5 macOS-functies die het invullen van formulieren vereenvoudigen

PDF-aanvraagformulieren zijn gebruikelijk in academische instellingen en op werkplekken, maar ze zijn niet gemakkelijk te bewerken. De meeste mensen kiezen voor software van derden of printen zelfs PDF-formulieren om ze in te vullen. In plaats van rommelige oplossingen te zoeken, kunt u eenvoudig macOS-functies gebruiken om professionele aanvraagformulieren in te vullen.

Hieronder hebben we alle aspecten behandeld van het invullen van een aanvraagformulier en hoe macOS u kan ondersteunen met ingebouwde functies en hulpmiddelen.

1. Vul een PDF-formulier in als voorbeeld

Preview is vooraf geïnstalleerd op alle Mac-computers. Zorg ervoor dat u het PDF-formulier downloadt dat u wilt invullen.

Ga naar Launchpad op uw systeem en zoek naar Preview. Het venster voor bestandsselectie verschijnt en u kunt het PDF-formulier kiezen om te bewerken.

Zodra uw formulier is geopend in de Preview-app, klikt u op het pictogram links van de zoekbalk. Dit is de

Werkbalk voor het invullen van formulieren weergeven knop, waarmee een ander lint wordt geopend met opties voor het invullen van formulieren. Selecteer de eerste tool vertegenwoordigd door het alfabet "A" met een cursor, genaamd Tekst Selectie knop.

Nu kunt u op elk veld klikken en beginnen met het invullen van het formulier.

Als u klaar bent, klikt u op Bestand > Exporteren om de wijzigingen op te slaan in een nieuwe PDF. U kunt het bewerkte formulier een andere naam geven, het op een andere locatie opslaan en ook de indeling wijzigen in JPEG, PNG, TIFF, enz. In de Bestand menu, krijg je ook de optie om Deel dit bewerkte formulier rechtstreeks via Mail, Berichten of AirDrop.

Als u een pdf downloadt, kunt u er ook op klikken en op de spatiebalk drukken voor een snelle blik. Klik op de Opmaak -knop (aangegeven met een pen) in de titelbalk om direct uw gegevens in te vullen.

Merk op dat alle wijzigingen die u aanbrengt in Voorvertoning automatisch worden opgeslagen in uw document. Als u het originele bestand wilt opslaan, maak dan een kopie van het PDF-formulier voordat u het bewerkt. Wanneer u het PDF-formulier downloadt, Control-klikt u (of klikt u met de rechtermuisknop) erop om het Kopiëren optie en dan Plakken door Control-klikken op de gewenste locatie.

2. Maak een handtekening in Preview

Dit moet een van de handigste ingebouwde macOS-functies zijn. Om een ​​PDF-bestand te ondertekenen of uw handtekening aan een document toe te voegen, opent u het bestand in de Preview-app en gaat u naar de Werkbalk voor het invullen van formulieren weergeven knop. Nu zie je de Handtekening knop in de onderstaande werkbalk, aangeduid met een pictogram met gekrabbelde tekst.

Klik erop en ga naar Handtekening maken. Er zijn drie manieren om uw handtekening op uw Mac te maken en op te slaan:

Het trackpad gebruiken

Volg de opdrachten op het scherm en begin met het ondertekenen van uw naam op het trackpad met een willekeurige vinger. Druk op een willekeurige toets en klik vervolgens op Klaar. Jij kan Duidelijk en probeer het opnieuw als de handtekening niet correct is.

De camera gebruiken

Deze methode produceert de meest nauwkeurige digitale handtekeningen. Teken gewoon op een wit vel papier en houd het voor de camera van je Mac. Klik Klaar als je eenmaal de juiste digitale indruk hebt.

Een iPhone of iPad gebruiken

Als ondertekenen vanaf het trackpad lastig aanvoelt, kunt u met uw vinger inloggen op het scherm van uw iPhone. U kunt ook uw iPad kiezen en de Apple Pencil gebruiken om te ondertekenen.

Nadat u de handtekening hebt gemaakt, voegt u deze binnen enkele seconden toe aan PDF-formulieren. Sleep het om de plaatsing te wijzigen en gebruik handgrepen om de grootte aan te passen.

