

U wilt immers niet dat u uw klanten te veel of te weinig betaalt. Laten we eens kijken naar enkele van de tips waarmee u rekening moet houden terwijl u dit doet.

1. Definieer uw projectomvang

De eerste stap is om ervoor te zorgen dat u een goed idee heeft van wat het project inhoudt. Zoek uit welke taken, deadlines en budgetten je precies gaat uitvoeren. Als u een concreet begrip heeft van de omvang en taken die ermee gemoeid zijn, kunt u onnodige kosten vermijden.

Pas op voor scope-creep. Als u niet oppast, zal uw project waarschijnlijk langer duren dan u aanvankelijk had verwacht. De beste manier om dit te voorkomen is door een Werkverdelingsstructuur (WBS) om alle taken tot in detail in kaart te brengen en uw workflow met uw klant effectief te stroomlijnen. U kunt hiervoor ook een projectscope-sjabloon gebruiken.

instagram viewer

downloaden:Smartsheet (Beschikbaar als Excel-bestand)

2. Gebruik een juiste tijdschattingstechniek

U moet koste wat kost onder- en overschatting proberen te vermijden. Veel freelancers hebben de neiging om hun uurtarief te vermelden bij het bepalen van de waarde van het verrichte werk, maar dit kan ofwel leiden tot te hoge facturen of zelfs te weinig in rekening brengen voor uw tijd, vooral als u geen rekening hebt gehouden met onvoorziene omstandigheden, beperkte middelen en andere factoren. Hier zijn enkele methoden om projecturen nauwkeurig in te schatten:

  • Deskundig oordeel: Dit is nodig in gevallen waar gegevens moeilijk of onmogelijk te meten zijn, of waar gedetailleerde specificaties niet exact beschikbaar zijn. De sleutel tot het gebruik van deze techniek is om zoveel mogelijk informatie en analyse te verkrijgen voordat u een beslissing neemt. U moet deze methode gebruiken om de subtaken en hun duur te identificeren in de fase van inspanningsschatting en tijdprognose.
  • Analoge schatting: Analoge schatting is een gangbare praktijk waarbij een project (en) met vergelijkbare kenmerken als basis voor uw schatting wordt gebruikt. U kunt eerdere ervaring, branchegemiddelden of andere bronnen gebruiken om u bij dit proces te helpen. In wezen maakt analoge schatting gebruik van historische gegevens van vergelijkbare projecten om een ​​schatting te maken.
  • Driepuntsschatting: Deze methode omvat het bepalen van alle mogelijke scenario's (optimistisch, pessimistisch en meest waarschijnlijke), evenals hun waarschijnlijkheid van optreden, en vervolgens het maken van een definitieve schatting. Het wordt gewoonlijk berekend met behulp van de driehoeksverdelingstechniek of PERT-bètaschatting.

Wanneer u de driehoeksverdelingsmethode gebruikt, kunt u het gemiddelde nemen van de volgende schattingen: de optimistische schatting (O), de pessimistische schatting (P) en de meest waarschijnlijke schatting (M). Dus de driehoeksverdelingsvergelijking ziet er als volgt uit:

E= (O+P+M)/3

PERT staat voor "Program Evaluation and Review Technique". Het is een besluitvormingsmodel waarmee groepen hun werk kunnen prioriteren door te bepalen hoeveel tijd ze nodig hebben om verschillende taken uit te voeren.

De PERT-bètadistributiemethode is meer een gewogen gemiddelde. Het geeft meer gewicht aan de meest waarschijnlijke uitkomst en minder gewicht aan de andere uitkomsten. Projectmanagers gebruiken deze methode vaak om de voltooiingsdatums van projecten te schatten, omdat deze meestal nauwkeuriger is.

De PERT Beta-vergelijking kan op de volgende manier worden geschat:

PERT-bètadistributie = (P + O + 4ML) / 6

Laten we, in navolging van ons voorbeeld hierboven, zeggen dat in het geval van een freelancer die aan taak A werkt (wat gebeurt met: een campagne op sociale media zijn) de meest optimistische schatting is twee weken en het worstcasescenario is negen weken. De meest waarschijnlijke schatting is vier weken.

Als de PERT-bèta-vergelijking wordt toegepast, zou de geschatte tijdsduur 4,5 weken blijken te zijn. Met deze methode kunnen we in dit geval ook rekening houden met standaarddeviatie om onze klanten een bredere doorlooptijd te geven. Voor taak A kunnen we het als volgt uitdrukken:

Standaarddeviatie = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1,75

Dit komt in ons voorbeeld uit op 1,75. Daarom kunnen we een waarschijnlijk voltooiingsvenster van 6,25 weken geven in plaats van 4,5 weken.

  • Bottom-up schatting: De eenvoudigste (en meest nauwkeurige) methode om freelance projecturen te berekenen, is de bottom-up schattingsbenadering. Deze aanpak suggereert dat u helemaal aan de basis van uw werkverdelingsstructuur begint, alle uitgaven bij elkaar optelt en vervolgens indien nodig optelt.

