Projectmanagers evalueren hun projecten om te zien of de projecten voldoen aan de doelen en doelstellingen van het bedrijf en het team. Door projecten na voltooiing te evalueren, kunt u de impact beter begrijpen en gebieden identificeren die verbetering behoeven.
Projectevaluatie is van vitaal belang voor elk project, omdat het inzichten en lessen kan bieden voor toekomstige projecten. Zodra u het projectevaluatieproces hebt voltooid, is het essentieel om uw bevindingen te delen met belanghebbenden en uw teamleden. Hoewel er veel methoden zijn om een project te evalueren, zijn hier de basisstappen die u moet nemen, ongeacht de manier waarop u kiest.
1. Ontwikkel een evaluatieplan
Terwijl u uw project maakt, moet u rekening houden met de doelstellingen en doelen die u wilt bereiken en deze delen met uw team, zodat ze een duidelijk pad voorwaarts hebben. De doelen en doelstellingen die u bepaalt, kunnen u helpen bij het kiezen van de projectevaluatiemethode die u wilt gebruiken.
Als het projectdoel bijvoorbeeld is om de productiviteit van het team te verhogen, wilt u misschien gegevens over het voltooien van taken bekijken als een hulpmiddel om de productiviteitspercentages te evalueren. Misschien ben je geïnteresseerd om te leren
hoe projectmijlpalen in te stellen voor verhoogde productiviteit.2. Selecteer de bron van evaluatie en bereid u voor op implementatie
De eerste stap is om te kiezen hoe u de gegevens voor de evaluatie wilt verzamelen. U kunt ervoor kiezen om interviews, focusgroepen, enquêtes, casestudy's of observatie te gebruiken. Kies een evaluatietool die past bij de mensen van wie u informatie wilt krijgen, wat betekent dat u de mensen identificeert die u wilt opnemen.
Of u nu van plan bent om mensen te interviewen of enquêtes te houden, u moet de komende vragen voorbereiden. Als u een focusgroep gebruikt, moet u uitnodigingen verzenden, een datum selecteren en vragen opsommen.
Nadat u uw evaluatiebron hebt gekozen en klaar bent voor implementatie, moet u een gedetailleerd schema delen en taken delegeren, zodat uw team is voorbereid op de volgende stap. Als u niet zeker weet wie wat doet, bent u wellicht geïnteresseerd in de beste tips voor het definiëren van teamrollen en verantwoordelijkheden.
3. Projectevaluatie implementeren
Terwijl het project aan de gang is, is het van cruciaal belang om alle elementen te bewaken om ervoor te zorgen dat het binnen het budget blijft en op schema loopt. Het is handig om statusrapporten te maken die u met het team deelt, zodat iedereen duidelijk is over de projectstatus.
Het implementatieproces verschilt op basis van de evaluatietools en -methoden die u kiest. Het zou helpen als je je concentreert op:
- Evaluatie voorafgaand aan het project: Hier ontwikkel je projectdoelen en doelstellingen die je gaat gebruiken om de levensvatbaarheid van het project te bepalen.
- Lopende evaluatie: Bewaak details zoals het budget, de kwaliteit van het werk en de planning.
- Evaluatie na het project: Meet het succes van het project op basis van resultaten en impact.
4. Bekijk de gegevens
Zodra u de gegevens voor evaluatie hebt verzameld, is het tijd om deze te analyseren op zwakke punten, sterke punten en trends. Het is ook een kans om te controleren of het project in de buurt kwam van het behalen van de doelstellingen en doelen die bij de start waren uiteengezet. U kunt de doelstellingen en doelen van het team gebruiken om de ontvangen gegevens voor de volgende stap te vertalen.
5. Maak een rapport voor uw team
Nadat u uw gegevensanalyse hebt voltooid, is het noodzakelijk om de evaluatieresultaten samen te vatten. U moet een formaat kiezen dat voldoet aan de behoeften van de lezer, namelijk uw belanghebbenden en teamleden.
Na afloop van elk project is het een waardevolle gewoonte om een rapport te verstrekken over uw projectevaluatie. Het kan de aandacht vestigen op gebieden die moeten worden verbeterd, opzettelijke en onopzettelijke effecten hebben en bepalen of het team zijn doelen en doelstellingen heeft bereikt. Voordat u uw rapport schrijft, bent u misschien geïnteresseerd in het leren van: beste soorten projectmanagementrapporten die u moet kennen.
6. Bespreek volgende stappen
De laatste stap in het projectevaluatieproces is het bespreken van de volgende stappen op basis van de bevindingen. Het is essentieel om een discussie op gang te brengen over de resultaten van de evaluatie.
