Het is zo eenvoudig en toch zo krachtig.

Bij het verwerken van grote hoeveelheden gegevens zijn maar weinig Excel-functies zo veelzijdig als de functie VERVANGEN. Helaas wordt het tragisch genoeg vaak over het hoofd gezien ten gunste van veel gecompliceerdere oplossingen voor vaak simpele problemen.

De functie VERVANGEN is een snelle en schone manier om gegevens op te schonen, details aan rapporten toe te voegen en eenvoudige formuliercommunicatie te maken. Door deze functie onder de knie te krijgen en het gebruik ervan te begrijpen, is het een onvervangbare en gebruiksvriendelijke tool voor het analyseren van grote datasets.

1. Formuliercommunicatie maken met de SUBSTITUTE-functie van Excel

Excel's SUBSTITUTE-functie maakt het gemakkelijk om vooraf gespecificeerde markeringen snel en eenvoudig uit te wisselen op een stuk vooraf opgemaakte tekst. Hierdoor kunnen gebruikers eenvoudig formuliercommunicatie maken, waarbij de informatie die bij elke iteratie verandert, wordt uitgewisseld.

U kunt een sjabloon in een cel in een spreadsheet plaatsen en vervolgens een lijst met ontvangers in een andere spreadsheet invoeren. Koppel vervolgens de SUBSTITUTE-functies aan een andere cel om de details voor elke ontvanger toe te voegen.

instagram viewer

Merk op dat je meer dan één SUBSTITUUT in elkaar kunt nesten:

=VERVANGEN(VERVANGEN(VERVANGEN(VERVANGEN(VERVANGEN(VERVANGEN(Sjabloon!$A$1, "{ cardlastfour }", F2), "{ factuurtotaal }", E2), "{ kaarttype }", D2), "{ einddatum }", TEKST(C2, "mmm dd, jjjj")), "{ lname }", B2), "{ fnaam }", A2)

Als er te veel velden veranderen, kunt u de hele brief opdelen in alinea's en deze één voor één wijzigen. Voeg in de laatste cel van de rij al deze alinea's samen tot één letter.

Automatisch gegenereerde e-mails zijn een fantastische manier om snel en gemakkelijk een lijst met klanten te bereiken, gepersonaliseerde marketingcorrespondentie te maken of aangepaste sollicitatiebrieven te genereren.

U kunt langere berichten opsplitsen in alinea's of enkele zinnen om al te complexe SUBSTITUTE-formules te vermijden. U kunt zelfs voorwaarden gebruiken voor extra aanpassingen, zoals het omwisselen van verschillende lijsten met vaardigheden op een begeleidende brief op basis van het type baan waarop u solliciteert.

2. De SUBSTITUTE-functie van Excel gebruiken om rapporten te genereren

De functie VERVANGEN is niet alleen handig voor het invoegen van basisinformatie in vooraf opgemaakte velden, maar het kan ook complexe berekeningen in vooraf gemaakte rapporten injecteren. Injecterende berekeningen stellen u in staat gebruik Excel om een ​​dashboard te bouwen die visuele informatie geeft en observaties op maat levert op basis van data.

Door SUBSTITUTE te combineren om vooraf tekstblokken en voorwaarden zoals de ALS-functie te genereren, kunt u gedetailleerdere rapporten maken.

In het bovenstaande voorbeeld kunt u zien dat er twee afzonderlijke alinea's worden gemaakt op basis van informatie uit een rapport. Een voorwaardelijke functie kan vervolgens bepalen welke van de twee alinea's geschikt is om aan de lezers van het rapport weer te geven.

De eerste alinea wordt gemaakt met behulp van deze formule:

=ALS(A2>B2, VERVANGEN(Sjablonen!$A$3, "{ groeipercentage }", (AFRONDEN(B2 / A2, 2) * 100) - 100 & "%"), VERVANGEN(Sjablonen!$A$4, "{ afnamepercentage }", 100 - (ROND(A2 / B2, 2)) * 100 & "%"))

Door meerdere gekoppelde SUBSTITUTE-functies te koppelen aan voorwaarden, kunt u inzichtelijkere dashboards en rapporten ontwerpen. Berekeningen kunnen zelfs rechtstreeks in VERVANG-functies worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat u alleen de meest relevante informatie aan uw lezers presenteert.

3. Excel-gegevens opschonen voor opslag met behulp van de SUBSTITUTE-functie van Excel

Als het gaat om langdurige gegevensopslag, zijn er maar weinig overwegingen zo cruciaal als opschoning. Voorkomen dat overbodige gegevens een dataset vervuilen of beschadigen, is essentieel om toekomstige fouten te voorkomen die u niet begrijpt.

