Eeuwenlang hebben bedrijven en bedrijven over de hele wereld Excel gebruikt als tool voor voorraadbeheer. Maar aangezien er veel speciale software voor voorraadbeheer wordt geïntroduceerd, wordt de levensvatbaarheid van Excel voor deze taak in twijfel getrokken.
Hoewel Excel een zeer nuttig programma is, is het voldoende voor voorraadbeheer? Laten we, om deze vraag te beantwoorden, Excel-voorraadbeheer vergelijken met voorraadbeheersoftware.
Waarom veel bedrijven Excel gebruiken voor voorraadbeheer
Excel is in feite een spreadsheetprogramma dat celrasters gebruikt om gegevens snel te consolideren, organiseren en berekenen. Het gaat echter verder dan basisrekenen—Excel heeft sjablonen en functies voor projectbeheer, boekhouding, prognoses en andere professionele taken. Daarom is het ook de favoriete app voor voorraadbeheer van veel bedrijven.
Excel heeft een lage instapdrempel omdat het economisch is. U hoeft alleen maar een licentie voor Microsoft Office te kopen en u kunt aan de slag. Dat is waarom je zou zien dat iedereen, van startups tot bedrijven, het gebruikt.
Bovendien is Excel zeer veelzijdig. U kunt het aanpassen aan uw unieke vereisten en macro's, formules en sjablonen toevoegen. Met Excel bent u niet alleen beperkt tot saaie cijfers. Jij kan maak krachtige grafieken en diagrammen in Excel om gegevens in één oogopslag visueel te presenteren en te analyseren.
6 nadelen van voorraadbeheer in Excel
Het lijdt geen twijfel dat Excel indrukwekkende functies biedt die startups en kleine bedrijven gebruiken om hun voorraden te beheren. Naarmate bedrijven groeien, ontstaan er echter problemen vanwege de beperkingen van Excel als hulpmiddel voor voorraadbeheer. Hier zijn enkele van zijn beperkingen.
1. Tijdrovend proces en gebrek aan automatisering
Grotere bedrijven hebben te maken met uitgebreidere voorraden, die handmatig in Excel moeten worden gedocumenteerd. Van het invoeren en bijwerken van gegevens tot het organiseren en beoordelen, Excel-voorraadbeheer kost een bedrijf veel handwerk en tijd.
In een ideale wereld zou u willen dat Excel u vraagt wanneer uw voorraad tot een bepaald niveau daalt, zodat u opnieuw kunt bestellen. Helaas is dat niet het geval vanwege een gebrek aan automatisering in Excel.
2. Verhoogde kans op menselijke fouten
Een ander probleem met handmatige gegevensinvoer is de mogelijkheid van menselijke fouten. Hoewel dergelijke fouten vaak op kleinere schaal kunnen worden vermeden, zijn menselijke fouten bijna onvermijdelijk bij het omgaan met een enorme toestroom van gegevens uit meerdere bronnen.
Een onjuiste formule kan bijvoorbeeld van invloed zijn op meerdere cellen, zo niet op het hele werkblad, wat leidt tot foutieve rapporten. Dergelijke fouten lijken onschuldig, maar kunnen vaak leiden tot verkeerde resultaten die een bedrijf miljoenen dollars kosten.
Het vinden en oplossen van deze fouten is een heel nieuw balspel. Hoe vind je een ontbrekende komma of komma in duizenden datacellen? Zelfs als u het probleem vindt, moet het vaak in meerdere cellen worden gecorrigeerd, wat enkele uren kan duren.
3. Gebrek aan real-time updates
Effectief voorraadbeheer vereist realtime gegevens voor snelle en nauwkeurige besluitvorming. Met Excel is dat echter onmogelijk, omdat u de spreadsheet na elke verzending of elk verkocht product handmatig moet bijwerken. Zelfs met de meest toegewijde medewerkers die dol zijn op beschikbare voorraden en benodigdheden, lopen uw Excel-gegevens vaak een stap achter.
