Als je ooit een kast hebt opgeruimd, weet je hoe eenvoudig het is om je spullen daarna terug te vinden. Niet alleen omdat er minder te verwerken is, maar ook omdat je alles hebt verwijderd dat je niet meer gebruikt of niet thuishoort.
Hetzelfde geldt voor uw projectmanagementtools. Je gebruikt ze om je taken bij te houden, maar soms kan het averechts werken om er doorheen of ertussenin te bladeren.
Wanneer je minimalisme beoefent met je spullen, ben je alleen omringd door je meest waardevolle en favoriete bezittingen. Dus waarom zou u een minimalistische benadering van uw projectmanagementtools gebruiken? Lees verder om erachter te komen.
Stel je voor: jij en je collega's gebruiken ClickUp om je creatieve workflow te beheren, Asana om projectaanvragen te verzenden en Notion voor al het andere. Terwijl je weet waar je alles kunt vinden of plaatsen, moet je tussen tools schakelen om er te komen. Dan zijn er de momenten waarop een taak er tussenin valt. Je kunt het niet echt in beide software plaatsen, dus je kiest er een en moet jezelf eraan herinneren waar het is.
Door vast te houden aan één software voor al uw projecten, bespaart u tijd. Bedenk hoe vaak je in- of uitlogt of wisselt tussen meerdere. Om nog maar te zwijgen van het scrollen om alleen te ontdekken dat de informatie die u nodig hebt ergens anders is.
Op het eerste gezicht zou je kunnen denken dat één enkele software niet aan al je behoeften kan voldoen, maar software zoals Notion, ClickUp en monday.com zijn in hoge mate aanpasbaar. De eerste stap in aan de slag met elke projectbeheersoftware bepaalt hoe u het wilt gebruiken. Van daaruit kunt u planning en creativiteit combineren om uw workflows en projectborden te schetsen.
Jij en je team zijn er mee bezig. Je noteert zorgvuldig elke opdracht en zorgt voor details. Maar je klikt vaak op de verkeerde taak en je pagina's zijn zo lang dat je ongeduldig wordt tijdens het scrollen.
Als u vindt dat uw projectborden te lang of onoverzichtelijk zijn, is er een eenvoudige oplossing. Of iedereen nu verantwoordelijk is voor zijn eigen taken of dat u iemand aanwijst om de boel op te ruimen, u wilt er zeker van zijn dat u op de hoogte blijft van het onderhoud. Dit betekent:
- Voltooide taken archiveren.
- Dubbele opdrachten verwijderen.
- Alleen relevante informatie vermelden.
- Vasthouden aan actuele items.
- Zorgen dat gegevens en notities up-to-date zijn.
Door regelmatig door te bladeren en op te ruimen, wordt het een fluitje van een cent om te vinden wat je nodig hebt.
3. Minder functies betekent minder items om te beheren
Tot vermijd functiemoeheid bij het gebruik van projectbeheersoftware, is het belangrijk om een goed begrip te hebben van wat je ermee wilt doen, in plaats van dat je de toeters en bellen van een programma het voor je laat doen. Een widget of integratie die nu nuttig lijkt, kan zomaar een extra stap in uw proces worden.
Als u kijkt naar hoe u al taken toewijst en beheert, kunt u bepalen welke functies het nuttigst zijn en welke slechts ruis. Mogelijk vindt u het gebruik van de basisfuncties, zoals de lijsten van de software, communicatiehulpmiddelen en herinneringen, nuttig genoeg.
Door alleen de meest handige functies te gebruiken, wordt de lay-out van je bord of workflow ook schoner en gemakkelijker te navigeren.
Minder betekent meer productiviteit en focus
Door een minimalistische benadering van uw projectbeheertools te gebruiken, kunt u tijd besparen bij het lokaliseren van wat u nodig hebt, en heeft u de meest relevante en actuele informatie voor u. Bovendien kunt u in één oogopslag zien waar u en uw tijd zijn.
Dit betekent dat u het aantal tools dat u gebruikt, moet beperken, een opgeruimd bord met actuele informatie moet houden en u alleen moet houden aan functies die u ten goede komen.
