Hybride werken is populairder geworden in de 21e eeuw en heeft verschillende voordelen. Teams kunnen persoonlijke samenwerking voortzetten, terwijl werknemers geld kunnen besparen op reizen en minder tijd hoeven te besteden aan woon-werkverkeer. Het opzetten van de juiste systemen is echter cruciaal voor succes op de lange termijn.
Veel mensen over de hele wereld gebruiken Google Agenda om hun werkdag te beheren, en je hebt tal van opties bij het instellen voor hybride werk. Dit artikel laat u zien hoe u efficiënter kunt werken op meerdere locaties.
1. Werklocatie en uren delen
Een van de makkelijkste manieren om samen te werken voor hybride werk via Google Agenda is door je werklocatie en uren te delen. Wanneer u en uw team dat hebben gedaan, zult u het gemakkelijker vinden om vergaderingen te regelen, te begrijpen waarom mensen niet hebben gereageerd, en meer.
Als je de werktijden wilt delen waarvoor je online bent, kun je eenvoudig een notitie toevoegen aan je Google-kaart. Hier kunt u ook uw tijdzone toevoegen. U kunt uw werkuren ook delen door naar uw Instellingen en delen > Werktijden. Vink het vakje Werkuren inschakelen aan en pas uw werktijden voor elke dag aan.
Een andere manier om uw tijdzone in Google Agenda te delen, is door de agenda te selecteren waaraan u en uw team werken. Ga naar Instellingen en delen voordat u kiest waar u zich bevindt onder de Tijdzone sectie.
2. Focustijd gebruiken in Google Agenda
Als u een iPhone gebruikt, je bent waarschijnlijk bekend met focusmodi. Kortom, u kunt deze gebruiken om meldingen en andere dingen te beperken die ervoor kunnen zorgen dat u op uw werk uitglijdt. Hybride werk kan ertoe leiden dat veel mensen contact met u proberen op te nemen terwijl u zich intensief op een taak zou moeten concentreren, en Google Agenda heeft een tool om u te helpen dit probleem aan te pakken.
Met de focustijdfunctie in Google Agenda kunt u tijd vrijmaken voor uw werk, en u kunt ook kiezen of u automatisch nee wilt zeggen tegen vergaderingen waarvoor andere mensen u uitnodigen. Houd er rekening mee dat slechts enkele abonnementen toegang geven tot de focustijdfunctie. U kunt dit controleren door een nieuw evenement aan te maken en te kijken of u een optie ziet waarmee u dit kunt doen.
3. Houd de agenda's van iedereen bij
Heb je ooit iemand gehad die je uitnodigde voor een belangrijke gebeurtenis, alleen om al iets anders in je agenda te hebben staan? Als dat zo is, weet je hoe vervelend dat kan zijn. Het goede nieuws is dat je met Google Agenda dit probleem kunt beperken wanneer je aan een hybride model werkt.
Een manier om botsingen tussen vergadertijden te voorkomen, is door te weten wanneer iedereen beschikbaar is. Ga bij het maken van een nieuw evenement naar de Ontmoeten… optie aan de linkerkant en voer de namen in van de mensen die u wilt uitnodigen.
U zou de agenda's van de mensen die u uitnodigt, moeten kunnen zien. Het is echter mogelijk dat sommige gebruikers die van hen niet hebben gedeeld. Als dit het geval is, moet u proberen ervoor te zorgen dat ze dat wijzigen (mogelijk moet u ook hun Google Workspace-abonnementen upgraden).
4. Gebruik integraties van derden
Wanneer uw team een hybride werkmodel aanneemt, moet u zoveel mogelijk belemmeringen voor samenwerking wegnemen. Het goede nieuws is dat Google Agenda meerdere integraties van derden heeft, en deze kunnen je helpen meer van je favoriete apps samen te gebruiken. Met Google integreer je communicatietools als Zoom en andere handige apps, zoals Afspraakherinnering.
