Nieuwe ideeën voor de werkweek zijn ontstaan naarmate meer bedrijven burn-out van werknemers proberen te bestrijden. Een sociaal experiment is bijvoorbeeld het veranderen van een 40-urige, vijfdaagse werkweek in een 32-urige, vierdaagse werkweek.
Hoewel sommigen zich zorgen maken dat het verminderen van het aantal gewerkte uren de productiviteit zal verminderen, is dat niet noodzakelijk waar. Volgens berichtgeving van de BBC, toonde een vierjarige proef van de 32-urige werkweek aan dat "de productiviteit op de meeste werkplekken gelijk bleef of verbeterde."
Als uw werkplek overweegt over te schakelen naar een 32-urige werkweek, volg dan deze vijf stappen om de productiviteit te maximaliseren.
1. Taken organiseren
Om ervoor te zorgen dat belangrijke taken een topprioriteit zijn, maakt u een lijst van uw taken voor die dag (of week, als u van tevoren wilt plannen). Bekijk de lijst en sorteer elke taak in drie categorieën: Hoge prioriteit, Gemiddelde prioriteit, en Lage prioriteit.
Taken met hoge prioriteit zijn essentieel voor uw bedrijf en moeten snel worden uitgevoerd. Taken met gemiddelde prioriteit moeten snel worden voltooid, maar kunnen enigszins worden uitgesteld. Ten slotte zijn taken met een lage prioriteit taken die moeten worden voltooid, maar niet meteen.
Als je niet zeker weet hoe je je taken moet classificeren, probeer dan het three-strike-systeem voor het prioriteren van uw takenlijst.
Wanneer u uw taken opsomt en sorteert, gebruikt u een app voor samenwerkingsnotities zoals Microsoft OneNote of Google Keep zodat uw hele team weet aan welk werk prioriteit moet worden gegeven. Met een app voor notities kunnen uw teamleden ook feedback geven over de prioriteitenlijst, zodat u ervoor kunt zorgen dat het essentiële werk eerst wordt voltooid.
2. Agenda's delen
Zet het samenwerkingsmomentum voort dat u begon met het organiseren van taken door uw team hun agenda's te laten delen. De meeste agenda-apps, zoals Microsoft Outlook en Google kalender, kunt u uw planning delen met andere gebruikers.
Bewustwording van ieders planning is de sleutel tot het handhaven van een productieve omgeving. Door uw agenda met uw team te delen, kan iedereen belangrijke teamvergaderingen bijhouden en ervoor zorgen dat ze collega's niet storen tijdens periodes van blokkering.
Het wordt ook gemakkelijker om onnodige vergaderingen te vermijden. Als u de planning van iedereen kent, kunt u een tijdstip bepalen waarop iedereen elkaar kan ontmoeten in plaats van meerdere eenmalige vergaderingen te houden. U kunt ook zien of vergaderonderwerpen worden herhaald.
3. Gebruik timer-apps (en luister ernaar)
Nu uw werkweek met 20% wordt verminderd, wordt elke minuut van de dag een waardevollere hulpbron. Om je tijd te optimaliseren, moet je een schema voor jezelf maken en je eraan houden. Blokkeer tijd in uw agenda voor elke taak die u moet voltooien en voor vergaderingen en pauzes (omdat u moet nemen adequate en herstellende pauzes op je best zijn).
Nadat u uw planning hebt gemaakt, stelt u een timer in voor elke taak. Enkele populaire timer-apps zijn: Pomofocus en Wisselen. Welke app je ook kiest, zorg ervoor dat je ernaar luistert. Wanneer uw timer u vertelt te stoppen, moet u stoppen en naar uw volgende taak gaan, zelfs als u deze nog niet hebt voltooid.
Voeg altijd een inhaalblok toe aan je planning om onafgemaakt werk tegen te gaan. Een inhaalblok is een bepaalde hoeveelheid tijd die je jezelf geeft om door te gaan met taken die je niet af had. Door er een toe te voegen, kunt u op schema blijven om al uw werk te voltooien.
4. Gebruik een cloudopslagsysteem
Het delen van documenten is essentieel voor elk bedrijf. Gelukkig zijn de dagen van hard-copy opslagsystemen, die beperkt toegankelijk waren, allang voorbij. Maar in een 32-urige werkomgeving is niet zomaar een digitaal opslagsysteem geschikt.
Zorg ervoor dat uw team documenten deelt in een omgeving voor delen in de cloud, zoals Een schijf of Google Drive. Wanneer u documenten host in een lokale omgeving, is de toegang beperkt, wat workflows vertraagt. Met cloudopslagsystemen heeft iedereen toegang tot de benodigde materialen, waardoor verkeersdrempels op de werkdag worden voorkomen.
Met cloudopslagsystemen kan iedereen ook de voortgang van het werk volgen, wat helpt bij samenwerking tussen projecten. Om uw cloudopslagsysteem echter toegankelijk te maken, organiseert en ruim je cloudopslag op van tijd tot tijd. Op deze manier verspillen jij en je teamleden geen tijd met het sorteren van verouderde mappen en bestanden om te vinden wat je nodig hebt.
5. Volg uw dag op een spreadsheet
Naast het blokkeren van tijd in uw agenda, kunt u uw dagelijkse taken opnemen in een spreadsheet met behulp van een programma zoals Microsoft Excel of Google Spreadsheets. Noteer elke taak en hoeveel tijd de taak u kostte.
Wanneer u de tijd voor een taak vastlegt, noteer dan niet alleen wat u hebt geblokkeerd in uw agenda. In plaats daarvan, als je meer tijd nodig hebt om een taak te voltooien, schrijf dat dan op. Weten hoeveel tijd u aan een taak besteedt, is essentieel om te bepalen hoe u uw dag kunt optimaliseren.
Nadat u een week lang hebt bijgehouden hoeveel tijd u aan uw dagelijkse taken hebt besteed, kunt u kijken hoe uw tijd was verdeeld over de lijst met taken die u moest voltooien. Bestudeer de lijst en vraag jezelf af wat er staat. Waar breng je de meeste tijd door? Welke taken duren langer dan verwacht? Waar kun je bezuinigen op tijdsbesteding?
Deze tracking en ondervraging stellen u in staat om beter te begrijpen hoe uw tijd gedurende de dag wordt gebruikt. Als u weet waar uw tijd aan wordt besteed, kunt u erachter komen wat kan worden bezuinigd, gedelegeerd en meer aandacht nodig heeft.
Maximaliseer uw 32-urige werkweek
Om de productiviteit tijdens uw 32-urige werkweek te maximaliseren, moet u eraan denken uw taken te organiseren, uw agenda's te delen, timer-apps te gebruiken, cloudopslag te gebruiken en uw dag bij te houden. Deze vijf stappen zijn kleine veranderingen in uw werkdag die uw werkweek aanzienlijk zullen beïnvloeden.
Het is belangrijk om te onthouden dat het verliezen van acht uur per week niet betekent dat u ook maar iets van uw werkoutput hoeft te verliezen. Integendeel, het overschakelen naar de vierdaagse werkweek kan uw team motiveren om harder te werken.
Productiviteit gaat niet altijd over de tijd die je hebt; het gaat erom hoe je die tijd gebruikt.