Met Google Docs is het delen van en samenwerken aan documenten een makkie. Maar als u met verschillende van hen werkt, wilt u een aantal manieren om uw links te delen en machtigingen aan te passen.
Het is eenvoudig om deze instellingen uit te schakelen, zodat iedereen met de link snel toegang heeft tot het bestand en aan de slag kan. Maar soms kan dat betekenen dat u te veel deelt of mensen toestemming geeft om dingen te bewerken die u liever niet deed. In dit artikel leest u over verschillende manieren om links naar uw Google Documenten te delen en hoe ze werken.
1. Gebruik de instellingen voor delen om uw Google-documenten te delen
Tenzij u in een gedeelde Drive werkt, stelt Google documenten die u maakt in op Beperkt standaard. Dat betekent dat je de instellingen voor delen moet aanpassen voordat anderen het kunnen bekijken via de link. Anders komen uw kijkers op een pagina die hen vraagt om toegang te vragen, wat veel extra werk en meldingen voor u kan betekenen en wachten op hen.
Om de machtigingsinstellingen voor uw bestand aan te passen, klikt u op
Deel in de rechterbovenhoek van uw scherm om de instellingen voor delen weer te geven. In dit menu ziet u een snel overzicht van wie toegang heeft tot het document. U kunt ook anderen toegang verlenen. Zo werkt elke sectie in dit menu.Mensen en groepen toevoegen
Als u wilt beperken wie toegang heeft tot uw Google-documenten, kunt u specifieke mensen toevoegen met behulp van dit veld bovenaan het menu. Typ hier hun e-mailadres in. De volgende stap is om hun rol toe te wijzen, te kiezen of je ze op de hoogte wilt stellen en een optioneel bericht toe te voegen.
Ze ontvangen een e-mail waarin staat dat je het met hen hebt gedeeld, inclusief een link die hen ernaartoe leidt. Ze kunnen het ook later terug vinden in de Gedeeld met mij tabblad in hun eigen Google Drive.
Mensen met toegang
Onder de Mensen met toegang kop, kunt u zien wie toegang heeft tot het document. Je kunt hun rol ook aanpassen door op de pijl ernaast te klikken. Dit zijn:
- kijker— deze mensen kunnen het document zien, downloaden, afdrukken of kopiëren.
- commentator— ze kunnen opmerkingen of suggesties delen en gebruiken om met u te communiceren.
- Editor— zij hebben de op één na meeste controle na de Baasje (u, als u het document hebt gemaakt). Ze kunnen het wijzigen, werken met suggesties van anderen en zelfs het bestand delen met andere mensen en de machtigingen aanpassen.
Bovendien kunt u dit menu gebruiken om: Eigendom van bestanden overdragen of Toegang verwijderen.
U kunt aanvullende aanpassingen aan uw instellingen voor delen maken door op het tandwiel in de linkerbovenhoek van het paneel te klikken. Hier kunt u de mogelijkheid voor Editors uitschakelen om machtigingen van een document te delen of te wijzigen. U kunt ook voorkomen dat kijkers en commentatoren het document downloaden, afdrukken of kopiëren.
Algemene toegang
Binnenin Algemene toegang,u kunt beslissen of u het document beperkt wilt houden of dat u toegang wilt verlenen tot: Iedereen met de link. Klik hiervoor op het vliegmenu naast Beperkt en maak de ruil.
Zodra u overschakelt, kunt u de instellingen bewerken zodat degenen met de link deze kunnen bekijken, becommentariëren of bewerken. Houd er rekening mee dat als u uw bestand open heeft staan voor degenen met de link, u niet kunt voorkomen dat anderen de link delen.
Als je helemaal klaar bent, kun je snel de link pakken door op te klikken Kopieer link in de linkerbenedenhoek van het paneel. Nu kun je het plakken waar je maar wilt. Voor snelle toegang kunt u: visueel bladwijzer maken en uw links ordenen in software zoals Notion om u te helpen ze later te vinden en te delen.
Bovendien kunt u de link rechtstreeks vanuit de adresbalk kopiëren. Markeer alles tot de schuine streep na de lange reeks cijfers en letters om dit te doen.
Jij kan publiceer uw Google-documenten voor iedereen te bekijken door te klikken op Bestand in de linkerbovenhoek van uw scherm, met de muisaanwijzer over Deel, en selecteren Publiceren op internet. Vanaf daar hoeft u alleen maar op de Publiceren knop.
Dit lijkt misschien hetzelfde als het instellen van uw instellingen voor delen op: Iedereen met de link. Dat is het, behalve dat de informatie alleen wordt weergegeven en dat de wijzigingen die u in het document aanbrengt, niet live zijn. Dus zodra uw bestand klaar is om te bekijken, kunt u op publiceren klikken en anderen toegang verlenen.
Maar als u aan het document moet blijven werken, kunt u de instelling aanpassen zodat niemand uw wijzigingen ziet totdat u op. drukt Publiceren opnieuw. Klik hiervoor op het vliegmenu naast Gepubliceerde inhoud en instellingen zodra je het openbaar hebt gemaakt en het vinkje weghaalt Automatisch opnieuw publiceren wanneer wijzigingen worden aangebracht.
Zodra u het publiceert, kunt u de link delen of insluiten in andere documenten of webpagina's. Om uw bestand te verwijderen, hoeft u alleen maar terug te gaan naar hetzelfde menu en te selecteren Stoppen met publiceren. Dit is een geweldige manier om informatie te delen zonder een website te bouwen of je zorgen te maken over domein en hosting.
Door een bladwijzer in uw Google Documenten te maken, worden uw lezers naar een specifieke plaats op de pagina gebracht. Om dit te doen:
- Plaats uw cursor waar u de bladwijzer wilt laten verschijnen.
- Ga naar Invoegen en Bladwijzer.
- Zodra u selecteert Bladwijzer, zal het symbool in uw document verschijnen.
- Klik op het symbool om de link te kopiëren of te verwijderen.
Houd er rekening mee dat degenen met wie u de bladwijzerlink deelt, ook toegang tot de rest van het document nodig hebben. Dit betekent ook dat ze het hele ding kunnen bekijken.
Er zijn veel manieren waarop u uw Google Documenten-links kunt delen:
- Met behulp van de instellingen voor delen kun je het exclusief houden of breed toegankelijk maken voor kijkers, commentatoren of redacteuren.
- Met publiceren kunt u uw werk in een openbare indeling delen.
- Met bladwijzers kunt u specifieker worden.
Welke u kiest, is aan u en aan het type document waarnaar u wilt linken. Vergeet niet om uw documenten nogmaals te controleren voordat u ze deelt.