Met deze aanpak kunt u nauwkeurige schattingen maken door onderaan te beginnen en door elke kosten op uw projectomvang omhoog te werken. Het helpt u om alle kosten in één keer gedekt te hebben.

3. Bereken uw fudge-ratio

Omdat niet alle freelancers op dezelfde manier werken, kan het moeilijk zijn om te meten hoeveel tijd ze aan een project besteden. In dergelijke gevallen kan het gebruik van een fudge-ratiocalculator u helpen nauwkeurige schattingen te berekenen. Het helpt u het deel van de tijd te zien dat wordt over-/onderschat, zodat u uw declarabele uren kunt optimaliseren.

Als je bijvoorbeeld schat dat je vier dagen nodig hebt om een ​​project af te ronden, maar het kost je maar twee dagen, dan is je fudge-ratio 2:1. Het doel van de fudge-ratio is om te bepalen hoe snel je door taken in je project kunt gaan en hoeveel speling je hebt in je planning.

4. Rekening voor inactieve tijd en pauzes

Je zou denken dat je de uren die je erin steekt gewoon kunt optellen, maar zo werkt het niet. Vakantiedagen en inactieve tijden moeten worden meegerekend in het totale aantal uren dat u van plan bent te werken.

Als je geen pauzes neemt, zul je uiteindelijk sneller opbranden dan verwacht. Als je samenwerkingstools zoals Slack of Todoist gebruikt, wordt het belangrijk om een vakantie of afwezigheidsstatus bij het vrij nemen.

Als u een vrije dag opneemt, moet u deze meenemen in de berekening van het aantal uren dat u van plan bent per week te werken. Als je langere tijd niets hebt gedaan of een pauze op het werk hebt gehad, is het de moeite waard om dat ook op te merken - voeg gewoon een uur of twee toe aan je totale aantal gewerkte uren per week.

downloaden: hoekpunt42 (Beschikbaar als Excel-bestand)

5. Factor in planning, onvoorziene omstandigheden en revisies

Een van de meest voorkomende fouten die freelancers maken, is dat ze geen rekening houden met de planningstijd. Evenzo zijn schattingen van onvoorziene omstandigheden nodig om rekening te houden met onvoorziene omstandigheden die zich kunnen voordoen in de loop van een project, bijvoorbeeld beperkte middelen.

  • Planning: Je hebt tijd nodig om je werk te plannen en ervoor te zorgen dat je alle informatie krijgt die je nodig hebt van klanten. Dit is vooral belangrijk wanneer u werkt met klanten die nieuw zijn in uw branche of die nog nooit met u hebben gewerkt.
  • Administratie: Je hebt tijd nodig voor administratieve taken zoals het verzenden van facturen of het opzetten van sociale media-accounts. Mogelijk hebt u ook tijd nodig voor de follow-up van de klant nadat projecten zijn voltooid.
  • Voorwaardelijke/revisies: Als een project langer duurt dan verwacht of als er iets mis gaat met een project, kan het zijn dat je extra tijd nodig hebt voor administratieve taken of het maken van aanvullingen of herzieningen.

Tijdregistratie is een geweldige manier om een ​​beter inzicht te krijgen in hoeveel tijd u aan elk project besteedt. U kunt tools gebruiken zoals projecttijdlijnsjablonen of sjablonen voor urenregistratie en tijdregistratie-apps om ervoor te zorgen dat u de juiste gegevens krijgt over hoe lang het duurt om taken te voltooien.

Je zult ook merken dat het opzetten van een systeem voor tijdregistratie, zoals de Pomodoro techniek, helpt u de productiviteit te verhogen, uw voortgang bij te houden en ervoor te zorgen dat u deadlines haalt.

7. Controleer uw definitieve schattingen

U bent klaar met uw schatting en nu is het tijd om dat laatste nummer te maken. Een van de dingen die u hier moet doen, is uw schatting bekijken. Controleer of er taken zijn weggelaten uit de schatting. Als dat het geval is, telt u die extra uren weer op in de definitieve schatting. Met behulp van een verscheidenheid aan sjablonen voor projectbeheer kan helpen.

Als u een schatting van uw klant heeft, bekijk deze dan om er zeker van te zijn dat de cijfers redelijk zijn. Als er een discrepantie is tussen uw twee schattingen, vraag hen dan om meer details over wat ze willen en hoe ze het willen doen.

Evalueer en beheer uw factureerbare uren nauwkeurig

Het onderwerp projecturen is een controversieel onderwerp voor freelancers, aangezien elke persoon zijn eigen tarief (gebaseerd op ervaring, onderwerpexpertise, klanteisen, enz.) En probleemoplossende methodologie zal hebben.

Als je van plan bent om je freelance declarabele uren te berekenen, dan is het kennen van deze tips en trucs van onschatbare waarde. Hopelijk besparen ze u tijd en geld bij uw volgende project - en maken ze het hele proces veel minder stressvol.