Door een gebrek aan real-time updates moeten bedrijven vaak beslissingen nemen op basis van verouderde data. Dit kan tot verschillende problemen leiden, zoals overbevoorrading of onderbevoorrading.
4. Beperkte samenwerking
Effectieve samenwerking is essentieel voor voorraadbeheer, aangezien het gaat om gegevens uit meerdere bronnen. Er zijn weinig samenwerkingsfuncties in Excel naast het delen van werkmappen, opmerkingen en invoegtoepassingen van derden. Het gelijktijdig bijwerken van inventarisgegevens is echter een gedoe in Excel.
5. Gebrek aan beveiliging en gegevensgeschiedenis
In elk bedrijf hebben meerdere belanghebbenden toegang nodig tot specifieke secties van inventarisgegevens. Dit wordt problematisch bij het werken met Excel omdat het geen op rollen gebaseerde toegang biedt. Een persoon met toegang tot de inventarisspreadsheet kan deze volledig of helemaal niet openen, waardoor het moeilijk wordt om gevoelige bedrijfsinformatie te beschermen.
Hoewel u wijzigingen in Excel kunt bijhouden, is dit niet genoeg voor bedrijven met grotere en complexere voorraadgegevenssets. Het is moeilijk te volgen wie wijzigingen heeft aangebracht in de inventarisgegevens, welke wijzigingen zijn aangebracht en wanneer deze zijn aangebracht.
Zo'n beperkte audittrail maakt het voor iedereen gemakkelijk om inventarisgegevens te wijzigen om frauduleuze activiteiten te verbergen, waardoor de integriteit van de inventarisgegevens op het spel komt te staan.
Waarom overstappen op software voor voorraadbeheer?
Als u problemen ondervindt bij het beheren van uw inventaris met Excel, is het tijd om over te stappen op software voor voorraadbeheer. In tegenstelling tot Excel is deze software specifiek ontworpen voor voorraadbeheer en combineert naadloos alle aspecten van voorraadbeheer, zoals verkoopkanalen, herbevoorrading en warehousing.
Afgezien van het aanbieden van een one-stop-oplossing, software voor voorraadbeheer zoals Cin7 En Zoho-inventaris automatiseer het proces met meldingen en waarschuwingen. Ze bieden gespecialiseerde rapportagefuncties die verkooptrends helpen voorspellen en beslissingen nemen die worden ondersteund door realtime voorraadgegevens.
5 voordelen van software voor voorraadbeheer ten opzichte van Excel
De nieuwste software voor voorraadbeheer biedt enorme voordelen ten opzichte van Excel. Dit maakt de problemen van automatisering en schaalbaarheid waarmee Excel-gebruikers worden geconfronteerd, overbodig met software voor voorraadbeheer.
Laten we eens kijken naar de voordelen van apps voor voorraadbeheer om te zien hoe deze beter presteren dan Excel.
1. Automatisering bespaart bedrijf tijd en middelen
Software voor voorraadbeheer automatiseert voorraadbeheer met behulp van RFID-technologie of barcodescanners. Het automatiseert ook het opnieuw bestellen. Zodra uw voorraadniveaus een bepaalde drempel bereiken, worden automatisch inkooporders gegenereerd, waardoor over- of onderbevoorrading wordt voorkomen.
Door het proces te automatiseren, worden zaken beheersbaar en bespaart het bedrijf tijd en middelen. Het is een stapje hoger dan Excel, waardoor het veel gemakkelijker wordt om uw bedrijf op te schalen door de bespaarde tijd en middelen strategisch toe te wijzen aan winstgenererende inspanningen.
2. Meer betrouwbare gegevens
Door de meeste aspecten van voorraadbeheer te automatiseren, minimaliseert software voor voorraadbeheer de kans op menselijke fouten. Het maakt de verkregen gegevens niet alleen betrouwbaarder, maar het vermindert ook de tijd en middelen die anders worden besteed aan audits en het herstellen van fouten.
