Het kost veel tijd als u veel gepersonaliseerde e-mails handmatig moet verzenden. Gelukkig is er Mail Merge, een add-on voor Google Spreadsheets waarmee je een database kunt gebruiken om snel aangepaste e-mails te verzenden. Nadat u de add-on in uw Google-spreadsheets heeft ingesteld, hoeft u alleen maar een e-mailsjabloon met tijdelijke aanduidingen voor te bereiden en u kunt aan de slag.

Profiteer van deze functie als u een heleboel gerichte e-mails moet verzenden, maar u zich niet wilt binden aan een geautomatiseerde marketingoplossing. Bekijk hoe u Afdruk samenvoegen in Google Spreadsheets instelt en gebruikt.

Afdruk samenvoegen gebruiken in Google Spreadsheets

We hebben de stappen voor het gebruik van Afdruk samenvoegen in Google Spreadsheets in drie delen verdeeld, met meerdere stappen voor elk.

Volg de onderstaande instructies zorgvuldig om het proces te begrijpen en succesvol te implementeren.

Deel 1: Afdruk samenvoegen installeren

Het eerste dat u moet doen om aan de slag te gaan, is het installeren van Mail Merge.

instagram viewer

Ga gewoon naar Afdruk samenvoegen in de Google Workspace Marketplace en raak de Installeren knop. Selecteer Doorgaan in de bevestigingsvraag.

Kies vervolgens uw favoriete e-mailaccount en klik op Toestaan om ervoor te zorgen dat de add-on de vereiste toegang heeft. Nadat het installatieproces is voltooid, stelt u de functie in Google Spreadsheets in.

Volg de onderstaande stappen om daarmee verder te gaan:

  1. Start Google Spreadsheets en klik op de Tabblad Extensies in het lintmenu.
  2. Kiezen Mailmergemet bijlagen uit het contextmenu en klik op Afdruk samenvoegen inschakelen.
  3. Nadat de extensie is ingeschakeld, navigeert u naar: Afdruk samenvoegen met bijlagen > Samenvoegblad maken.
  4. U zou nu een samenvoegsjabloon moeten zien met kolommen zoals de voornaam, achternaam, e-mailadres, geplande gegevens, enz. in het rekenblad. U kunt de informatie handmatig invoeren om aan de slag te gaan en meer kolommen toevoegen volgens uw voorkeuren.
  5. Als u uw Google-contacten aan de spreadsheet wilt toevoegen, gaat u naar Afdruk samenvoegen met bijlagen in het tabblad Extensies en kies Google-contacten importeren.
  6. Kies in het volgende dialoogvenster een contactengroep en druk vervolgens op de ImporterenContacten knop.

Zodra de contacten zijn geëxporteerd, kunt u direct aan de slag. Wat we erg leuk vinden aan de extensie Afdruk samenvoegen met bijlagen, is dat u de e-mails volgens uw voorkeuren, zoals het verzenden van herinneringen op maandag naar één batch en woensdag naar een ander. Zorg er echter voor dat u de datum- en tijdnotatie dd/mm/jjjj uu: mm voor deze sectie gebruikt om fouten te voorkomen.

Ten tweede kunt u bijlagen invoegen in de vorm van links voor bepaalde gebruikers. Ga gewoon naar uw Google Drive en kopieer de link naar een bestand dat u wilt delen. Plaats die link in de Bestandsbijlagen tabblad, en u bent klaar om te gaan. Terwijl je toch bezig bent, kun je ook alternatieve kleuren gebruiken in Google Spreadsheets of verander het hele thema om uw document tot leven te brengen.

Stap 2: Maak een sjabloon

Nadat u uw Google-spreadsheet hebt voorbereid, is het tijd om een ​​e-mailsjabloon voor de ontvangers te maken.

We gebruiken {{field name}} als tijdelijke aanduiding in deze methode.

Hier is alles wat u hoeft te doen:

  1. Ga naar het tabblad Extensie in Google Spreadsheets en Afdruk samenvoegen met bijlagen > Afdruk samenvoegen configureren.
  2. Kiezen E-mailsjabloon maken uit de beschikbare opties en klik vervolgens op de Bewerk naast de optie Een visuele editor gebruiken.
  3. Typ het onderwerp van de e-mail in de Onderwerp veld. U kunt een tijdelijke aanduiding toevoegen, zoals {{Voornaam}}.
  4. Voeg vervolgens de e-mailtekst toe met dezelfde methode. Als u de e-mail voor hetzelfde doel naar meerdere ontvangers verzendt (zoals een herinnering voor een vergadering), kunt u ook bestanden bijvoegen in het concept.
  5. Klik Opslaan om dit concept in de toekomst te gebruiken.

Stap 3: Test de functie

Zodra de spreadsheet en het e-mailconcept gereed zijn, kunt u beginnen met het verzenden van de e-mails. Maar voordat u ze naar echte mensen gaat sturen, kunt u Afdruk samenvoegen met bijlagen opdracht geven om u een test-e-mail te sturen.

Hier leest u hoe u kunt testen of de add-on goed werkt:

  1. Vouw de. uit E-mailcampagne verzenden gedeelte van het contextmenu dat u eerder hebt geopend.
  2. Klik op Stuur een testmail optie en selecteer Gaan.

Je zou nu een test-e-mail moeten ontvangen op het Gmail-account waarmee je je hebt aangemeld. Als alles goed is om te gaan, kun je kiezen Afdruk samenvoegen uitvoeren de volgende keer om verder te gaan.

Verstuur aangepaste e-mails met Google Spreadsheets en Mail Merge

Inmiddels zou u de Mail Merge-extensie in Google Spreadsheets moeten kunnen instellen en deze efficiënt voor uw werk kunnen gebruiken, vooral voor marketingtaken. Wanneer u deze functie in de toekomst niet meer wilt gebruiken, kunt u teruggaan naar de Google Marketplace-pagina van Mail Merge en op de knop Verwijderen klikken.