3. Gebruik continuïteitscamera om documenten te scannen

Bij veel aanvraagformulieren moet u ondersteunende documenten bijvoegen. Met je iPhone of iPad scan je eenvoudig documenten en bewaar je ze direct op je Mac.

Als je deze functie wilt gebruiken, moet je ervoor zorgen dat Bluetooth en wifi op beide apparaten zijn ingeschakeld. Continuïteitscamera werkt op apparaten met iOS 16, macOS Ventura of hoger, dus zorg ervoor dat u eerst aan de vereisten voldoet.

Nu, op je Mac, Control-klik je op het scherm waar je de gescande documenten wilt opslaan (op je bureaublad of in een specifieke map).

Kies in het contextmenu Importeren van iPhone > Documenten scannen. Hierdoor wordt de scanner op uw iPhone automatisch geopend. De camera kan de randen van het document detecteren voor een gladde afwerking. U kunt het kader slepen om wijzigingen aan te brengen en ervoor te kiezen Opnieuw nemen of Blijf scannen zoals gevraagd.

Zodra u uw documenten hebt gescand, tikt u op Redden. Het gescande document verschijnt op uw Mac als pdf; je kunt het vinden op de exacte locatie waar je het proces hebt gestart. U kunt dit gescande PDF-formulier nu openen in Voorvertoning en indien nodig uw digitale handtekening erop zetten.

4. Combineer pdf's

Wat als u de zojuist gescande documenten moet combineren met uw aanvraagformulier? Of misschien heb je meerdere gescande documenten die je nodig hebt in één PDF? Preview kan u ook hier helpen.

Open de Preview-app en kies de PDF die je als eerste in de reeks wilt behouden. Klik op Weergave in de menubalk en selecteer de Miniaturen optie uit de vervolgkeuzelijst.

Sleep de PDF('s) die je wilt combineren naar het linkerdeelvenster, de miniatuurzijbalk. Nu worden al uw pagina's gecombineerd met de eerste PDF. U kunt deze pagina's ook herschikken door de miniaturen naar de gewenste locaties te slepen en neer te zetten.

5. Formaat wijzigen en PDF-pagina's opnieuw ordenen

Het macOS biedt hiervoor diverse mogelijkheden een pdf-bestand bewerken, inclusief het wijzigen van het formaat en het opnieuw ordenen van uw PDF-pagina's.

Open uw PDF in de Preview-app en klik op de Werkbalk voor het invullen van formulieren weergeven knop naast de zoekbalk. Kies nu de Rechthoekige selectie knop in de werkbalk rechtsonder en selecteer het deel van de pagina dat u wilt behouden.

Bij selectie, de Bijsnijden knop verschijnt automatisch. Klik erop om de grootte van de PDF-pagina te wijzigen. U kunt het bijsnijden ook ongedaan maken door op te klikken Bewerken > Bijsnijden ongedaan maken uit de menubalk.

Als sommige van uw gescande pagina's willekeurig georiënteerd zijn, kunt u ze ook roteren via Voorvertoning.

Klik op de Draaien pictogram in de titelbalk (aangegeven door een rechthoek met een pijl naast het Opmaak -knop) om de pagina te draaien totdat u de gewenste oriëntatie krijgt. U kunt ook meerdere pagina's tegelijk roteren door hun miniaturen in het linkerdeelvenster te selecteren terwijl u de Shift-toets ingedrukt houdt en ze vervolgens samen te draaien.

Tot slot, als uw aanvraagformulier bepaalde maatbeperkingen heeft, kunt u dat ook comprimeer pdf's op je Mac zonder kwaliteitsverlies.

Vul aanvraagformulieren sneller in met uw Mac

macOS is vooraf geladen met functies om uw productiviteit te verhogen terwijl u een taak uitvoert. Het enige dat u hoeft te doen, is leren hoe u uw Mac effectiever kunt gebruiken.

De tips hier helpen u bij het invullen van alle soorten PDF-formulieren met Voorvertoning en verminderen de tijd die u besteedt aan het schakelen tussen apps. De Markup-tools in Voorvertoning die het gemakkelijk maken om formulieren in te vullen, kunnen ook worden gebruikt om screenshots en foto's te annoteren.