Dit kan van alles zijn, van het verwijderen van illegale tekens uit een dataset tot ervoor zorgen dat gereserveerde trefwoorden worden behandeld als tekst in plaats van als commando's. Het maakt niet uit wat u moet doen om uw databases te beveiligen bedreigingen zoals SQL-injectie en uw gegevens bruikbaar zijn, kan de SUBSTITUTE-functie van Excel helpen.

We kunnen bijvoorbeeld een lijst met gebruikersreacties op een enquête opstellen om in een SQL-database in te voegen. Niet-gevalideerde gegevens kunnen verschillende illegale tekens bevatten die later problemen kunnen veroorzaken als ze niet worden verwijderd:

=VERVANGEN(A2:A4, "'", '\'")

De bovenstaande functie vertegenwoordigt een simplistische maar noodzakelijke stap bij het voorbereiden van de gegevens voor opslag. Deze functie onderzoekt elk antwoord in kolom B voor een enkel aanhalingsteken. Indien aanwezig, heeft het personage een backslash ervoor toegevoegd. Het toevoegen van backslashes helpt ervoor te zorgen dat gereserveerde tekens de query die wordt gebruikt om de gegevens in de database in te voegen, niet verstoren.

Als het teken of de tekenreeks waarnaar u zoekt helemaal moet worden verwijderd, is de functie VERVANGEN nog steeds nuttig:

=VERVANGEN(B2:B20, "$", "")

Als u een lege tekenreeks gebruikt voor het derde argument, worden de opgegeven tekens volledig uit de cel verwijderd. Met de functie VERVANGEN kunt u specifieke tekst verwijderen om potentieel schadelijke tekens volledig uit uw gegevens te wissen.

4. Zorgen voor een juiste gegevensopmaak met de SUBSTITUTE-functie van Excel

Een mogelijk probleem bij het verzamelen van gegevens is de mogelijkheid om misvormde informatie te ontvangen. Wanneer gebruikers informatie invoeren in een gratis antwoordformulier, kan dit leiden tot onjuiste rapportage-informatie. Onnauwkeurige gegevens kunnen zo simpel zijn als een veelvoorkomende spelfout of zo complex als een vergelijking die de verkeerde opmaak heeft.

De functie VERVANGEN van Excel is de perfecte manier om te voorkomen dat eenvoudige fouten onjuiste gegevensrapportage veroorzaken. Bij het analyseren van de resultaten die door een specifieke bron zijn geproduceerd, kan het verwijderen van bekende onnauwkeurigheden helpen om nauwkeurigere resultaten te verkrijgen:

=VERVANGEN(A2, "Bedrijfsnaam Inc.", "Bedrijfsnaam Inc.")

Het bovenstaande voorbeeld laat zien hoe een SUBSTITUTE-functie een eenvoudige typefout uit een lijst met productrecensies kan verwijderen. Het vervangen van een veelvoorkomende spelfout kan ervoor zorgen dat een vermelding van een merk of bedrijf niet over het hoofd wordt gezien bij het later bekijken van de gegevens.

Het gebruik van de functie VERVANGEN om bekende potentiële fouten te vervangen door de juiste informatie kan worden opgevangen problemen in uw dataset voordat ze problemen worden, zodat u fouten kunt voorkomen als u uw rekenblad voor gegevensprofilering in de toekomst.

De SUBSTITUTE-functie van Excel: eenvoudig maar functioneel

Hoewel de functie VERVANGEN relatief eenvoudig is, is het een uiterst nuttige formule. Het vervangen van tekst in vooraf opgemaakte blokken, helpen bij het genereren van rapporten, het opschonen van gegevens en het verwijderen van potentiële probleeminformatie uit een dataset is slechts een krasje op het oppervlak.

Het gebruik van berekeningen binnen SUBSTITUTE en het koppelen ervan aan voorwaardelijke formules helpen de mogelijkheden ervan uit te breiden. Het kan dashboards en rapporten uitbreiden van het presenteren van visuele gegevens tot het leveren van complexe automatisch gegenereerde analyses.

Door deze functie te combineren met andere formules en technieken kan een dashboard ontstaan ​​dat vergelijkbaar is met speciale databasetools. Het kennen en begrijpen van de functie VERVANGEN van Excel is dus absoluut noodzakelijk als u een data-analist of ingenieur bent of met enorme datasets werkt.