Betrouwbare gegevens vertalen zich in nauwkeurige prognoses die cruciaal zijn voor de groei van elk bedrijf. Nauwkeurige data-analyse kan bedrijven helpen goed geïnformeerde beslissingen te nemen met betrekking tot herordening en toewijzing van middelen, waardoor de winstgevendheid wordt verbeterd en schaalbaarheid mogelijk wordt gemaakt.
3. Systeemintegratie wordt kinderspel
Software voor voorraadbeheer kan worden geïntegreerd met de andere afdelingen van uw bedrijf, zoals inkoop, verkoop, boekhouding, enz. Door deze naadloze integratie hoeven bedrijven niet handmatig gegevens van verschillende afdelingen te verzamelen en deze in een Excel-werkmap te consolideren.
Bij schaalvergroting gaat het vaak om gelijktijdig zakendoen op meerdere verkoopmarkten. Met Excel zou u talloze inventariswerkmappen voor verschillende verkoopkanalen moeten maken en beheren en ernaar moeten streven deze betrouwbaar en up-to-date te houden.
Software voor voorraadbeheer maakt het proces eenvoudiger door alle kanalen te integreren. U hoeft zich niet bezig te houden met het beheren van dergelijke grootschalige gegevens met software voor voorraadbeheer, omdat deze automatisch gegevens verzamelt en real-time voorraadtracering biedt.
4. Gemakkelijkere prognoses en planning
Excel-voorraadbeheer loopt achter op wat er gebeurt vanwege de handmatige invoer. Deze kloof tussen uw spreadsheetinventaris en magazijninventaris wordt een belangrijke hindernis bij effectieve prognoses, planning en besluitvorming. Uiteindelijk hebben bedrijven moeite om aan de steeds toenemende marktvraag te voldoen en kunnen ze niet concurreren met bedrijven die geautomatiseerde oplossingen gebruiken.
Door software voor voorraadbeheer te gebruiken, wordt deze leemte met realtime voorraadgegevens weggewerkt. U bent op elk moment op de hoogte van uw voorraadniveaus op meerdere locaties, inkooporders en meer. Forecasting en planning worden eenvoudiger en nauwkeuriger met behulp van toegankelijke real-time data.
5. Verhoogde gegevensbeveiliging met op rollen gebaseerde toegang
In tegenstelling tot Excel biedt voorraadbeheersoftware toegang op basis van rollen. Beheerders kunnen rollen toewijzen met verschillende machtigingen en toegankelijkheidsniveaus.
Een magazijnbeheerder kan bijvoorbeeld volledige toegang hebben tot de software met toestemming om toegang te krijgen tot beschikbare gegevens, rapporten te genereren, bestellingen te plaatsen en meer. Tegelijkertijd heeft een gegevensinvoermedewerker alleen toegang tot gegevensinvoerschermen.
Op rollen gebaseerde toegang helpt bij het creëren en onderhouden van een bedrijfshiërarchie en verbetert de beveiliging van gevoelige bedrijfsinformatie. Bovendien helpt het bij het opsporen van welke wijzigingen in het systeem zijn aangebracht, wie ze heeft aangebracht en wanneer. Dit vergroot de verantwoordingsplicht en minimaliseert de kans op privacyschendingen en fraude.
Voorraadbeheer-apps helpen uw bedrijf op te schalen
Excel is meestal voldoende voor een klein bedrijf, vooral als het niet het geld heeft om uit te geven aan gespecialiseerde apps en services. Dit is echter een belemmering voor schaalbaarheid wanneer uw bedrijf groeit. Er komt dus een tijd dat er merkbare problemen ontstaan. Wanneer die tijd aanbreekt, maakt gespecialiseerde software voor voorraadbeheer deel uit van de oplossing.
Met software voor voorraadbeheer kunnen bedrijven hun voorraden beter beheren door het proces te automatiseren, menselijke fouten te verwijderen en de samenwerking te verbeteren. Automatisering mag echter niet beperkt blijven tot voorraadbeheer. Bedrijven moeten er altijd naar streven de efficiëntie en winstgevendheid te verbeteren door verschillende aspecten van het bedrijf te automatiseren.