Ga naar om apps van derden te integreren met Google Agenda + pictogram aan de rechterkant van uw scherm. Zoek of selecteer vervolgens de apps die u wilt gebruiken. Je kunt dan kiezen Beheerder installeren of Individuele installatie, afhankelijk van wat u nodig heeft.
5. Houd rekening met de feestdagen van andere landen
Als onderdeel van uw hybride model heeft u mogelijk teamleden die in verschillende landen werken. En als u over verschillende grenzen heen opereert, is het belangrijk om te onthouden dat niet de hele wereld volgens hetzelfde schema werkt.
Als je vergaderingen probeert te organiseren, zorg er dan voor dat deze evenementen niet botsen met andere feestdagen. Terwijl het VK bijvoorbeeld 4 juli niet vrij neemt, doen de VS dat wel. Je kunt het aan je teamleden vragen, maar je vindt ook genoeg plaatsen online; type "[land] feestdagen [jaar]", en je zou een lijst moeten kunnen vinden.
6. Beperk het aantal vergaderingen dat u heeft
Als je ooit voor een langere periode een baan van 9 tot 5 hebt gehad, weet je waarschijnlijk hoe zinloos veel vergaderingen zijn. En als je niet met een goed plan begint, kun je snel in de val lopen waarin je team discussies heeft over de laatste vergadering.
Vraag voordat u een vergadering plant of het nodig is om er een te houden. Meestal, je kunt een bericht sturen via Slack of stuur uw teamleden in plaats daarvan een e-mail. Als u een vergadering moet houden, zorg dan voor een duidelijke lijst met gesprekspunten en houd deze zo kort mogelijk.
7. Gebruik de taakfunctie in Google Agenda voor deadlines
Niet constant in dezelfde kamer zijn als je collega's kan een zegen zijn. U kunt zich bijvoorbeeld vaak concentreren op het voltooien van taken die een aanzienlijke cognitieve inspanning vergen, zonder dat u zich zorgen hoeft te maken dat anderen u afleiden. Het kan echter ook voor problemen zorgen.
Een probleem is dat u belangrijke deadlines zou kunnen vergeten. U kunt Google Agenda echter gebruiken om dat probleem te verhelpen. Deadlines bijhouden is eenvoudig; je kan gaan naar Maken > Taak en voer in wat u nodig heeft om te voltooien. Kies daarna de datum waarop het moet worden betaald.
Naast Google Agenda kan dat gebruik tools zoals Todoist en Microsoft To Do voor soortgelijke doeleinden.
8. Blokkeer de tijd dat u aan belangrijke taken gaat werken
Een van de voordelen van hybride werk is dat je meer flexibiliteit hebt in je planning. Het concept van "Deep Work" komt uit het boek van Cal Newport over het onderwerp, en een van de kerncomponenten is het werken aan moeilijke taken gedurende periodes van elke dag - zonder afleiding.
Diep werk is niet iets dat je kunt verwachten voor een werkdag van acht uur, maar het plannen van vakken voor intensieve taken is een goed idee. Je kan gaan naar Maken > Taak om tijd vrij te maken voor het voltooien van uw projecten, en u kunt ook beslissen of u repetitieve taken wilt instellen.
Tijdblokkering is in het begin moeilijk, en we raden aan om onze beste tijdblokkerende tips te bekijken om je te helpen.
Google Agenda: een handige aanvulling voor uw hybride werkinspanningen
Hybride werken kan zowel werkgevers als werknemers ten goede komen. Als je het op de juiste manier doet, kun je een omgeving van teamleden creëren die kunnen samenwerken en innoveren, terwijl je mensen meer vrijheid geeft. Door meer controle te hebben over hun planning, merk je misschien dat teamleden productiever zijn.
Google Agenda kan veel problemen oplossen die voortkomen uit hybride werkmodellen, zoals beperkte transparantie en communicatie. Probeer deze tips en kijk of ze voor u werken.