Een discussie kan leiden tot innovatieve ideeën om het team te verbeteren, de communicatie te versterken en suggesties te doen voor het verbeteren van toekomstige projecten. Als u wilt dat uw rapport opvalt bij belanghebbenden en de aandacht van uw team trekt, wilt u misschien zien hoe u de beste tips om uw projectrapporten te laten opvallen.
Hieronder volgen tools die u kunt gebruiken voor uw projectevaluatie. Misschien vindt u dat sommige meer geschikt zijn voor uw project dan andere.
1. Enquêtes
Enquêtes zijn een evaluatietool waarmee u kunt bepalen hoe een groep mensen zich voelt voordat een project start en ze daarna onderzoekt. Dit evaluatieproces kan verschillende dingen meten, waaronder het gevoel van eigenwaarde, voorkeuren, prestaties en attitudes.
Het zou het beste zijn als u leden van uw doelgroep zou ondervragen. Je krijgt te zien of de gevoelens van mensen positief veranderen na de voltooiing van het project, en als dat het projectdoel was, dan weet je dat je het hebt bereikt. U kunt op tal van manieren enquêtes houden, waaronder telefonisch, op papier of elektronisch.
2. Observatie
Observatie stelt je in staat om een situatie of proces te beoordelen of te monitoren terwijl je documenteert wat de waarnemer ziet en hoort. Het zien van gedrag en acties in een natuurlijke context kan inzicht en begrip verschaffen over het object dat u evalueert. Bij het gebruik van observatie is het van cruciaal belang om een consistente en systemische benadering te gebruiken bij het verzamelen van gegevens.
3. Casestudy's
Casestudy's kunnen meer diepgang bieden dan andere evaluatietools. Wanneer je een case study doet, richt je je op een bepaalde groep binnen een gemeenschap, dorp, persoon of een subset van een bredere groep. U kunt casestudy's gebruiken om trends te illustreren of grote verschillen aan te tonen.
Een case study-analyse vereist het trekken van kritische thema's en resultaten om toekomstige trends te helpen voorspellen, verborgen problemen aan het licht te brengen of een essentieel probleem met meer duidelijkheid te begrijpen.
4. Sollicitatiegesprekken
Interviews kunnen een kwalitatief of kwantitatief evaluatie-instrument zijn, afhankelijk van hoe je ze gebruikt. Het proces omvat een gesprek tussen een interviewer en de persoon die de vragen beantwoordt.
U kunt interviews gebruiken om verhalende informatie en gegevens te verzamelen om het unieke wereldbeeld, de perspectieven en meningen van een respondent beter te begrijpen. Er zijn verschillende soorten interviewtechnieken en -benaderingen, waaronder:
- Gestructureerde interviews: Dit zijn kwantitatieve onderzoeken, vaak op enquêtes gebaseerd onderzoek met gestandaardiseerde vragen in vragenlijstvorm. De antwoorden zijn meestal in de structuur van een meerkeuzelijst en hebben geen open einde.
- Semi-gestructureerd: Zoals de naam al aangeeft, is dit een gemengd raamwerk van algemene thema's en vooraf vastgestelde vragen, aangepast aan de context van de interviewsessie. De interviewer is vrij om vragen weg te laten en te spelen met de volgorde van de vragen die ze stellen, en de vragen zijn een verscheidenheid aan open en gesloten vragen.
- Ongestructureerd: Dit formaat is informeel of conversatie, waarbij alle vragen open zijn.
5. Focusgroepen
Focusgroepen zijn groepsinterviews die u ontwerpt om de houding van mensen over een bepaald onderwerp te onderzoeken. Ze zijn een uitstekende manier om de meest voorkomende problemen voor de groep of gemeenschap te ontdekken wanneer de informatie beperkt is.
Om een focusgroep te houden, moet je ervoor zorgen dat je een bekwame begeleider hebt en dat je deze goed hebt gepland. Focusgroepen kunnen gedetailleerde informatie geven over kwesties die een gemeenschap of een specifieke demografie betreffen.
Bent u klaar voor uw volgende projectevaluatie?
Evaluaties zijn een essentieel onderdeel van elk project en ze helpen u te bevestigen of u uw projectdoelen en doelstellingen hebt bereikt en kunnen u helpen bij het vaststellen van best practices voor toekomstige projecten. Als je na elk project niet nagaat wat werkt en wat niet, laat je jezelf blootstaan aan het herhalen van kostbare fouten.
Als u op zoek bent naar een manier om uw toekomstige projecten te stroomlijnen, kunt u overwegen om projectbeheersoftware te gebruiken als u dat nog niet doet. Misschien wilt u wat informatie lezen over hoe u aan de slag kunt als het uitproberen van nieuwe software intimiderend aanvoelt.
