Voor veel mensen is het checken van e-mail een onvermijdelijk onderdeel van hun werk of academische leven. E-mailverslaving (of e-mailmoeheid) kan echter bijna iedereen overkomen en het is gemakkelijk om er een gewoonte van te maken om de hele dag en nacht je inbox te controleren.
Hier leest u hoe u een gezondere relatie met e-mail kunt creëren om stress te verminderen en te genieten van uw downtime met minder afleiding. In de overgrote meerderheid van de gevallen vereisen nieuwe berichten sowieso niet onmiddellijke aandacht.
Over e-mailverslaving
Hoe vaak checkt u uw e-mail gedurende de dag? Over het algemeen wordt het minder vaak checken van e-mail, zeg ongeveer drie keer per dag, geassocieerd met minder stress en gevoelens van overweldiging, volgens Computers in menselijk gedrag. De kans is groot dat veel e-mailgebruikers hun accounts veel nauwkeuriger controleren.
Op het eerste gezicht is dit geen slechte zaak: je probeert verantwoordelijk te zijn en tijdig op berichten te reageren. Dit kan echter het gevoel geven dat je constant je inbox in de gaten moet houden.
Hoewel sommige mensen e-mails zo nauwlettend moeten volgen voor hun professionele succes, kunnen veel anderen er baat bij hebben om hun inbox wat minder vaak te openen. In de meeste gevallen kunnen die berichten met advertenties die u niet interesseren of afspraakherinneringen een paar uur wachten.
Hier leest u hoe u de tijd kunt verminderen die u elke dag besteedt aan het controleren (en zorgen maken over) van e-mail.
1. Houd e-mail van je telefoon
Verminder e-mailmoeheid in het dagelijks leven door alle e-mails van je telefoon verwijderen. Dit zal de verleiding wegnemen om de inbox te scannen op vreemde momenten gedurende de dag, vooral als je niet op tijd bent. Het kan een computeractiviteit worden.
2. Controleer uw inbox op specifieke tijden
Streef ernaar om e-mail op specifieke tijden gedurende de dag te checken, bijvoorbeeld om 9.00 uur, 12.00 uur en 16.00 uur. (of welk arrangement dan ook voor uw schema werkt). Streef naar drie vaste tijden per dag of zelfs minder, afhankelijk van uw behoeften.
Deze strategie, ook wel bekend als e-mailbatches, brengt meestal minder emotionele uitputting door e-mail met zich mee Internetinterventies. In plaats van het gevoel te hebben dat je altijd beschikbaar moet zijn, wordt e-mail een beter beheersbare activiteit die maar een paar keer per dag plaatsvindt.
Als u zich zorgen maakt over het laten wachten van potentiële e-mailcorrespondenten, stel dan een automatisch antwoordbericht in. Configureer een terugkerende vakantiebeantwoorder in Gmail met een bericht met de tijden waarop u over het algemeen elke dag uw e-mail controleert. Voeg als mogelijke back-up een telefoonnummer toe en instrueer de ontvangers van het bericht om te bellen of te sms'en voor het geval iets dringende aandacht vereist.
Het instellen van deze grenzen met e-mailmonitoring kan voor het grootste deel leiden tot een veel grotere gemoedsrust, terwijl u er toch voor zorgt dat u belangrijke berichten tijdig ziet en beantwoordt. Het is het beste van twee werelden.
3. Stop met het controleren van e-mail als eerste in de ochtend
Volgens een onderzoek van Slaap adviseur, hoewel deze praktijk vaak gepaard gaat met verhoogde angst. De impuls is begrijpelijk - je wilt een sprong maken op de werkdag of je studie - maar het is niet de meest aangename manier om een ochtend door te brengen. Gedachten over de lopende takenlijst beginnen door je hoofd te pingelen voordat je zelfs maar uit bed bent gestapt.
Weersta in plaats daarvan de neiging om 's ochtends als eerste de inbox te openen creëer een betere ochtendroutine dat omvat enkele activiteiten die u leuk vindt. Bereid een heerlijk ontbijt, stretch of dagboek voor een tijdje. Alle in behandeling zijnde e-mails kunnen wachten.
4. Houd rekening met uw controlerende impuls
Wanneer heb je het vaakst de behoefte om je e-mail te checken? Is het direct na het ontwaken of gedurende de dag wanneer er een paar minuten downtime zijn? De controlerende impuls kan zo gewoon en automatisch zijn dat u het niet echt opmerkt.
Download om deze gewoonte beter in de gaten te houden apps die zijn ontworpen om uw gewoontes te veranderen, zoals Strides. Stel een doel in om het aantal keren dat u e-mail controleert te verminderen, of (indien mogelijk) de hoeveelheid tijd die u besteedt aan interactie met e-mail helemaal te verminderen. Door een duidelijk doel te kiezen, wordt het bezuinigen op e-mailtijd een beetje beter te doen.
5. Sluit het tabblad E-mail op uw computer
Het is gemakkelijk om het e-mailtabblad open te laten terwijl u aan het werk bent, door op het tabblad te tikken telkens wanneer er een nieuw bericht binnenkomt. De afleiding door meldingen van e-mail kan de concentratie echter doen ontsporen en de workflow onderbreken. Het is niet verrassend dat het checken van e-mail een van de belangrijkste is gemeenschappelijke taakbeheeruitdagingen die het moeilijk maken om je te concentreren op wat je moet doen.
Stimuleer je team indien mogelijk om te communiceren met een andere tool, zoals Slack of Microsoft Teams. Chatfuncties kunnen in veel gevallen de plaats innemen van e-mailcommunicatie.
Als het moeilijk is om met de gewoonte te breken, log dan uit bij je e-mail en laat jezelf elke keer de login en het wachtwoord typen. Het voegt een extra stap toe aan het hele proces en maakt het minder automatisch. Na verloop van tijd zult u echter de mogelijkheid waarderen om u te concentreren zonder constant naar het e-mailtabblad te kijken en te wachten op een binnenkomend bericht.
6. Volg uw tijd op e-mail
Door precies te controleren hoeveel tijd u aan e-mail besteedt, kunt u gemakkelijker bezuinigen. Op een iPhone geeft de functie Schermtijd weer hoeveel tijd u aan de e-mailapp besteedt. Ondertussen helpen de Digital Wellbeing-tools van Android niet alleen om uw tijd op e-mail bij te houden, maar ze stellen u ook in staat om de e-mail in een specifieke werk-app te plaatsen die verborgen blijft wanneer u niet op tijd bent.
Gebruik anders een tijdregistratie-app zoals Toggl Track of RescueTime om het e-mailgebruik te controleren. Soms is simpelweg zien waar uw tijd naartoe gaat al voldoende motivatie om uw e-mailgewoonten te verminderen.
Beheers uw e-mailcontrolegewoonten om stress te verminderen
Je bent nauwelijks alleen als je het moeilijk vindt om de neiging te weerstaan om de hele dag door in je inbox te kijken, maar het is een hardnekkige gewoonte. Door e-mailapps van je telefoon te houden, het aantal keren dat je het per dag checkt te beperken, en gewoon meer te worden bewust van uw neiging om naar de inbox te kijken, is het mogelijk om de overweldiging van e-mail te overwinnen en tijd vrij te maken voor anderen activiteiten.
Probeer deze tips uit om te zien welke het beste helpen bij het beheren van uw e-mailgewoonten, en binnen de kortste keren zult u zich wat minder gebonden voelen aan die inbox-meldingen.